Permintaan Maaf saat Salah Kirim Email: Tips dan Contohnya
Isi Artikel
Baik itu kesalahan informasi hingga penerima email, kamu harus segera membuat permintaan maaf saat salah kirim email.
Sebagai alat komunikasi yang begitu penting dan digunakan untuk mengirim informasi penting, kamu harus memerhatikan isi yang kamu buat sebelum dikirim.
Namun, jika sudah telanjur salah, Glints punya beberapa tips menghadapi dan contoh email permintaan maaf di bawah ini.
Tips yang Bisa Dilakukan Saat Salah Kirim Email
Saat salah mengirim email, ada beberapa hal yang bisa kamu lakukan sebelum mengirimkan permintaan maaf ke penerima yang tidak dimaksudkan.
Berikut adalah beberapa tips yang bisa dilakukan saat salah kirim email, dirangkum dari Indeed, Preava, dan Tessian.
1. Coba unsend email yang telah dikirim
Kamu bisa membatalkan pengiriman email di beberapa platform email.
Meski begitu, kamu perlu memastikan orang yang salah menerima email menggunakan platform yang sama.
Misalkan, jika kamu memakai Gmail, ada waktu sektiar 5-30 detik di mana muncul pertanyaan untuk batal mengirimkan email setelah kamu tekan send.
Jika kamu melihat pop up membatalkan pengiriman email tersebut, klik tombol tersebut sesegera mungkin.
Hal ini akan membuat email kembali ke draft-mu dan batal dikirim ke alamat email tujuan.
2. Buat rencana penanggulangannya
Apabila tidak bisa membatalkan pengiriman email yang salah atau penerima sudah membacanya, buat rencana supaya bisa memberi respons terbaik.
Penting bagimu untuk menangani situasi ini secara profesional.
Salah satunya rencana yang bisa kamu lakukan yaitu dengan mengirimkan email permintaan maaf karena salah kirim.
Kamu bisa mencoba membuat rencana untuk mengambil langkah selanjutnya supaya menangani situasi tersebut.
3. Cari tahu tingkat keseriusan dari insiden tersebut
Bagaimana kamu akan bertindak setelah salah mengirimkan email tergantung pada seberapa serius dampak yang timbul dari situasi tersebut.
Sebagai contoh, kamu salah mengirim email izin cuti ke rekan kerjamu.
Dalam situasi ini, kamu cukup menulis permintaan maaf ke rekan kerjamu sesegera mungkin dan mengirimkan email izin cutimu ke atasan.
Selain itu, misalnya kamu mengirimkan informasi yang sensitif ke salah orang, maka coba minta maaf secara langsung baik ke penerima hingga atasanmu.
4. Hubungi penerima email
Mengontak penerima email yang tidak dimaksudkan sesegera mungkin adalah hal yang penting untuk dilakukan.
Kamu bisa meminta untuk menghapus email tersebut sebelum mereka membacanya.
Tetapi jika orang yang salah telah membacanya, kamu bisa mengirimkan email dengan subjek yang meminta mereka untuk mengabaikan email sebelumnya.
Kamu juga bisa memberi penjelasan singkat seputar situasi salah kirim emailmu tersebut.
Apabila kamu merasa perlu berbicara secara langsung, cobalah untuk menelepon penerima email atau meminta mereka bertemu tatap muka denganmu.
5. Meminta maaf
Tetap kirimkan email permintaan maaf karena salah kirim ke penerima yang tidak dimaksudkan meski isinya adalah hal yang sepele.
Sebagai contoh, kamu bisa meminta maaf ke orang tersebut karena telah menyita waktunya untuk membaca atau menyampaikan email yang tak dimaksudkan ke mereka.
Namun jika ingin meminta maaf karena isi emailnya, kamu bisa mengakui kesalahanmu secara langsung dan bertanggung jawab atas hal tersebut.
Melakukan hal ini dapat melindungi reputasi serta menunjukkan profesionalitasmu.
6. Jelaskan kesalahan yang telah dilakukan
Jika konsekuensi dari salah mengirim email cenderung kecil, kamu bisa meminta maaf sesegera mungkin dan memberi penjelasan singkat ke penerimanya sebelum melanjutkan rutinitasmu.
Karena terkadang, memberi penjelasan singkat seputar situasi tersebut juga dibutuhkan.
Ketika kamu memberi penjelasan seputar apa yang terjadi sehingga dirimu membuat kesalahan tersebut, penerima email dapat memahami situasi hingga berempati padamu.
7. Diskusikan bagaimana kamu akan menghadapi konsekuensinya
Jika ada masalah yang muncul karena salah mengirim email, coba jelaskan apa yang akan kamu lakukan untuk menyelesaikannya.
Sebagai contoh, kamu bisa berbicara ke atasanmu setelah salah mengirimkan email padanya.
Nah, kamu bisa menyiapkan dan menunjukkan berbagai langkah yang akan dilakukan untuk memastikan hal tersebut tak terjadi lagi.
Pastikan juga kamu bisa menjawab pertanyaan yang mungkin disampaikan penerima email yang dimaksud.
Dalam situasi ini, kamu bisa menawarkan diri untuk membantu mereka jika ada konsekuensi dari kesalahan pengiriman email.
Bersikap proaktif seperti ini akan menunjukkan ketulusan dari permintaan maafmu.
Contoh Email Permintaan Maaf karena Salah Kirim
Berikut adalah contoh email permintaan maaf karena salah kirim yang bisa kamu jadikan referensi dalam bahasa Indonesia dan Inggris.
1. Bahasa Indonesia
Subject: Permintaan maaf untuk email yang salah kirim; mohon diabaikan
Kepada Bu Rini,
Saya menulis email ini sebagai permintaan maaf atas email sebelumnya yang tidak dimaksudkan untuk Anda, karena email tersebut ditujukan untuk Bu Rani. Saya salah mengirimkan email karena tidak berhati-hati saat memilih alamat email penerima.
Terlebih karena Anda dan Bu Rani memiliki nama depan yang sama. Saya meminta maaf karena membuat Anda harus menerima email yang tidak dibutuhkan. Di lain waktu, saya berjanji untuk lebih berhati-hati saat menulis alamat email penerima dan menghindari kejadian seperti ini lagi.
Dengan hormat,
Andi Rusman
2. Bahasa Inggris
Subject: Apologies for the previous email; please delete
Dear Mr. Indra,
I’m writing this email to apologize for my previous email, which is not intended for you. Unfortunately, I accidentally added your name to a communication that was supposed to be shared only with my colleague from the marketing department. I’m sorry for disrupting your day by sending you an email you don’t need.
In the future, I’ll double-check the recipient list before sending any email that contains undisclosed information. Because of the sensitive content in the email, I respectfully ask you to please delete the email immediately. Thank you.
Please let me know if you have any questions or if I can do anything to help you with this situation.
Sincerely,
Roni Antoni
Itu dia beberapa tips serta contoh permintaan maaf yang bisa kamu lakukan jika salah kirim email.
Intinya, selalu berhati-hati sebelum mengirim email dan pastikan alamat penerimanya sudah sesuai.
Dengan begitu, kamu akan meminimalisir terjadinya hal-hal yang mungkin bisa berakibat fatal bagi perusahaan hingga kariermu.
Untuk meminimalisir kesalahan di tempat kerja, mulai dari ragam etika hingga kiat sukses untukmu.
Tertarik? Yuk, klik di sini untuk mengakses ragam artikelnya secara gratis!
