Tips Agar Absen Karyawan Berkurang

Apakah Anda bekerja sebagai seorang HR atau bahkan seorang pemilik perusahaan? Kalau begitu, berarti Anda sering berhadapan dengan masalah absen karyawan. Permasalahan yang satu ini memang perlu mendapat perhatian khusus karena dapat berdampak pada kinerja karyawan lainnya, bahkan dapat merugikan perusahaan.

Selain itu, masalah absen karyawan sesungguhnya juga dapat merugikan karyawan itu sendiri. Jika ia kedapatan absen melebihi jumlah yang ditentukan perusahaan, artinya terdapat kemungkinan ia akan menerima surat peringatan (SP). Lebih buruk dari itu, seorang karyawan bisa diputuskan hubungan kerjanya jika tidak memperbaiki masalah absennya.

Alasan absen karyawan tentunya bermacam-macam. Beberapa di antaranya yang biasa digunakan karyawan adalah sakit, ada anggota keluarga yang meninggal, dan adanya urusan keluarga. Sayangnya, sebagai HR Anda tidak akan selalu mengetahui kebenaran di balik alasan-alasan tersebut. Meski demikian, Anda dapat mengurangi dan mengatasi permasalahan absen karyawan tersebut dengan tips-tips berikut.

Tips Agar Absen Karyawan Berkurang

© Pintek.id

1. Memberi perlakuan yang sama pada setiap karyawan

Tak dapat dipungkiri bahwa tak sedikit karyawan yang merasa diperlakukan secara berbeda dari karyawan lainnya. Karena alasan inilah seorang karyawan dapat kehilangan semangat kerjanya dan memilih untuk sering absen kerja.

Hal tersebut tentunya dapat merugikan perusahaan, terlebih jika pekerjaan karyawan lainnya bergantung atau membutuhkan kehadiran karyawan yang sering melakukan absen tersebut. Terutama, jika pekerjaan karyawan tersebut berhubungan dengan pelayanan seperti custumer support, technical support providers, atau berhubungan dengan pelayanan kesehatan.

Namun, jika terdapat karyawan yang terlanjur sering melakukan absen karena merasa dibedakan perlakuannya, sebaiknya Anda segera mencari penggantinya.

2. Mengelola absen karyawan

Mengelola absensi perlu Anda lakukan agar ketidakhadiran karyawan tersebut dapat dikontrol dan menghindari kemungkinan absen yang semakin banyak.

Pastikan karyawan yang berencana tidak masuk kerja untuk menelepon atau mengabari supervisor, atau pun atasan yang bertanggung jawab atas pekerjaannya. Jika karyawan tersebut terlalu sering tidak masuk kerja bahkan tanpa izin, supervisor tersebut sebaiknya segera berbicara langsung dengannya saat ia kembali masuk kerja.

Seorang supervisor perlu mendorong kehadiran karyawan tersebut dengan bertanya alasan dari ketidakhadirannya dan memberi saran yang tepat jika ternyata ia memiliki sebuah masalah. Selain itu, memberi tahu dan menekankan dampak dari ketidakhadirannya bagi perusahaan dan rekan kerjanya juga perlu dilakukan.

Meski Anda harus menjelaskan dampak dari absen karyawan tersebut selama ini, perlu Anda perhatikan bahwa percakapan dua mata tersebut sebaiknya dilakukan dengan nada bicara yang tidak menyalahkan.

3. Mengubah fleksibilitas tempat dan waktu kerja

Kebanyakan perusahaan mengharuskan karyawannya untuk bekerja penuh di dalam kantor. Hal inilah yang terkadang memaksa karyawan untuk akhirnya memilih absen kerja, terutama jika sebenarnya ia memiliki urusan mendesak di luar kantor seperti menemani keluarga di rumah sakit.

Jika memungkinkan, izinkan karyawan tersebut untuk bekerja di luar kantor atau bekerja pada jam di luar jam kantor yang seharusnya. Contohnya, karyawan yang harus menemani keluarganya di rumah sakit dapat bekerja secara remote. Lalu karyawan yang harus melakukan pemeriksaan ke dokter dapat bekerja di atas jam kerja jika pemeriksaan dilakukan pagi hari, dan dapat meninggalkan kantor lebih cepat jika pemeriksaan tersebut dilakukan di siang hari atau sebelum jam kerja selesai.

Menurut Departemen Tenaga Kerja Amerika Serikat, wanita lebih sering bermasalah dengan absen kerja karena hal-hal yang berkaitan dengan keluarga seperti yang disebutkan di atas. Maka dari itu fleksibilitas tempat kerja sebaiknya dipertimbangkan untuk diberikan pada karyawan untuk menghindari absen.

Fleksibilitas ini juga dapat termasuk pembagian kerja karyawan yang bersangkutan dengan karyawan lainnya, penjadwalan hari dan waktu kerja yang fleksibel, serta pemberian izin kerja di luar kantor atau remote. Seluruh peraturan tersebut tentunya tetap harus berada di bawah pengawasan supervisor.

4. Penghargaan dan apresiasi untuk karyawan

Percayakah Anda bahwa sebuah penghargaan atau apresiasi bagi seorang karyawan merupakan hal yang cukup berarti? Bagi karyawan yang sedang jenuh bekerja dan memilih absen, dua hal tersebut sedikit banyak dapat membawa perubahan.

Sebagian besar kebijakan hanya terpaku pada sanksi yang diberikan pada karyawan yang sering absen kerja. Tanpa disadari, hal tersebut dapat mengakibatkan karyawan yang bersangkutan menjadi semakin jenuh dan malah untuk bekerja, lalu memilih absen.

Untuk itu, perlu dilakukan penyeimbangan antara memberi sanksi bagi karyawan yang terlalu banyak absen, dan memberi penghargaan dan apresiasi pada karyawan dengan kehadiran yang baik.

Contohnya, Anda dapat memberi hadiah berupa materi atau hari libur bagi karyawan dengan jumlah kehadiran, termasuk ketepatan masuk kerja yang baik. Anda juga dapat memberi penghargaan jika karyawan yang awalnya sering absen kerja dapat mengubah kehadirannya menjadi lebih baik dalam jangka waktu yang ditentukan.

Penghargaan dan apresiasi ini dapat Anda lakukan selama kurun waktu satu semester sekali. Memberi terlalu banyak penghargaan berupa hadiah pada karyawan pun dapat merugikan perusahaan, untuk itu keseimbangan antara keduanya.

5. Budaya disiplin

Ketika mendengar kata disiplin, rata-rata orang akan membayangkan proses yang keras layaknya yang tentara lakukan di tempat pelatihan. Padahal, dengan menciptakan budaya disiplin di kantor, tingkat absen karyawan dapat berkurang karena mental karyawan sudah dilatih untuk menjadi disiplin.

Anda dapat mencoba untuk mulai mengatur jadiwal piket kecil-kecilan bagi karyawan, seperti piket membersihkan ruang kerja sekali dalam seminggu. Selain itu, Anda juga dapat mendisiplinkan waktu rapat dan memberi sanksi kecil bagi karyawan yang datang terlambat.

Proses mendisiplinkan karyawan ini tidak perlu dilakukan dengan cara yang keras. Jika sudah dilakukan secara teratur, karyawan akan terbentuk menjadi seorang yang bermental disiplin dan dapat berdampak pada meningkatnya kehadiran kerja di kantor.

Dengan penawaran kompensasi yang menarik, mudahkan juga proses mencari karyawan yang tepat dengan Glints TalentHunt yang membantu Anda menemukan kandidat terbaik dengan kualifikasi yang dibutuhkan perusahaan. Dapatkan lebih banyak pelamar dengan sign-up di Glints lalu posting lowongan kerja yang sedang Anda buka, gratis!