Ngày đăng: 17/06/2022 | Không có phản hồi
Ngày cập nhật: 11/07/2022
Bạn đã biết cách xin tài trợ hiệu quả cho một sự kiện nào đó chưa? Nếu đã từng là sinh viên và tham gia ban đối ngoại của một câu lạc bộ, chắc hẳn bạn sẽ không còn quá xa lạ với hoạt động xin tài trợ này.
Khi mỗi sự kiện được tổ chức, kinh phí luôn là vấn đề được quan tâm hàng đầu. Nó thậm chí còn quyết định nếu một sự kiện có được tổ chức hoàn hảo hay không.
Để có được nguồn kinh phí tỏ chức thành công một sự kiện, cách chúng ta thường làm là xin tài trợ. Vậy làm thế nào để xin tài trợ hiệu quả? Dù là sự kiện/dự án nhỏ hay lớn, quy trình và các mẹo đều có thể được áp dụng tương tự.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách xin tài trợ sự kiện hiệu quả, chuyên nghiệp. Bạn nhớ đọc đến cuối bài để biết thêm các tips hay nhé!
Điều đầu tiên bạn cần làm là xác định tất cả các nhà tài trợ tiềm năng.
Danh sách này sẽ giúp bạn dễ dàng lựa chọn nhà tài trợ và nâng cao khả năng thành công thay vì mất thời gian vào những bên không phù hợp.
Bạn nên dựa vào những tiêu chí sau để tìm nhà tài trợ:
Dựa vào hai tiêu chí trên, bạn có thể thu hẹp danh sách nhà tài trợ của mình.
Trên thực tế, không phải lúc nào nhà tài trợ cũng phải là doanh nghiệp hay tổ chức có liên quan đến tính chất của sự kiện. Bạn cũng có thể xin tài trợ từ một doanh nghiệp kinh doanh và sản xuất ô tô cho chương trình âm nhạc của mình.
Tuy nhiên cách xin tài trợ hiệu quả là tìm đến những bên liên quan nhất có thể. Sau này, đến lúc đàm phán, bạn và nhà tài trợ cũng dễ có tiếng nói chung hơn.
Việc tiếp theo cần làm là xây dựng các gói tài trợ.
Thông thường bạn sẽ không thể đưa ra một mức cố định giống nhau khi xin tài trợ từ tất cả các bên tiềm năng. Mỗi nhà tài trợ có thể đưa ra một con số khác nhau trong ngân sách tài trợ của họ. Chính vì vậy, việc phân chia các gói tài trợ là cần thiết.
Mỗi gói tài trợ sẽ có giá trị và quyền lợi khác nhau cho nhà tài trợ. Bạn cần đặc biệt lưu ý việc xác định quyền lợi của nhà tài trợ một cách rõ ràng, hợp lý, và tách bạch giữa các gói tài trợ.
Ví dụ các gói tài trợ thường thấy được sắp xếp theo thứ tự quyền lợi từ cao xuống thấp:
Quyền lợi của nhà tài trợ phụ thuộc vào tính chất sự kiện, phương cách truyền thông sự kiện của ban tổ chức, v.v.
Một số quyền lợi phổ biến như chèn logo vào video quảng bá sự kiện, đăng bài quảng cáo về nhà tài trợ trên trang chủ/fanpage của sự kiện, v.v.
Bạn không thể đi tay không đến gặp nhà tài trợ. Một bản hồ sơ đầy đủ là vũ khí giúp bạn chinh phục họ.
Một hồ sơ xin tài trợ hoàn chỉnh gồm những gì?
Ban tổ chức có thể lập các hồ sơ khác nhau tuỳ thuộc vào mỗi sự kiện cụ thể.
Tuy nhiên, thông thường một hồ sơ xin tài trợ sẽ bao gồm 8 phần/tài liệu cơ bản sau:
Lưu ý:
Khi đến gặp nhà tài trợ, bạn sẽ không thể chỉ đưa cho họ bộ hồ sơ để họ tự nghiên cứu. Hãy giới thiệu về từng nội dung trong hồ sơ thật mạch lạc, rõ ràng, giống như đang thuyết trình về dự án.
Đó là lý do tại sao người đi xin tài trợ cần có kỹ năng giao tiếp tốt, và khả năng thuyết trình, thuyết phục.
Quan trọng hơn cả là bạn phải hiểu rõ về sự kiện/dự án của mình, đồng thời tìm hiểu kỹ về nhà tài trợ.
Một khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ xin tài trợ, bạn đã sẵn sàng để đến gặp nhà tài trợ rồi đó. Tuy nhiên, cụ thể thời điểm thích hợp nhất để “ra khơi” là khi nào?
Thời gian ban tổ chức bắt đầu chạy tài trợ phù thuộc rất nhiều vào quy mô và kinh phí tổ chức.
Ví dụ đối với những sự kiện cần ngân sách lớn đến hàng trăm, hàng tỷ VNĐ, hồ sơ xin tài trợ có thể phải được gửi đi trước cả 1 năm trời. Nhà tài trợ cần thời gian để cân nhắc mức độ phù hợp của sự kiện với kế hoạch marketing của họ.
Hơn thế nữa, sự cạnh tranh giữa các bên khác nhau để có được xuất tài trợ là điều không tránh khỏi. Do đó, việc nộp hồ sơ xin tài trợ sớm đôi khi cũng là một lợi thế.
Ba tháng cuối năm là thời điểm các doanh nghiệp bắt đầu chốt năm và lên kế hoạch truyền thông cho năm sau. Vậy nên nếu sự kiện của bạn lớn, cần huy động nguồn ngân sách dồi dào, hãy gửi chào tài trợ trong khoảng 3 tháng cuối năm.
Có 3 hình thức tiếp cận nhà tài trợ phổ biến nhất.
Mỗi hình thức có thể khác biệt ít nhiều về cách giao tiếp, ngôn ngữ sử dụng, phương tiện giao tiếp. Khó có thể đánh giá cách xin tài trợ hiệu quả nhất qua hình thức nào.
Nhìn chung điều bạn cần là giao tiếp mạch lạc, rõ ràng, lịch sự, và chuyên nghiệp.
Ngoài những yếu tố cơ bản trên, hãy bổ xung những tips sau vào danh sách cách xin tài trợ hiệu quả của bạn.
Thực tế, người thành công luôn là người có sự chuẩn bị. Trước khi mang sự kiện/dự án của bạn đến với nhà tài trợ, hãy trang bị cho mình những công cụ, kỹ năng cần thiết.
Như đã đề cập ở phần trước, thời điểm xin tài trợ là rất quan trọng. Bạn nên chuẩn bị hồ sơ thật sớm và bắt đầu xin tài trợ ngay khi có thể để nâng cao cơ hội thành công.
Nếu chạy tài trợ quá muộn, có thể sự kiện của bạn sẽ bị ảnh hưởng do không đủ kinh phí để thực hiện.
Đây là điều cực kỳ quan trọng trong cuộc gặp gỡ và đàm phán với nhà tài trợ. Nhà tài trợ cần biết về sự kiện/dự án của bạn nhưng họ cũng cần biết bạn có thể cho họ quyền lợi gì để đổi lấy ngân sách.
Vậy nên, đừng chỉ quá tập trung vào việc giới thiệu bạn có những gì, mà hãy chú ý đến lợi ích mà bạn có thể mang lại cho nhà tài trợ.
Ví dụ, thay vì chỉ nêu ra sự kiện này là gì, về cái gì, có quy mô ra sao, hãy cho nhà tài trợ thấy hình ảnh của họ sẽ được quảng bá ra sao, được nhiều người biết đến như thế nào nếu trở thành nhà tài trợ.
Đây là người quyết định đến 99% thành công trong cuộc xin tài trợ. Vì vậy hãy “chọn mặt gửi vàng”.
Tuỳ vào quy mô sự kiện và yêu cầu của mỗi bên mà số người đến gặp trực tiếp nhà tài trợ có thể khác nhau, từ 1 đến 3 người chẳng hạn.
Nếu có thể, hãy thành lập một đội gồm 3 người với 3 nhiệm vụ khác nhau trong ban xin tài trợ, bao gồm:
Kinh nghiệm xin tài trợ là hãy cử người có tài đối ngoại đến gặp và nói chuyện với nhà tài trợ. Bên cạnh đó người này cần hiểu rõ thông điệp của sự kiện/dự án cũng như mong muốn của nhà tài trợ.
Người đến gặp nhà tài trợ là người đại diện cho cả một đơn vị tổ chức nên nhất định phải thật chuyên nghiệp từ vẻ ngoài đến cách làm việc.
Người này cần có phong thái tự tin vừa đủ, tôn trọng nhà tài trợ, và tích cực đàm phán trên phương diện có lợi cho cả đôi bên (quy tắc win – win).
Khi cần nói hãy nói và khi cần lắng nghe, hãy để nhà tài trợ được nói. Đây không chỉ là cách thể hiện sự tôn trọng đối với nhà tài trợ mà còn là cách để hiểu được điều họ thực sự mong muốn.
Hãy lắng nghe một cách thiện chí nhất và cho nhà tài trợ thấy rằng thứ bạn quan tâm là việc đáp ứng yêu cầu hợp lý của họ chứ không phải là tiền. Hoặc thể hiện nó ra mặt quá rõ ràng.
Đọc thêm: Luyện Tập Kỹ Năng Lắng Nghe Hiệu Quả Khi Giao Tiếp
Glints vừa chia sẻ một số kinh nghiệm xin tài trợ dự án hay sự kiện cơ bản nhất. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết cách xin tài trợ hiệu quả và có thể áp dụng thành công vào trường hợp của mình.
Đừng quên ghé qua Glints Blog để đọc thêm nhiều thông tin hữu ích được đăng tải hàng ngày nhé!
Trả lời