Admin Produksi: Definisi, Tugas, Kualifikasi dan Skill yang Dibutuhkan
Isi Artikel
Admin produksi adalah salah satu fungsi yang sangat penting di perusahaan manufaktur.
Tugasnya tentu berbeda dengan staf administrasi pada umumnya.
Otomatis, kualifikasi dan keahlian yang perlu disiapkan juga akan berbeda.
Jika kamu sedang mempertimbangkan profesi ini, ayo simak rangkuman dari Glints berikut agar dapat memahami seluk-beluk admin produksi lebih jauh lagi!
Definisi Admin Produksi
Dilansir dari Climb the Ladder, admin produksi adalah seseorang yang bertugas untuk mengelola keperluan administrasi pada keseluruhan proses produksi.
Ini penting untuk dilakukan agar proses produksi dapat berjalan dengan lancar, mulai dari tahap persiapan bahan baku hingga menghasilkan barang jadi.
Meski tugasnya mencakup keperluan administrasi atau pengolahan data saja, admin produksi tetap harus berkolaborasi dengan semua orang di dalam tim.
Tak hanya itu, mereka juga mungkin akan berkoordinasi dengan banyak pihak, seperti departemen keuangan, divisi pengiriman, konsumen, supplier, dan lain-lain.
Tugas dan Tanggung Jawab Admin Produksi
Dilansir dari My Careers Future, tugas dan tanggung jawab admin produksi di antaranya adalah sebagai berikut.
- Menyusun dan mencatat data produksi, yang biasanya meliputi catatan dan laporan volume produksi, konsumsi bahan baku, kontrol kualitas, dan aspek lainnya.
- Menyusun dan merekam data produksi dari berbagai dokumen, seperti pesanan pelanggan, tiket kerja, spesifikasi produk, dan lembar produksi pekerja individu.
- Mengikuti prosedur pencatatan yang ditentukan, menggunakan komputer, dan alat tulis lainnya.
- Mengelola dokumen yang digunakan dan disiapkan dengan baik dan terorganisasi.
- Membuat salinan atau hasil scan korespondensi atau dokumen lainnya.
- Mengarsipkan dokumen produksi baik secara elektronik atau dalam bentuk hard copy.
- Menjawab telepon dan memberikan informasi kepada penelepon atau mengalihkan panggilan ke petugas yang sesuai.
- Berkomunikasi dengan pelanggan dan/atau vendor, sebagaimana ditugaskan.
- Memberikan dukungan administratif ke berbagai departemen dan fungsi, yang dapat mencakup produksi, penjualan, quality control, pembelian, layanan pelanggan, dan keuangan.
- Bertanggung jawab untuk melengkapi dan memelihara semua persyaratan terkait pengiriman, seperti dokumen dan pengaturan pengiriman.
- Menyiapkan dokumentasi ekspor, label pengiriman, faktur komersial, dan/atau deklarasi ekspor pengirim untuk semua pengiriman internasional.
Kualifikasi Admin Produksi
Bagi kamu yang mulai mempertimbangkan jalur karier sebagai admin produksi, kualifikasi yang harus kamu siapkan di antaranya adalah sebagai berikut.
1. Pendidikan
Umumnya perusahaan akan mencari lulusan ilmu administrasi atau manajemen bisnis.
Akan tetapi, tidak sedikit juga perusahaan yang menerima lulusan dari jurusan lain yang masih relevan, atau selama kandidat memiliki skill yang mereka cari.
2. Pengalaman
Bagi fresh graduate yang ingin melamar di posisi entry level biasasnya sangat dianjurkan untuk memiliki sekitar 1 tahun pengalaman kerja.
Pengalaman ini bisa kamu dapatkan dari kegiatan magang, volunteer, project acara, dan lain sebagainya.
Usahakan untuk mengisi posisi yang erat kaitannya dengan administrasi agar pengalamanmu relevan.
Skill yang Dibutuhkan Admin Produksi
Seorang admin produksi tentu harus mempunyai administrative skill yang kuat.
Lebih dari itu, Zip Recruiter menyebutkan beberapa skill lain yang paling sering dicari perusahaan dari seorang kandidat admin produksi. Yuk, disimak!
1. Microsoft Office
Pekerjaan admin produksi sangat mengandalkan software pengolahan data, termasuk Microsoft Excel dan Word.
Tiap perusahaan mungkin akan menggunakan software yang berbeda-beda. Oleh karena itu, kamu perlu menyiapkan bekal keahlian Microsoft Office dan literasi komputer sebagai dasar yang kuat.
Di zaman sekarang, ini merupakan hard skill yang pasti dimiliki oleh semua orang.
Oleh karena itu, kamu dapat berusaha mengungguli kandidat lain dengan cara memperoleh sertifikasi Microsoft Office.
2. Data entry
Ini merupakan keterampilan yang sangat umum di bidang administrasi.
Skill data entry ini mencakup:
- Kemampuan menggunakan software pengolah data.
- Kemampuan mengumpulkan data dari berbagai sumber dan dokumentasi.
- Kemampuan mengetik dengan akurat dan cepat.
3. Invoicing
Hard skill selanjutnya yang harus dimiliki admin produksi adalah invoicing.
Invoice adalah dokumen komersial yang berfungsi untuk mencatat transaksi antara penjual dan pembeli.
Jadi, invoicing adalah kegiatan mengelola dan mendokumentasikan bukti transaksi tersebut.
Proses produksi pasti melibatkan jual beli bahan baku, peralatan produksi, dan transaksi lainnya dengan vendor supplier.
Sebagai production administrator, kamu harus dapat menata dokumen dan memahami alur invoicing dengan baik.
4. Manajemen vendor
Manajemen vendor adalah suatu upaya yang memungkinkan perusahaan mengendalikan biaya, membentuk hubungan baik, dan memitigasi risiko untuk mendapatkan layanan yang unggul dari vendor.
Dalam rangka pengadaan barang atau bahan baku secara rutin, perusahaan biasanya bekerja sama dengan sejumlah vendor berbeda.
Nah, dalam proses tersebut pasti melibatkan proses administrasi yang tidak singkat. Jadi, manajemen vendor adalah keahlian yang harus dimiliki oleh admin produksi.
5. Komunikasi
Hampir semua bagian tugas di atas pasti melibatkan upaya komunikasi.
Kamu harus bisa berkomunikasi secara efektif, baik secara lisan maupun tulisan.
Dengan begitu, tim dapat meminimalkan miskomunikasi agar proses produksi dapat berjalan lancar.
6. Detail-oriented
Seorang admin produksi harus memperhatikan detail semaksimal mungkin.
Tugasmu melibatkan banyak sekali disiplin ilmu, mulai dari pengarsipan, pengolahan data, procurement, hingga budgeting.
Latihlah fokus dan ketelitianmu agar dapat menjalani tugas dengan optimal.
Bila terjadi kesalahan, kamu juga harus berlatih untuk tetap tenang dan berpikir rasional supaya dapat memikirkan solusi terbaik.
Demikian penjelasan Glints tentang profesi yang satu ini. Intinya, admin produksi adalah seseorang yang tidak hanya harus mengerti ilmu administrasi tetapi juga proses produksi.
Bagaimana? Sudah yakin ingin memulai karier di bidang ini? Jika belum dan masih ingin menjelajahi pilihan karier lainnya, yuk, baca lebih banyak artikel di Glints Blog!
Ada banyak sekali pembahasan mengenai berbagai prospek karier yang bisa kamu baca di sana secara gratis.
Jadi, kamu bisa dapat lebih banyak referensi terutama jika sedang mengeksplorasi berbagai pilihan karier.
Tertarik? Ayo klik link ini sekarang juga untuk temukan kumpulan artikelnya!
