Analisis Beban Kerja Karyawan Untuk Kesejahteraan Perusahaan

Untuk mengetahui kebutuhan karyawannya, setiap perusahaan diwajibkan melakukan analisis beban kerja. Analisis beban kerja sendiri merupakan sebuah metode untuk menghitung berapa beban kerja suatu divisi/sub divisi dalam sebuah perusahaan. Selain itu, analisis beban kerja juga menghitung berapa jumlah SDM yang harus mengisi divisi/sub divisi tersebut.

Analisis beban kerja memberi manfaat tersendiri bagi perusahaan. Analisis beban kerja membuat perusahaan mampu menyusun dan memenuhi kebutuhan karyawan dan perusahaan. Dengan terpenuhinya kebutuhan karyawan dan perusahaan, maka perusahaan secara tidak langsung telah menyejahterakan karyawan bahkan perusahaan itu sendiri.

Lantas, bagaimana cara melakukan analisis beban kerja itu sendiri? Simak pembahasannya di bawah ini!

1. Carilah data yang menunjang analisis beban kerja yang anda lakukan

© Freepik.com

Cara pertama untuk melakukan analisis beban kerja adalah mencari data penunjang terlebih dahulu. Adapun data penunjang analisis beban kerja yang harus dicari antara lain: divisi apa saja yang ada di perusahaan; waktu yang diperlukan dalam melakukan suatu pekerjaan; komponen dan standar beban kerja; kebutuhan tiap divisi; serta hasil observasi terhadap kinerja karyawan. Data-data tersebut harus dicari dengan sejumlah langkah, di mana langkah-langkah tersebut antara lain:

a. Menentukan level di tiap posisi/divisi yang ada di perusahaan

Langkah atau cara pertama dalam mencari data untuk analisis beban kerja adalah menentukan level. Adapun hal yang harus ditentukan levelnya adalah posisi atau divisi yang ada di perusahaan. Tentukanlah level tiap divisi di perusahaan Anda mulai dari terendah ke tertinggi atau bisa juga sebaliknya. Tinggi dan rendahnya level divisi sendiri bisa Anda tentukan berdasarkan sejumlah indikator, seperti: tanggung jawab atau gaji yang didapat oleh karyawan di divisi tersebut.

b. Memperkirakan waktu kerja yang diterapkan

Setelah menentukan level tiap divisi, langkah selanjutnya yang harus diambil adalah memperkirakan waktu kerja. Adapun waktu kerja yang harus diperkirakan adalah waktu kerja yang diterapkan perusahaan kepada para karyawan. Memperkirakan waktu kerja sangatlah penting karena waktu kerja menjadi salah satu hal penting dalam melakukan analisis beban kerja.

c. Memperkirakan waktu kerja yang diterapkan

Setiap karyawan yang ada di tiap divisi perusahaan pasti mempunyai beban kerja yang ditanggung. Agar dapat memudahakan analisis beban kerja, pastikan Anda mampu menentukan komponen apa saja yang menjadi beban kerja tiap karyawan. Adapun beberapa contoh komponen tersebut antara lain: kuantitas pekerjaan yang harus diselesaikan perharinya; kualitas seperti apa yang harus dia capai dalam tiap pekerjaannya.

d. Menetapkan standar beban kerja berdasarkan komponen beban kerja

Setelah berhasil menentukan komponen beban kerja, Anda diharuskan menetapkan standar dari beban kerja tiap karyawan. Standar beban kerja sendiri bisa ditentukan baik itu berdasarkan komponen beban kerja yang diketahui sebelumnya, maupun dari kapasitas karyawan itu sendiri.

Contoh standar kerja: setiap karyawan minimal harus menyelesaikan 3 buah tugas perharinya; atau setiap karyawan harus membuat laporan dengan sedetail-detailnya tanpa ada kesalahan data dan pengetikan di dalamnya.

e. Mengetahui kebutuhan tiap divisi

Setiap divisi di perusahaan pasti memerlukan sejumlah kebutuhan. Guna melakukan analisis beban kerja, Anda sebaiknya harus mengetahui kebutuhan tiap divisi di perusahaan Anda. Kebutuhan tiap divisi di perusahaan Anda nantinya akan menjadi bahan yang akan Anda pakai dalam melakukan analisis beban kerja.

f. Melakukan wawancara dan pengamatan langsung

Langkah terakhir untuk mengumpulkan data penunjang analisis beban kerja adalah wawancara. Wawancara sendiri tentu haruslah dengan phak karyawan perusahaan Anda. Adapun hal-hal yang harus Anda tanyakan dalam wawancara haruslah berkisar soal sejauh mana mereka menjalani pekerjaan, serta menanggung beban kerja yang ada. Pastikan Anda telah menyusun dengan baik pertanyaannya terlebih dulu, supaya Anda tidak kebingungan saat menanyai narasumber, serta supaya Anda mendapat jawaban yang diharapkan.

Lakukan pula pengamatan langsung saat karyawan tengah bekerja. Pastikan karyawan Anda tidak menyadari bahwa mereka tengah diamati langsung oleh Anda. saat melakukan pengamatan, pastikan bahwa yang Anda amati adalah cara karyawan Anda dalam mengerjakan tugas, serta mengatasi segala beban pekerjaan mereka.

2. Lakukan analisis beban kerja dan buatlah kesimpulan dari analisis beban kerja tersebut

© Freepik.com

Setelah data-data yang dibutuhkan terkumpul, maka langkah selanjutnya yang harus Anda lakukan adalah melakukan analisis beban kerja itu sendiri. Caranya adalah dengan mengolah kesemua data yang telah dikumpulkan tersebut, lalu kemudian melakukan perhitungan beban kerja dengan rumus: Beban Kerja = Volume x Norma Waktu.

Volume sendiri merupakan kuantitas atau kualitas dari pekerjaan yang dilakukan karyawan, sedangkan norma waktu adalah durasi kerja yang ditentukan pihak perusahaan. Perhitungan tersebut mesti dilakukan untuk beban kerja di tiap divisi perusahaan Anda. Dengan begitu, Anda pun akan menjadi tahu berapa beban kerja yang ditanggung karyawan di tiap divisinya.

Setelah menghitung beban kerja, hitung pula berapa jumlah kebutuhan karyawan per divisi. Hal ini dilakukan untuk memenuhi salah satu fungsi analisis beban kerja, yaitu sebagai penentu berapa jumlah karyawan yang dibutuhkan di tiap divisi perusahaan.

Namun, sebelum melakukan perhitungan tersebut, baiknya tentukan dulu jam kerja efektif pertahun. Adapun rumus untuk melakukan perhitungan ini adalah: jumlah hari kerja pertahun x jam kerja x 60 menit.

Sesudah menghitung jam kerja efektif per tahun, barulah Anda hitung berapa jumlah karyawan yang dibutuhkan untuk tiap divisi dengan rumus: beban kerja perdivisi dibagi jam kerja efektif pertahun.

Selesai melakukan semua perhitungan di atas, Anda kemudian diharuskan untuk melakukan kesimpulan dari analisis beban kerja yang telah dilakukan. Simpulkanlah apakah beban kerja yang diterima karyawan perdivisi selama ini ideal atau tidak, serta berapakah jumlah karyawan yang dibutuhkan untuk tiap divisi perusahan Anda. Kesimpulan dari analisis beban kerja tersebut nantinya akan dijadikan bahan evaluasi perusahaan untuk ke depannya.

Demikianlah pembahasan mengenai cara analisis beban kerja yang mungkin bisa Anda terapkan di perusahaan Anda. Dengan melakukan sejumlah cara di atas, diharapkan Anda mampu membuat analisis beban kerja yang baik untuk perusahaan, sehingga Anda tahu berapa beban kerja tiap karyawan Anda, serta berapa jumlah karyawan yang dibutuhkan untuk tiap divisi perusahaan Anda.

Anda pun kemudian menjadi lebih mampu menerapkan beban kerja yang ideal untuk karyawan Anda. Tak sampai di situ saja, Anda juga bisa mengisi tiap divisi di perusahaan Anda dengan jumlah karyawan yang sesuai. Dengan begitu, karyawan dan perusahaan pun secara tak langsung telah Anda sejahterakan lewat hasil analisis beban kerja yang sudah Anda lakukan.

Seperti yang sudah disebutkan di atas, bahwa salah satu tujuan analisis beban kerja adalah untuk menentukan jumlah karyawan yang dibutuhkan di tiap divisi.

Jika Anda tengah membutuhkan karyawan untuk mengisi beberapa divisi perusahaan Anda, maka Anda bisa mengikuti Glints TalentHunt yang akan mempertemukanmu dengan sejumlah kandidat kompeten. Jika tidak, Anda bisa sign up di laman Glints untuk memasang lowongan kerja di sana. Semoga Anda mendapat karyawan yang Anda inginkan!