Corporate Secretary, Sosok Penting di Balik Birokrasi dan Kepatuhan Perusahaan
Isi Artikel
Guna mengatur seluruh dokumen dan catatan compliance perusahaan, biasanya para dewan pengambil keputusan akan mempekerjakan seorang corporate secretary.
Meskipun terlihat sepele, pekerjaan seorang sekretaris jelas sangat penting bagi kestabilan perusahaan. Tanpanya, seluruh kepentingan administrasi sudah pasti akan berantakan.
Nah, kali ini, Glints akan merangkum semua fungsi, tanggung jawab, serta kualifikasi yang dibutuhkan seorang corporate secretary. Yuk, disimak!
Siapa Itu Corporate Secretary?
© Freepik.com
Menyadur Osome, corporate security atau sekretaris perusahaan, adalah seorang pejabat yang bertanggung jawab atas kepatuhan internal serta semua dokumen perusahaan yang diperlukan untuk kebutuhan legal.
Oleh karena itu, tugas mereka sering mencakup penerbitan resolusi perusahaan, mengelola pengarsipan peraturan, memelihara pembukuan perusahaan, dan kegiatan administrasi lainnya.
Mereka berbagi tanggung jawab dengan direktur dan CEO untuk menata kewajiban hukum tertentu yang menjadi prioritas perusahaan.
Jika sekretaris perusahaan melihat adanya kesalahan atau kegagalan pegawai untuk mematuhi peraturan, tugas mereka adalah untuk segera memberitahu direktur dan dalam beberapa kasus, mengajukan laporan kepada pihak berwenang.
Lalu, meskipun mencatat dokumentasi yang akurat untuk memenuhi persyaratan hukum adalah tugas utama mereka, sekretaris perusahaan juga merupakan orang kepercayaan dan sumber daya bagi para dewan dan tim manajemen senior.
Terkadang, mereka diwajibkan untuk memberi nasihat dan saran tentang tanggung jawab dewan dan tim logistik.
Oleh karena itu, dalam beberapa tahun terakhir, corporate secretary telah dianggap sebagai pejabat senior di tingkat strategis yang memainkan peran penting dalam tata kelola administrasi dan legal perusahaan.
Tanggung Jawab Corporate Secretary
© Freepik.com
Bagi kamu yang masih awam, bekerja mengatur berkas merupakan hal pertama yang terlintas di benak bila mendengar corporate secretary.
Nyatanya tidak seperti itu. Tugas sekretaris perusahaan sebenarnya sangatlah beragam. Mereka perlu mengelola kegiatan administrasi, birokrasi, compliance, hingga general affairs.
Sederhananya, tanggung jawab serta tugas dari seorang corporate secretary adalah seperti berikut ini.
1. Mengelola rapat dewan
Melansir Delaware Inc, corporate security bertanggung jawab untuk mengelola jadwal rapat para dewan.
Mereka juga wajib ikut melaksanakan semua rapat dewan direksi dan komite, termasuk dalam hal perencanaan strategis, pembuatan agenda, mengundang peserta yang diperlukan, memesan ruang pertemuan, dan mencegah semua kemungkinan masalah logistik.
Sekretaris perusahaan juga harus mengawasi rapat para shareholder dan mencatat semua persetujuan yang terjadi dalam meeting.
2. Mendokumentasikan seluruh agenda perusahaan
Sekretaris perusahaan tidak hanya bertanggung jawab untuk mengelola jalannya rapat.
Mereka juga bertanggung jawab untuk mendokumentasikan semua substansi dan diseminasi risalah dalam rapat.
Risalah rapat yang mereka catat harus akurat dan jelas agar dapat dikomunikasikan secara kepada dewan direksi dan pegawai lainnya.
Lebih dari sekadar juru tulis, corporate security merupakan pejabat yang akan merekam semua pernyataan para pemegang kepentingan.
3. Juru nasihat yang dapat diandalkan
Menurut SocietycorpGov, sekretaris perusahaan harus bersedia dan mampu untuk memberikan nasihat kepada dewan direksi mengenai tujuan dan tugasnya sebagai pejabat institusi.
Jika korporasi memiliki anak perusahaan, corporate secretary-lah yang akan sering menasihati dewan tentang cara mengelola dan mengaturnya.
Maka dari itu, sekretaris perusahaan umumnya merupakan seseorang yang telah bekerja lama di bidang bisnis dan legal.
4. Bertanggung jawab atas pelatihan dan development tim dewan direksi
Corporate secretary adalah mereka yang memimpin dalam proses pengelolaan evaluasi dewan.
Mereka akan melakukan audit terhadap tata kelola perusahaan, membantu menyelesaikan masalah perencanaan suksesi, dan membantu direktur dengan pelatihan dan program orientasi.
Kualifikasi dan Skill Corporate Secretary
© Unsplash.com
Melihat banyaknya tanggung jawab serta fungsi seorang sekretaris perusahaan, jelas mereka adalah kumpulan individu dengan bentuk kualifikasi dan skill yang tidak sepele.
Menurut Diligent, daftar kualifikasi dan kemampuan yang perlu dimiliki seorang corporate security adalah seperti berikut ini.
- keterampilan multitasking
- pengetahuan organisasi
- keterampilan perencanaan
- teliti terhadap detail
- kemampuan komunikasi yang efektif
- keterampilan pengambilan keputusan yang mumpuni
- lulusan jurusan bisnis, hukum, administrasi perkantoran, atau sekolah sekretaris lebih diminati
Itulah serba-serbi corporate security yang telah Glints rangkum untukmu. Yang pasti, pekerjaan ini bukanlah suatu posisi yang dapat diremehkan.
Dengan jabatan yang strategis, tanggung jawab mereka sangat dibutuhkan untuk kestabilan perusahaan.
Nah, bagi yang tertarik, di Glints Jobs tersedia banyak posisi corporate secretary yang siap menerima lamaranmu, lho.
Jangan sampai kesempatan ini terlewat. Yuk, daftar di Glints sekarang!
