Yuk, Mulai Proyek dengan Kick Off Meeting agar Semuanya Jelas dan Lancar!
Isi Artikel
Ingin proyek barumu lancar? Jika begitu, mengadakan kick off meeting adalah salah satu cara yang bisa kamu lakukan.
Memangnya, rapat ini seperti apa, sih? Apa saja yang harus dibahas di dalamnya?
Glints sudah merangkum jawabannya untukmu. Simak selengkapnya, yuk!
Apa Itu Kick Off Meeting?
© Freepik.com
Mengutip The Digital Project Manager, kick off meeting adalah rapat yang terjadi di awal sebuah proyek.
Nah, anggota rapatnya sendiri bukan hanya dari timmu saja. Klien, sponsor, atau pihak eksternal lainnya juga hadir di sana.
Meski begitu, rapat ini bisa saja hanya dihadiri anggota proyek dan para stakeholder internal saja.
Sebelum meeting ini dilaksanakan, proyek harus sudah direncanakan. Nah, rencana itulah yang didiskusikan di dalam rapat.
Selain itu, ada beberapa hal teknis yang juga bisa jadi pembahasan. Mengutip KnowledgeHut, hal-hal itu di antaranya:
- perkenalan dengan anggota proyek
- latar belakang proyek
- tujuan proyek
- hasil yang diharapkan
- teknis komunikasi
- dan lain-lain
Tentu saja, materi dalam meeting ini tak sebatas itu saja. Informasi di atas hanyalah sebuah gambaran umum.
Mengapa Harus Ada Kick Off Meeting?
© Freepik.com
Sebenarnya, ada email atau sarana komunikasi lainnya untuk menyampaikan pesan-pesan di atas.
Akan tetapi, sebaiknya, kamu tetap memilih rapat sebagai sarana komunikasi. Lucidchart punya alasannya.
Dengan rapat ini, stakeholder serta anggota tim tahu seluk-beluk proyek. Jika ada pertanyaan, diskusi juga bisa berlangsung saat itu juga.
Dengan alasan ini, kick off meeting adalah rapat yang penting dalam proses manajemen proyek. Kamu tak bisa semudah itu menggantikannya dengan email, atau bahkan chat.
Baca Juga: Minutes of Meeting: Pengertian dan Panduan Membuatnya
Cara Menggelar Kick Off Meeting
© Freepik.com
Nah, agar rapat ini maksimal, ada beberapa langkah yang bisa kamu terapkan. Dirangkum dari Forbes dan Atlassian, cara melaksanakan kick off meeting itu adalah:
1. Mulai dengan kenalan
Dalam proyek baru, sering kali, tak semua orang kenal satu sama lain. Mungkin, mereka sekadar saling tahu nama saja.
Ternyata, ini saja tidak cukup. Kamu butuh berkenalan secara formal agar bisa percaya dengan orang lain.
Itulah kenapa, jenis rapat ini sebaiknya diawali dengan sesi kenalan. Agar tak kaku, coba gunakan berbagai pertanyaan ice breaking.
2. Tetapkan tujuan
Dalam pembahasan tadi, Glints sudah menyampaikan bahwa kick off meeting punya banyak sekali tujuan. Nah, di antara sederet tujuan tadi, mana yang akan jadi fokus rapatmu?
Tentu saja, ini tak hanya berlaku dalam rapat kick off. Semua jenis rapat harus punya tujuan yang jelas.
Dengan begitu, agenda kumpul bersama ini jauh lebih terarah. Tak ada lagi orang yang merasa jam kerjanya terbuang sia-sia.
Baca Juga: Kenalan dengan 11 Pilihan Metode Manajemen Proyek di Sini, Yuk!
3. Siapkan pesan
Glints sudah menyinggung soal rapat yang berujung buang waktu saja. Nah, sebagai tambahan pencegah hal ini, kamu juga bisa menyiapkan pesan jauh-jauh hari.
Tak semua informasi harus diberikan pada saat meeting. Kadang kala, ada dokumen yang bisa kamu bagikan sebelumnya.
Dengan begitu, durasi rapat bisa terpangkas. Jika anggota rapat harus mengisi suatu informasi, informasinya juga sudah tertulis dengan jelas.
4. Akhiri dengan kesimpulan
Di akhir kick off meeting, coba cek kembali, apakah tujuan rapat sudah tercapai?
Siapa yang bertanggung jawab atas pekerjaan apa? Selain itu, apa langkah follow-up yang akan terjadi setelah sebuah pekerjaan selesai?
Tentukan semuanya sebelum rapat diakhiri, ya! Dengan begitu, semua pihak tahu apa yang harus dilakukan setelah meeting.
Baca Juga: Ingin Lebih Produktif? Coba 6 Aplikasi Kalender Android Ini
Selesai sudah penjelasan dari Glints soal jenis rapat yang satu ini. Jangan lupa, lakukan ia sebelum proyekmu dimulai, ya!
Nah, kick off meeting adalah satu di antara banyak agenda yang bisa meningkatkan kinerja timmu.
Selain itu, masih ada banyak agenda, cara, dan strategi lainnya. Kira-kira, apa sajakah itu?
Kamu bisa membaca informasinya di newsletter blog Glints. Newsletter ini juga diperkaya dengan kabar terbaru dan terpercaya soal dunia kerja, lho.
Jadi, tunggu apa lagi? Langganan gratis sekarang, yuk!
