Merencanakan Acara Perusahaan: Ketahui 5 Tipsnya

Penting bagi perusahaan untuk mengetahui cara merencanakan acara dengan baik dan benar, khususnya bagi tim event & partnership.

Pasalnya, dalam bisnis apapun salah satu cara untuk membangun hubungan profesional adalah dengan mengadakan acara yang profesional dan berkualitas tinggi.

Hal ini berlaku baik saat acara launching produk, marketing produk, pelatihan karyawan, outing karyawan maupun acara lain seperti mengadakan seminar ataupun workshop.

Akan tetapi, perlu dipahami terlebih dahulu tips-tips merencanakan acara agar hal itu dapat berjalan dengan baik dan lancar.

Terkait hal tersebut, berikut Glints akan memberikan tips-tipsnya kepadamu.

1. Pahami tujuan acara

Hal pertama yang harus kamu lakukan adalah memahami tujuan dari acara yang ingin kamu rencanakan.

Brian Worley, owner dan creative director B. Worley Productions berkata lewat Business News Daily bahwa penting untuk mengetahui tujuan dan sasaran dari acara yang ingin kamu adakan.

Tanyakan kepada diri sendiri terlebih dahulu tentang tujuan apa yang akan dicapai dari acara tersebut. Dengan demikian, selanjutnya kamu dapat menentukan format acara apa yang pas dan cocok untuk digunakan.

2. Tentukan anggaran acara

Anggaran menjadi suatu hal yang cukup penting saat kamu hendak merencanakan acara, termasuk acara perusahaan. Sesuaikan dengan anggaran yang ada, jangan sampai terlalu berlebihan mengadakan acara.

Tentukan dari awal kira-kira berapa anggaran yang akan dihabiskan untuk mengadakan sebuah acara, misalkan acara launching produk.

Setelah itu, perkirakan kira-kira di bagian mana yang membutuhkan anggaran banyak.

Misalkan, kamu membutuhkan anggaran yang banyak di dekorasi, pisahkan anggaran tersebut dan jangan campurkan dengan anggaran lain.

Jangan lupa untuk membuat anggaran dana tak terduga karena sewaktu-waktu akan ada pembengkakan dana yang terjadi ketika sebelum acara maupun saat acara sedang berlangsung.

Lalu, catat setiap pengeluaran dan pemasukan yang masuk untuk mengetahui laporan keuangan dari acara tersebut.

3. Buat jadwal dan timeline acara

Setelah menentukan anggaran, tips selanjutnya saat merencanakan acara perusahaan adalah kamu harus membuat jadwal dan timeline dari acaramu.

Tentukan di tanggal berapa acaramu akan berlangsung. Lalu, buat timeline dari awal hingga akhir acara secara detail.

Sebagai contoh, misalkan acara dimulai pukul 9 pagi. Lalu, setelah itu di pukul 9.30 akan ada kata sambutan dari pemimpin perusahaan, dan sebagainya.

Buat timeline acara sedetail mungkin agar peserta dapat mengetahui jam-jam acaranya.

Selain itu, dengan membuat timeline seperti ini, kamu bisa membagikan tugas kepada setiap orang yang akan bertanggung jawab di setiap rangkaian acara yang ada.

4. Mencari tempat

Tips lainnya untuk merencanakan acara perusahaan adalah dengan mencari tempat yang tepat.

Dilansir dari Event Brite, mendapatkan tempat yang pas adalah salah satu kunci untuk acara agar berjalan dengan lancar dan sukses.

Cari tempat sesuai dengan kapasitas peserta yang akan hadir. Misalkan, peserta yang akan datang sangat banyak dan berjumlah sekitar 100 peserta atau lebih.

Maka dari itu, cari tempat yang nyaman untuk menampung jumlah peserta tersebut supaya mereka terkesan dengan acaramu.

5. Lakukan evaluasi acara

Setelah acaranya selesai, jangan lupa untuk melakukan evaluasi terkait berlangsungnya acara tersebut.

Catat apa saja yang kira-kira kurang dari acara tersebut, laporan keuangan, dan lain-lain.

Hal ini dilakukan supaya kamu mengetahui kekurangan dan kelebihan dari acara tersebut sehingga nanti bisa kamu terapkan saat merencanakan acara-acara selanjutnya.

Itu dia 5 tips yang bagi kamu yang ingin merencanakan acara di perusahaan. Jangan lupa untuk selalu kompak dengan rekan tim agar acara dapat berjalan dengan lancar.

Ingin mengetahui informasi yang menarik lainnya seputar tips-tips di dalam dunia kerja? Jangan khawatir, yuk segera daftarkan dirimu ke newsletter blog Glints sekarang juga!

Seberapa bermanfaat artikel ini?

Klik salah satu bintang untuk menilai.

Nilai rata-rata 0 / 5. Jumlah vote: 0

Belum ada penilaian, jadi yang pertama menilai artikel ini.

Ingin Merencanakan Acara Perusahaan? Pahami 5 Tips Ini!