7 Cara Chat Dosen dengan Baik, Plus Contoh dan Template Chat

Sebagai mahasiswa, kamu perlu mempelajari cara dan contoh chat ke dosen yang baik dan benar. Penting juga bagimu mengetahui etika yang berlaku saat chat ke dosen.

Tak jarang mahasiswa diberi kesan yang kurang baik oleh dosen hanya karena tidak tahu etika dasar berkomunikasi lewat chat.

Jangan khawatir, berikut Glints siapkan cara-caranya, lengkap dengan contoh serta template chat yang bisa langsung kamu gunakan.

Yuk, dilihat sampai akhir!

Cara Chat Dosen dengan Baik

Sebelum mengirim pesan melalui chat kepada dosenmu, coba perhatikan beberapa hal di bawah ini, ya.

1. Perhatikan waktu mengirim chat

Hindari mengirim chat kepada dosen di luar jam kerja, seperti malam hari atau dini hari.

Sebaiknya juga jangan mengirim pesan di akhir pekan atau hari libur. Ini merupakan salah satu caramu menghargai waktu dosen.

Hindari juga untuk mengirimkan pesan ketika waktu beribadah.

Untuk mendapatkan balasan yang lebih cepat, kamu bisa perhatikan juga kesibukan dosen, seperti jam mengajar atau rapat.

Jadi, pilihlah waktu yang memungkinkan dosen untuk merespons pesanmu dengan tenang dan fokus.

2. Perkenalkan diri

Salah satu kesalahan paling umum yang sering dilakukan mahasiswa baru adalah mengirim pesan tanpa memperkenalkan diri.

Sebutkan nama lengkap, NIM, dan kelas pada awal chat.

Dengan begitu, dosen kemungkinan bisa lebih memahami kebutuhanmu dan memberi informasi yang kamu butuhkan.

Jika chat terkait dengan mata kuliah tertentu, jangan lupa sebutkan nama mata kuliahnya karena umumnya seorang dosen tidak hanya mengajar 1 mata kuliah saja.

3. Gunakan bahasa yang sopan dan formal

Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar. Hindari bahasa gaul dan emoji yang berlebihan.

Sapa dosen dengan gelar dan nama lengkap, seperti “Selamat pagi, Prof. Rini”.

Sapaan ini juga merupakan salah satu cara menghormati mereka dan memperlihatkan kesopananmu.

Untuk lebih menunjukkan kesopanan, menurut Universitas Pasundan, kamu bisa meminta maaf di awal jika pesanmu mungkin akan mengganggu dosen di tengah aktivitasnya yang padat.

Jangan menggunakan capslock atau huruf kapital berlebihan serta mengirim pesan dengan nada yang kasar atau menuntut.

4. Sampaikan pertanyaan dengan jelas

Cara chat dosen selanjutnya yang perlu kamu perhatikan adalah efektivitas isi pesan. Artinya, hindari mengirim pesan terlalu panjang yang bertele-tele.

Jika ingin bertanya, rumuskan pertanyaan dengan jelas dan spesifik.

Jelaskan terlebih dahulu materi yang ingin ditanyakan, kemudian ajukan pertanyaan yang to the point.

5. Hindari melakukan spam

Dosen mungkin tidak selalu bisa langsung membalas chat-mu. Tunggulah dengan sabar dan jangan spam chat atau mengirim banyak chat berkali-kali.

Spam chat tentu akan meninggalkan kesan yang cukup buruk.

Jika tidak dibalas dalam waktu yang wajar seperti lebih dari 3 hari atau berminggu-minggu, kirimkan chat pengingat dengan sopan.

6. Gunakan platform chat yang tepat

Beberapa dosen punya preferensi platform chat yang mau mereka gunakan untuk berkomunikasi dengan mahasiswa.

Secara umum, platform yang paling sering digunakan adalah email.

Apabila mereka tidak keberatan dihubungi melalui platform pribadi seperti WhatsApp, kamu bisa mengirim pesan lewat aplikasi tersebut.

7. Sampaikan terima kasih dan penutup

Terakhir, jangan lupa tutup pesan dengan mengucapkan terima kasih atas waktu dan respons dosen.

Gunakan kata penutup yang sopan, seperti “Terima kasih atas waktunya, Bu” atau “Salam hormat”.

Contoh dan Template Chat untuk Dosen

Setelah mempelajari etika dan cara mengirim chat kepada dosen, berikut ada beberapa contoh sekaligus template chat dengan keperluan yang beragam.

1. Bertanya materi atau tugas di kelas

Template chat:

“[salam pembuka], Pak/Bu [nama dosen], mohon maaf mengganggu waktunya. Saya [nama lengkap, NIM, kelas/mata kuliah], izin bertanya terkait tugas [rincian tugas secara singkat]. [Tuliskan pertanyaanmu secara jelas]. Terima kasih banyak, [Pak/Bu] atas waktunya, [salam penutup].”

Contoh chat:

Selamat sore, Pak Rian, mohon maaf mengganggu waktunya. Saya Ahmad Azmi, NIM 6600128, dari mata kuliah Dasar-Dasar Humas kelas 4C, izin bertanya terkait tugas studi kasus CSR perusahaan. Apakah kami diperbolehkan untuk menggunakan referensi selain dari jurnal penelitian? Terima kasih banyak, Pak atas waktunya, selamat sore.

2. Meminta jadwal bimbingan skripsi

Template chat:

“[salam pembuka], Pak/Bu [nama dosen], mohon maaf mengganggu waktunya. Saya [nama lengkap, NIM], mahasiswa bimbingan skripsi [Bapak/Ibu]. Saya izin ingin berkonsultasi mengenai pengerjaan bab I skripsi saya yang akan membahas [topik penelitian]. Kira-kira, kapan saya bisa bertemu [Bapak/Ibu] untuk bimbingan dan konsultasi? Saya akan menyesuaikan dengan jadwal [Ibu/Bapak]. Terima kasih banyak, [Pak/Bu] atas waktunya, [salam penutup].”

Contoh chat:

Selamat siang, Bu Nuri, mohon maaf mengganggu waktunya. Saya Ahmad Azmi dengan NIM 6600128, mahasiswa bimbingan skripsi Ibu. Saya izin ingin berkonsultasi mengenai pengerjaan bab I skripsi saya yang akan membahas strategi kampanye politik di media sosial. Kira-kira, kapan saya bisa bertemu Ibu untuk bimbingan dan konsultasi? Saya akan menyesuaikan dengan jadwal Ibu. Terima kasih banyak, Bu atas waktunya. Selamat siang.

3. Mengurus administrasi akademik

Template chat:

“[salam pembuka], Pak/Bu [nama dosen], mohon maaf mengganggu waktunya. Saya [nama lengkap, NIM/angkatan], mahasiswa bimbingan akademik [Bapak/Ibu]. Saya izin ingin berkonsultasi mengenai [keperluan administrasi akademik]. Kira-kira, kapan saya bisa bertemu [Bapak/Ibu] untuk bimbingan akademik? Terima kasih banyak atas waktunya, [Pak/Bu]. [Salam penutup].”

Contoh chat:

Selamat Pagi, Pak Rangga, mohon maaf mengganggu waktunya. Saya Ahmad Azmi, NIM 6600128, mahasiswa bimbingan akademik Bapak angkatan 2021. Saya izin ingin berkonsultasi mengenai kendala pengisian KRS di semester ini. Kira-kira, kapan saya bisa bertemu Bapak untuk bimbingan akademik? Terima kasih banyak atas waktunya, Pak. Selamat pagi.

Demikian pembahasan mengenai etika serta cara chat dosen, hingga beberapa contoh dan template-nya.

Kalau kamu masih butuh lebih banyak penjelasan dan tips seputar dunia perkuliahan, ayo baca artikel lain di Glints Blog!

Kamu bisa temukan pembahasan lain yang tak kalah penting seputar panduan umum proses akademik di kuliah.

Seperti bobot penilaian di kuliah, KRS dan KHS, serta istilah-istilah penting lainnya di perkuliahan.

Tertarik? Klik link ini untuk temukan kumpulan artikel terbarunya!