Email: Apa Itu, Kegunaan, Kelebihan dan Kekurangannya
Isi Artikel
Email adalah salah satu media komunikasi yang populer di dunia profesional maupun personal.
Hal ini karena email merupakan salah satu cara yang efektif dan efisien untuk berkomunikasi dengan orang lain melalui internet.
Sehingga, tak heran jika email sering digunakan baik itu oleh perseorangan atau perusahaan ketika ingin menyampaikan informasi.
Nah, di artikel ini Glints akan memberi penjelasan singkat seputar apa itu email. Simak selengkapnya di artikel ini, ya.
Apa Itu Email?
Mengutip Cloudflare, email atau electronic mail, adalah metode komunikasi menggunakan perangkat elektronik untuk mengirim pesan melalui internet.
Meski terkesan simpel, hal tersebut justru membuat email begitu penting untuk digunakan, terutama oleh pekerja.
Beberapa hal yang membuat email penting di antaranya seperti;
Digunakan secara luas
Email begitu penting karena banyak orang menggunakannya secara luas. Baik itu untuk kepentingan berkomunikasi dengan sesama atau mengetahui lebih lanjut tentang suatu bisnis.
Sebagai contoh, banyak orang mengecek email dari komputer, laptop, hingga smartphone-nya yang memungkinkan mereka untuk sering membuka kotak masuk emailnya.
Aksesibilitas
Email adalah suatu media yang gratis untuk digunakan dan tersedia di berbagai platform. Sehingga, hampir semua orang memiliki alamat emailnya sendiri.
Sebagai contoh, kamu bisa membuat akun email hingga masuk ke akunmu sendiri di berbagai perangkat yang tersedia.
Kegunaan Email
Tentunya, email memiliki beragam kegunaan yang bisa dimanfaatkan, baik sebagai individu atau pekerja.
Misalkan, kamu bisa mengirim email untuk memberi tahu kabar terbaru ke teman hingga sign up dan membuat akun di website tertentu.
Namun tentu, masih ada kegunaan lain dari email, apa saja itu? Berikut adalah beberapa kegunaan email mengutip TechTarget.
1. Komunikasi individu atau grup
Email sering dipakai dalam komunikasi karena memungkinkanmu saling berbagi informasi dalam format surat dengan teman atau klien.
Sehingga, email bisa dibilang dapat mengganti opsi persuratan tradisional untuk berkomunikasi. Misalkan, komunikasi antara kamu dengan klien atau anggota tim yang bekerja secara remote.
Email pun bermanfaat untuk kepentingan komunikasi karena memungkinkanmu mencantumkan teks, dokumen, foto, hingga video.
2. Melakukan kegiatan promosi
Kamu juga bisa menggunakan email untuk kepentingan promosi dan memasarkan produk ke konsumen.
Tak hanya itu, email juga bisa kamu gunakan supaya mendorong konsumen untuk melakukan pembelian produk.
Hal ini umumnya disebut sebagai email marketing. Di mana, kamu mengirimkan promosi yang mendorong mereka untuk melakukan pembelian.
3. Memberi notifikasi, pengingat, hingga follow-up
Kegunaan email lainnya adalah untuk memberi notifikasi, pengingat, hingga melakukan follow-up.
Misalkan, kamu bisa mengirimkan email untuk melakukan follow-up setelah melakukan rapat atau interview.
Tak hanya itu, kamu juga bisa mengirimkan email untuk mengingatkan seseorang seputar deadline yang harus dipenuhinya.
Kelebihan dan Kekurangan Email
Meski simpel dan mudah digunakan, email juga memiliki beragam kelebihan dan kekurangannya tersendiri.
Mengetahui apa saja kelebihan dan kekurangan email dapat membantumu terhindar dari potensi masalah yang ada.
Nah, mengutip dari Indeed, berikut adalah beberapa kelebihan dan kekurangan dari email.
1. Kelebihan
- Tidak mahal: Kebanyakan email gratis untuk kamu gunakan. Sehingga, email dapat menjadi opsi yang murah untuk melakukan komunikasi hingga marketing.
- Hemat tempat: Email dapat membantumu dalam menghemat tempat dan materi, tidak seperti surat tradisional.
- Simpel: Email biasanya mudah digunakan, meski oleh orang-orang yang tak terlalu familier dengan layanan teknologi.
- Terorganisir: Email mudah kamu organisir berkat fitur tag-nya. Sehingga, kamu bisa memisahkan email yang bersifat personal dengan profesional.
- Aksesibilitas: Kamu bisa menggunakan sebanyak apa pun perangkat untuk mengakses email. Hal ini memungkinkanmu untuk mengaksesnya di berbagai tempat juga.
- Ramah lingkungan: Email mengurangi penggunaan kertas dan bahan-bahan lainnya yang digunakan untuk melakukan persuratan.
- Efisien: Mengirim email lebih cepat ketimbang melakukan persuratan secara tradisional. Tak hanya itu, kamu bisa mengirim satu email ke banyak orang secara langsung. Hal tersebut tentu dapat menghemat waktumu.
2. Kekurangan
- Terlalu mudah dikirim: Karena mudah dikirim, kamu bisa saja mengirim email ke orang yang salah atau tanpa informasi penting di dalamnya. Sehingga, pastikan untuk melakukan pengecekan ulang sebelum mengirim email.
- Tak ada isyarat nonverbal: Email adalah salah satu bentuk komunikasi tertulis. Sehingga, akan sulit bagimu untuk memberi isyarat secara nonverbal. Untuk menanggulanginya, kamu bisa menuliskan maksudmu di email secara spesifik.
- Akses yang konsisten: Aksesibilitas email yang mudah bisa membuatmu terus-terusan mengeceknya terutama ketika sedang tidak bekerja. Hal tersebut tentu bisa mengganggu work-life balance-mu.
- Virus dan spam: Email juga bisa digunakan oleh orang tak bertanggung jawab untuk menyebarkan virus dan spam. Sehingga, mempelajari hal-hal seputar phishing dan menggunakan filter spam dapat membantumu terhindar darinya.
Itu adalah beberapa informasi seputar apa itu email mulai dari kegunaan hingga kelebihan dan kekurangannya.
Intinya sebagai pekerja, email bisa jadi merupakan salah satu alat yang tidak bisa dipisahkan dari pekerjaanmu.
Tak hanya itu, email juga dapat menunjangmu dalam melakukan pekerjaanmu.
Nah, kamu bisa tahu lebih banyak seputar tools yang bisa digunakan untuk menunjang pekerjaanmu dengan baca kumpulan artikel dari Glints.
Ada beragam informasi, tips, dan trik yang bisa kamu baca serta terapkan seputar alat atau aplikasi yang dapat menunjang pekerjaanmu.
Menarik bukan? Yuk, klik di sini sekarang untuk mengakses beragam artikelnya secara gratis!
