×

10 Hal Terbaik Yang Dilakukan Oleh Para Profesional Customer Service

March 22, 2018 | No Comments

Tips Customer Service Yang Baik

Dengan adanya loyal customer maka customer service sudah pasti menjadi garda depan ketika terjadi kesalahan mau pun pembelian.

Customer juga pasti berharap CS bisa menjadi pihak yang membantu. Bagaimana sih menjadi CS yang membantu?

Kamu bisa mencoba 10 tips untuk jadi customer service yang baik di bawah ini, ya!

Baca juga: 7 Kiat Meningkatkan Kemampuan Komunikasi Persuasif

tips menjadi customer service terbaik

pexels.com | customer service terbaik

Tanggap dengan telepon masuk

Sering membiarkan telepon berdering lama dan tidak mengangkat sampai deringan berhenti? Kalau kamu punya kebiasaan ini, bisnis atau bidang pekerjaan apapun akan sulit kamu taklukan jika tidak mau mengubahnya.

Cepat tanggap dengan telepon masuk adalah first thing first dalam bidang customer service dan bisnis apapun, karena kamu tidak akan pernah tahu kesempatan atau kabar penting apa yang akan disampaikan oleh penelepon di seberang sana.

Usahakan pakai bahasa positif

Tips kedua,  kamu perlu membiasakan diri untuk menggunakan bahasa yang positif.

Sekalipun harus ada pernyataan yang bertolak belakang dengan ekspektasi customer, kamu harus belajar untuk mengganti kosakata tersebut agar lebih terdengar positif dan tidak membawa kekecewaan mendalam bagi customer.

Misalnya, jika kamu tidak bisa memberikan refund pembelian sebuah barang, dibanding menolak langsung kamu bisa memberi info seperti:

Mohon maaf Ibu/Bapak, untuk barang ini tidak bisa dilakukan refund dalam bentuk uang. Tapi jika ingin membeli barang lain yang sama atau lebih mahal harganya tetap bisa, dengan jangka waktu penukaran 7 hari sesudah pembelian.”

Biasanya, customer juga lebih berbesar hati karena masih ada opsi lain yang ditawarkan.

Jangan mengumbar janji yang tidak bisa ditepati

Kesalahan yang sering dilakukan oleh customer service adalah memberikan harapan palsu bagi para pelanggan dengan menyampaikan info yang salah.

Jika kamu ada di posisi perusahaan, sebaiknya lebih berhati-hati memberi konfirmasi pada klien, jangan menjanjikan layanan yang belum tentu bisa disediakan oleh pihak perusahaan hanya supaya klien tidak melanjutkan komplainnya lebih lama lagi.

Selain, nama besar perusahaan, reputasi kamu di hadapan pimpinan juga akan ikut rusak jika klien merasa dibohongi dengan info dari customer service.

Punya product knowledge

Tips selanjutnya, customer service yang baik juga harus punya modal product knowledge. Customer service dikenal sebagai pemain depan dalam bisnis, jadi sebelum sampai ke tahapan berikutnya, klien atau pembeli dan pelanggan akan dilayani lebih dulu oleh tim customer service.

Jika penyampaian materi produk pada klien sudah cukup meyakinkan, maka akan lebih mudah bagi tim di dalam untuk melakukan pendekatan agar kesepakatan yang menguntungkan kedua pihak bisa terjadi.

Cara untuk meningkatkan product knowledge pada customer service biasanya dengan pelatihan dan simulasi langsung.

Mau menerima aduan atau komplain

Hampir tidak mungkin kalau customer service tidak menghadapi keluhan di setiap komunikasi dengan klien. Bahkan, sering kali customer service juga mendapat nada jutek atau marah di telfon.

Tapi itu adalah salah satu risiko kerja yang sangat lumrah, yang biasa juga dialami hingga level supervisor ataupun manajer kamu di bidang customer service.

Itu sebabnya, kamu perlu berdamai dengan situasi dan risiko kerja ini. Setiap aduan dan komplain yang terjadi biasanya juga akibat sistem yang sedang down atau policy yang disusun perusahaan, jadi harus ditanggapi dengan kepala dingin agar kamu juga bisa lebih tenang dalam menerima tiap komplain.

Baca Juga: 7 Tips Agar Komunikasi Bisnis Kamu Lebih Efektif

Jadi pendengar yang baik

Bekerja di bidang customer service berarti kamu sudah siap menyediakan telinga yang mau mendengar, entah itu keluhan ataupun pujian apresiasi kinerja yang kamu dapat dari klien/customer.

Sehebat-hebatnya product knowledge seorang customer service tidak akan ada gunanya kalau kamu tidak mau mendengar setiap telepon yang masuk.

Sikap empati kamu akan sangat terlatih lewat interaksi yang kamu lakukan dalam bidang customer service, ditambah lagi kamu juga akan mendapat banyak keterangan dan info jika mau mendengarkan yang disampaikan oleh customer kamu tanpa membantahnya dulu.

Berikan bantuan, sekalipun tidak memberi benefit bagimu

Beberapa hari lalu saya sempat menanyakan ekstensi telepon salah satu unit poliklinik pada customer service. Tanpa saya minta, petugas tersebut malah menawarkan bantuan membuatkan jadwal berobat ke poli yang saya tuju.

Bantuan tadi bukan tugas petugas customer service karena setiap poliklinik punya petugasnya masing-masing. Tapi sifat ingin membantu ini membuat saya jadi mudah mengingat petugas tersebut dan tahu orang tersebut dapat diandalkan.

Ada kalanya, kamu harus mau memberi bantuan sekalipun mungkin kamu tidak dapat keuntungan juga dari bantuan yang kamu berikan.

Mampu “membaca” klien

Ada beberapa customer service yang tidak bertemu muka langsung dengan customer, seperti yang saya sebutkan di tips-tips sebelumnya, banyak juga yang mendapat aduan lewat telfon atau email yang lebih mudah aksesnya.

Maka, kamu perlu juga melatih kepekaan supaya mampu membaca tipe-tipe customer dengan berbagai aduan yang datang.

Proses personalisasi teks dengan berbagai intonasi yang memungkinkan perlu kamu pelajari bertahap agar lebih mudah dalam “membaca” isi dari keluhan customer tersebut.

Goal-oriented

Tidak jarang petugas customer service terlihat ogah-ogahan dalam bekerja atau pada saat melayani customer yang datang.

Bisa jadi karena para pasukan paling depan ini tidak mendapat penjelasan dari pimpinannya tentang hal yang ingin dicapai dari deskripsi kerja yang diberikan.

Supaya performa kamu di bidang customer service lebih meningkat dan bisa melakukannya dengan sepenuh hati kamu bisa menanyakan atau membaca ulang lagi materi pelatihan yang pernah diberikan.

Biasanya kamu akan menemukan jawaban yang tepat tentang tujuan dari pekerjaanmu sehingga bisa jadi pekerja yang goal-oriented.

Sabar

Poin terakhir sebagai tips yang juga berlaku di banyak bidang kerja lainnya, yaitu harus punya kesabaran yang ekstra.

Saat menghadapi klien, agar semua product knowledge dan keahlian membaca situasi bisa kamu terapkan butuh pikiran yang tenang.

Begitu juga bagi kamu para supervisor yang melatih para customer service yang baru direkrut, butuh kesabaran agar tetap bertahan dalam proses melatih pekerja baru menjadi handal di bidangnya.

Baca Juga: 7 Cara Meningkatkan Komunikasi Interpersonal yang Profesional

Enggak cuma customer service saja yang akan membutuhkan kemampuan di atas, siapa pun kamu, kemampuan di atas tentu bisa kamu aplikasikan dalam banyak kondisi, ‘kan?

Jangan lupa untuk sign up ke glints dan temukan berbagai lowongan kerja sebagai customer service!

YOU MAY ALSO LIKE

Card image cap
Mengatasi Manipulasi di Tempat Kerja

Alma Fitri Steviana - May 21, 2019

Card image cap
Tips Menjadi Konsultan Keuangan

chintya - May 21, 2019

Leave a Reply

Your email address will not be published.

Scroll Up