Meningkatkan Produktivitas dengan Sistem Absensi Karyawan Terbaru

Isi kepala dan kepribadian setiap karyawan berbeda satu sama lain. Tak heran, pihak Sumber Daya Manusia perlu cara yang efektif untuk mengelola para karyawan. Salah satu tantangan dalam mengelola karyawan adalah menciptakan sebuah sistem absensi karyawan yang efektif.

Kehadiran karyawan sendiri merupakan hal penting dalam sebuah perusahaan. Salah satu media ternama Amerika Serikat, The Balance, menyebut bahwa sistem absensi karyawan yang buruk akan mengurangi tingkat keterikatan dan hubungan kondusif karyawan pada sebuah perusahaan.

Menurut salah satu pakar Sumber Daya Manusia, Felicia Fields, absensi karyawan bukan hanya sekedar catatan bagi sebuah perusahaan. Namun juga menjadi patokan ketepatan waktu dan integritas karyawan dalam melakukan sebuah tugas dan pekerjaan. Maka dari itu, pengusaha tidak cukup hanya memantau dan wajib memilih sistem absensi karyawan yang tepat.

Di era digital, absensi karyawan melalui kertas sudah mulai ditinggalkan. Banyak perusahaan pun memilih beralih ke bentuk digital, di mana tak perlu ada perputaran kertas absen. Beberapa perusahaan memilih absensi karyawan dalam sistem cloud yang merupakan gabungan pemanfaatan teknologi komputer dan pengembangan berbasis internet.

Tak perlu panjang lebar, berikut adalah beberapa metode sistem yang bisa dicoba oleh setiap perusahaan.

1. Sistem absensi sidik jari

Sistem absensi sidik jari adalah sistem absensi karyawan yang familiar. Cara kerjanya sederhana. Cukup dengan merekam sidik jari setiap karyawan, kemudian karyawan dapat absen dengan menempelkan jari yang telah direkam pada mesin absensi. Penyimpanan data sistem absensi karyawan model ini cukup efektif dan akurat.

Kendala yang mungkin dihadapi jika menggunakan sistem absensi karyawan ini adalah pada proses pendeteksian atau pendataan sidik jari karyawan. Terdapat banyak kejadian error karena mesin ini sensitif pada keadaan sidik jari yang dideteksi. Biaya perawatan yang perlu dikeluarkan perusahaan untuk menjaga kestabilan kualitas mesin sidik jari pun cukup besar.

Absensi karyawan berbasis digital menggunakan kata kunci yang diberikan kepada setiap karyawan. Dengan sistem absensi karyawan berbasis data, karyawan harus memasukkan kata kunci pada alat absensi digital yang telah dipasang di kantor sebagai bukti hadir. Sistem ini menjadi alat paling populer untuk melacak absensi setiap karyawan pada perusahaan.

Kekurangan dari sistem absensi karyawan digital ini adalah banyak waktu yang terbuang percuma, karena seorang karyawan harus memasukkan data pribadi terlebih dahulu agar dapat melakukan absensi, baru kemudian memasukkan kata kunci. Kecurangan juga mungkin terjadi karena titip absen bisa saja dilakukan.

3. Sistem absensi menggunakan web

Cara lain mengabsen karyawan adalah menggunakan jasa beberapa vendor melalui web. Keuntungan menggunakan sistem absensi karyawan jenis ini adalah karyawan dapat mengakses atau melakukan absen di mana saja. Karyawan hanya perlu memasukkan nama masing-masing beserta kata kunci atau password yang mereka daftarkan di perusahaan.

Perusahaan yang memiliki banyak cabang di berbagai daerah, atau mempekerjakan banyak pekerja remote atau paruh waktu, lazimnya menggunakan sistem absensi karyawan model ini. Tentunya, bagian Sumber Daya Manusia akan lebih mudah mengelola absensi karyawan karena sistem terhubung dengan internet sehingga dapat terintegrasi kapanpun dan di manapun.

4. Sistem absensi biometrik

Biometrik menjadi sistem absensi karyawan yang biasa digunakan perusahaan. Sistem absensi karyawan ini mencakup semua yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam mengelola absensi karyawan. Penggunaan aplikasi absensi yang lebih praktis ditambah adanya pencatatan kehadiran karyawan yang lebih akurat, akan membuat karyawan sulit melakukan kecurangan.

Selain itu, harga untuk pemasangan sistem absensi karyawan ini cenderung terjangkau jika dibandingkan dengan sistem yang lain. Ruang untuk penyimpanan data absensi karyawan juga lebih besar, bahkan terkadang tidak terbatas. Sistem ini setidaknya bisa jadi solusi bagi perusahaan berskala besar yang memiliki banyak karyawan.

5. Sistem absensi kartu (magnetic card)

Selanjutnya, ada sistem absensi karyawan lain yang bisa diterapkan perusahaan, yakni sistem absensi kartu (magnetic card). Sistem ini mirip dengan sistem kunci kamar hotel. Setiap karyawan akan diberikan media kartu magnetik untuk absensi. Cukup dengan menggesek kartu magnetik pada slot mesin, kehadiran karyawan akan langsung terdeteksi oleh mesin.

Pemakaian sistem absensi karyawan dengan menggunakan kartu ini lebih praktis untuk karyawan. Dari sisi biaya juga cukup terjangkau oleh perusahaan. Kekurangan sistem absensi karyawan ini adalah kartu absen yang mudah rusak. Ditambah potensi rapuhnya kartu karena tergesek dompet atau terkena hujan, membuat penggunaan kartu ini terkadang tak menguntungkan.

Meski kadang dianggap sepele, absensi karyawan adalah hal penting bagi sebuah perusahaan. Namun, jika Anda masih merasa kesulitan untuk menemukan kandidat terbaik untuk perusahaan Anda, Glints TalentHunt siap membantu dalam menemukan kandidat terbaik dan sesuai kualifikasi.