Process Mapping: Apa Itu, Jenis-Jenis, Manfaat, dan Cara Membuatnya
Isi Artikel
Dalam business development, process mapping adalah salah satu teknik yang membantu kelancaran sebuah kegiatan bisnis.
Process mapping membantumu dalam mengorganisir sebuah proses bisnis dan menjadi representasi visual dari workflow perusahaan.
Nah, di artikel ini Glints akan menjelaskan serba-serbi process mapping, mulai dari definisi, manfaat, hingga cara membuatnya.
Yuk, simak penjelasannya!
Apa Itu Process Mapping?
© Pexels.com
Melansir Asana, process mapping adalah teknik yang digunakan untuk membuat peta visualisasi sebuah workflow atau proses bisnis.
Tujuan dari process mapping sendiri yaitu untuk mengomunikasikan secara singkat dan langsung tentang bagaimana sebuah proses bisnis berjalan.
Selain itu, mapping ini pun membantu rekan kerja untuk memahami bagaimana mereka bisa menyelesaikan pekerjaan tanpa perlu penjelasan yang terlalu panjang.
Dengan melakukan mapping dari awal hingga akhir, kamu bisa memahami dengan baik bagaimana proses bisnis secara keseluruhan dan mengetahui proses yang kurang efisien.
Kamu pun bisa menggunakan process mapping untuk memvisualisasikan beragam proses bisnis.
Hal ini karena teknik ini sangat berguna ketika kamu ingin;
- menyampaikan proses yang kompleks
- menyampaikan masalah yang terus berulang dalam sebuah proses
- mengoordinasi tanggung jawab dari setiap anggota tim.
Jenis-Jenis Process Mapping
© Pexels.com
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, process mapping merupakan sebuah teknik untuk menjelaskan suatu proses bisnis.
Mengutip Indeed, berikut adalah beberapa jenis process mapping yang bisa digunakan sesuai kebutuhanmu.
1. Data flow diagram
Process map ini memberikan representasi visual tentang bagaimana sebuah informasi bergerak dalam proses bisnis.
Formatnya yang serbaguna membuat kamu dapat mengimplementasikannya dalam proses bisnis dasar hingga kompleks.
2. Flowcharts
Flowcharts adalah salah satu bentuk paling dasar dan populer dalam process mapping.
Hal ini karena flowchart merupakan cara paling efisien untuk menjelaskan proses dalam bentuk linear.
3. High-level process maps
Jenis process mapping ini merupakan cara terbaik untuk memberikan gambaran luas terkait sebuah proyek dengan cepat dan efisien.
Dengan high-level process maps, setiap grafis merepresentasikan langkah besar dalam sebuah proyek tanpa memasukkan detailnya.
Sehingga, membuat jenis process mapping ini cocok digunakan untuk membuat rangkuman dari sebuah proyek atau jadi panduan bagi seseorang yang ingin tahu progress-nya.
4. Relationship maps
Relationship maps adalah jenis process mapping yang menggambarkan bagaimana setiap departemen atau bagian dalam proses bisnis berinteraksi.
Di sini, setiap grafis menggambarkan individu, departemen, atau perusahaan yang terlibat dalam proses bisnis.
Terdapat pula arah panah yang menjelaskan hubungan satu bagian dengan lainnya.
5. SIPOC/SIPOC-R charts
SIPOC/SIPOC-R chart merupakan jenis process mapping berbentuk kolom.
Setiap kolomnya dilabeli nama-nama berikut.
- Supplier
- Input
- Process
- Output
- Customers atau konsumen
- Requirements
Kemudian, isi dan lengkapi kolom-kolom di atas untuk mengetahui bagaimana proses bisnis berjalan.
6. Swimlane diagrams
Swimlane diagrams adalah jenis process mapping yang menjelaskan tentang individu atau tim dan tanggung jawabnya dalam sebuah proses bisnis.
Process mapping ini dapat membantu karyawan baru untuk beradaptasi dengan lingkungan kerja baru.
Ia jadi lebih paham apa saja tanggung jawabnya dan tiap individu dalam perusahaan.
7. Value stream maps
Process mapping ini adalah teknik yang menggambarkan alur informasi dan sumber daya dalam sebuah proses bisnis.
Value stream maps memiliki isi yang sangat mendetail.
Sehingga, membuat map ini cocok digunakan untuk mengidentifikasi area yang bisa diperbaiki perusahaan supaya keseluruhan proses menjadi efisien.
Manfaat Process Mapping
© Pexels.com
Melansir dari KissFlow, berikut adalah manfaat-manfaat dari process mapping.
- memberikan kejelasan mengenai proses bisnis yang dijalankan
- adanya kontrol sistematis terhadap bagaimana sebuah proses bisnis berjalan
- membangun norma-norma operasional
- menghilangkan proses yang berulang-ulang dan tidak efektif
- meningkatkan transparansi sebuah proses bisnis
- memenuhi standar industri lebih baik lagi
- memungkinkan pelatihan karyawan yang sejalan dengan bidangnya
- memecahkan hal kompleks menjadi suatu proses yang lebih simpel
- memprediksi masalah dalam suatu proses dan memberikan panduan untuk mengatasinya
- mempercepat decision-making berkat alur komunikasi yang jelas
- menghemat biaya operasional dalam sebuah proses bisnis
Cara Membuat Process Mapping
© Pexels.com
Sekarang, kamu sudah tahu bagaimana pentingnya sebuah process mapping dalam kegiatan bisnis.
Lalu, bagaimana caranya membuat process mapping yang efisisen?
1. Ketahui masalah atau proses yang ingin di-map
Hal pertama yang perlu dilakukan adalah dengan mengetahui masalah atau proses yang mau di-map.
Dengan begitu, kamu pun turut mengetahui lingkup, batasan, dan tujuan yang ingin dicapai sehingga membuatmu fokus ketika membuat draft untuk mapping.
2. Identifikasi seluruh elemen yang terlibat dalam proses
Tahap selanjutnya dalam melakukan process mapping adalah mengetahui siapa saja yang terlibat dalam suatu proses.
Hal ini termasuk staf atau departemen yang terlibat dalam proses, sumber daya yang dibutuhkan, dan hal-hal lain yang dapat mempengaruhi sebuah keputusan bisnis.
3. Tuliskan langkah-langkah dalam proses
Sebelum menentukan bentuk process mapping, sebaiknya cari tahu terlebih dulu langkah apa saja yang dilakukan dari awal hingga akhir dalam sebuah proses.
Dengan begitu, kamu bisa mengetahui bagian mana saja yang merupakan kunci dalam sebuah proses bisnis.
Tahap ini membantumu membuat process map yang efektif.
4. Pilih jenis process map dan mulai gambar
Setelah mengetahui elemen dan langkah yang diperlukan, tahap selanjutnya dalam process mapping adalah menentukan format dan menggambarnya.
Cobalah untuk memilih jenis process map yang bisa menyampaikan informasi penting mengenai proses bisnis tersebut.
5. Cek akurasinya
Setelah membuat process map, periksa akurasinya dengan memastikan apakah setiap elemen dan langkah dalam proses sudah tercantum dalam process map.
Kamu pun bisa membagikannya ke rekan kerja untuk membantu kamu mengetahui kesalahan atau proses yang belum dicantumkan dalam process map.
6. Analisis hasilnya
Ketika sebuah proses telah selesai, periksa hasil yang didapatkan ketika mengikuti process map yang ada.
Cari tahu juga apakah ada hal yang bisa diperbaiki atau disesuaikan.
Jika kamu menemukan ada metode lain yang bisa menambah efektivitas, segera update process map untuk menggambarkan perubahan prosedural.
Nah, itu adalah beberapa hal yang perlu kamu ketahui seputar process mapping terutama dalam dunia business development.
Selain process mapping, masih ada hal lain yang bisa kamu ketahui dalam bidang pengembangan bisnis dengan membaca artikel Glints Blog, lho.
Yuk, pilih ragam artikelnya dan baca artikel Glints Blog seputar business development di sini sekarang!
