Lancarkan Siklus Penjualanmu dengan Membuat Dokumen Sales Order

Sales order adalah suatu hal yang perlu dimiliki perusahaan jika ingin memiliki proses penjualan yang dapat berjalan dengan lancar.

Dokumen satu ini bisa menjadi penentu angka kepuasan pelanggan serta kesepakatan prospect untuk membeli produk perusahaan.

Tanpanya, perusahaan akan kesulitan untuk mengetahui kebutuhan pelanggan dan mengakhiri siklus akhir dalam sales cycle.

Nah, memangnya, apa yang dimaksud dengan sales order? Seperti apa format yang perlu dikandung dalam dokumen tersebut? Yuk, simak penjelasan lengkapnya di bawah ini.

Apa Itu Sales Order?

© Freepik.com

Melansir laman VARstreet, sales order atau SO, adalah sebuah dokumen komersial yang perlu disiapkan penjual dan diberikan kepada pelanggan.

Dokumen ini dibentuk untuk mengonfirmasi penjualan produk atau jasa yang terlibat dalam sebuah transaksi. 

Dokumen biasanya berisi rincian tentang penjualan, seperti kuantitas, kualitas, dan harga produk atau jasa yang hendak dibeli pelanggan.

Sales order juga harus mencakup hal-hal seperti tanggal dan alamat pengiriman, metode pembayaran, serta informasi lain yang relevan dengan persyaratan dan logistik penjualan itu sendiri. 

SO juga dapat diciptakan menjadi dokumen internal yang dibuat oleh vendor dan disimpan dalam catatan khusus. 

Hal ini memungkinkan perusahaan untuk melacak pesanan yang sudah mereka penuhi.

Dokumen satu ini paling sering digunakan oleh produsen, pengecer, pedagang grosir, dan para pemasok.

Format Sales Order

Seperti yang sudah Glints paparkan, dokumen SO diciptakan untuk proses verifikasi penjualan produk atau jasa perusahaan.

Maka dari itu, semua hal yang tertera pada dokumen harus bisa menjelaskan transaksi penjualan secara merinci.

Nah, menurut Hubspot, berikut adalah beberapa format yang perlu dicantumkan dalam sebuah dokumen SO.

• nama perusahaan dan kontak PIC
• nama pelanggan dan kontak
• informasi penagihan pelanggan
• informasi pengiriman produk
• informasi produk atau layanan
• harga sebelum pajak
• total pajak dan biaya pengiriman
• total harga setelah pajak
• syarat dan ketentuan yang ditentukan oleh perusahaan 
• tanda tangan kedua pihak
• informasi lain yang sekiranya dibutuhkan pelanggan

Inilah contoh dari dokumen SO:

© Pinterest.com

Perbedaan Sales Order dengan Purchase Order

© Freepik.com

Hingga kini, masih banyak pegiat dunia sales yang masih belum memahami perbedaan antara sales order dan purchase order.

Meskipun sama-sama berada dalam sales cycle, kedua hal tersebut memiliki fungsi yang cukup berbeda.

Menurut laman Planergy, purchase order merupakan bentuk konfirmasi resmi dari pihak pembeli terkait sebuah penjualan.

Dokumen ini diterbitkan pembeli yang telah mengonfirmasi seluruh aspek dari transaksi, termasuk detail harga dan jumlah produk yang diminta. 

Setelah perusahaan menerima semua persyaratan dalam purchase order, mereka akan membuat sales order berdasarkan detail-detail tersebut.

Melihat pemaparan tersebut, SO dan purchase order merupakan sebuah dokumen yang saling berhubungan. 

Perbedaan utama antara keduanya terletak pada siapa yang membuat dan menerima dokumen tersebut.

Purchase order datang dari pelanggan, diterbitkan untuk perusahaan, dan menjabarkan persyaratan penjualan. 

Di sisi lain, SO adalah sebuah dokumen yang berasal dari perusahaan.

Ia diberikan untuk pelanggan dan digunakan untuk mengonfirmasi kesepakatan perusahaan terhadap persyaratan yang ditetapkan dalam purchase order.

Manfaat Sales Order

© Freepik.com

Bagi beberapa perusahaan, sales merupakan satu-satunya sumber revenue paling besar.

Maka dari itu, mereka perlu meluncurkan strategi penjualan yang efektif agar tim sales bisa memenuhi kuota yang dibutuhkan.

Nah, agar proses penjualan bisa berjalan dengan lancar, perusahaan seperti ini membutuhkan dokumen SO.

Selain menjadi penentu untuk closing sales, dokumen ini memiliki beragam manfaat lain yang bisa menguntungkan perusahaan, lho.

Kira-kira, seperti manfaat yang bisa diraih perusahaan dengan memanfaatkan sales order? Berikut adalah penjelasannya menurut Sales Babu.

• cara memantau logistik dan inventaris yang efisien
• menghemat waktu tim sales dengan memilah pelanggan yang serius dan yang tidak
• dapat meningkatkan angka kepuasan pelanggan dengan efektif
• proses penjualan menjadi lebih cepat, efisien, dan antirepot

Itulah pemaparan singkat Glints mengenai sales order dan manfaatnya bagi perusahaan.

Intinya, sales order adalah sebuah dokumen yang diperlukan perusahaan jika ingin memiliki proses penjualan yang lancar.

Jangan lupa untuk catat penjelasan Glints mengenai format yang perlu dicantumkan di dalamnya, ya.

Nah, selain dokumen SO, ada berbagai aspek lain yang dibutuhkan tim sales jika ingin memiliki siklus penjualan yang baik.

Penasaran apa saja? Tenang, kamu bisa dapatkan informasi di webinar Glints ExpertClass.

Para pakar dan profesional penjualan siap membagikan ilmu dan strategi mereka untukmu di kelas kategori sales.

Menarik bukan? Yuk, cek kelasnya sekarang juga. Kuota kelas terbatas, lho!