Tanda Tangan Digital, Cara Kekinian Antirepot untuk Setujui Dokumen
Isi Artikel
Sejak pandemi dimulai dan kerja dari rumah menjadi kebiasaan, kita makin merasakan pentingnya teknologi digital untuk bekerja, salah satunya adalah tanda tangan digital atau elektronik.
Tanda tangan elektronik diperkirakan akan semakin digunakan di masa depan.
Nah, jika kamu belum memahami tentang teknologi ini, yuk, simak artikel Glints tentang serba-serbi tanda tangan praktis ini.
Baca Juga: 6 Hal Penting yang Harus Diperhatikan Sebelum Tanda Tangan NDA
Apa Itu Tanda Tangan Digital?
© Blackhawkintelligence.com
Tanda tangan digital atau elektronik adalah tanda tangan baik berupa goresan tangan atau simbol dalam format digital.
Dengan begitu, penggunaannya dikhususkan pada dokumen elektronik dan dilakukan secara virtual.
Menurut Adobe, tanda tangan digital digunakan untuk mendapat persetujuan, sama seperti tanda tangan biasa.
Hanya saja, tanda tangannya dilakukan secara virtual.
Hal ini dapat menggantikan tanda tangan tertulis.
Jadi, dengan tanda tangan elektronik, kita tidak perlu mencetak dokumen, menandatanganinya secara manual, melakukan scan, dan baru mengirimnya.
Cukup langsung tanda tangan di file-nya saja, maka persetujuan yang dilakukan sudah dianggap sah.
Manfaat Tanda Tangan Digital
© Pontomais.com.br
1. Hemat waktu
Tanda tangan digital mempercepat proses tanda tangan.
Untuk membubuhkan tanda tangan elektronik, kamu hanya perlu beberapa detik.
Dokumennya pun langsung siap untuk dikirim tanpa perlu melakukan proses lainnya.
Selain itu, tanda tangan secara virtual membuatmu bisa melakukannya di mana saja, kapan saja, dan di perangkat manapun.
Jadi, jika ada dokumen yang harus secara mendadak ditandatangani, kamu tidak perlu khawatir.
2. Persetujuan dan implementasi keputusan yang lebih cepat
Jika kamu bekerja di lingkungan yang serba cepat, penyederhanaan proses kerja menjadi sangat penting.
Tentunya, salah satunya dapat dilakukan dengan melakukan tanda tangan secara digital.
Karena prosesnya cepat, persetujuan terhadap suatu proyek atau keputusan lainnya menjadi lebih singkat juga.
Dengan begitu, kamu bisa langsung melaksanakan hal tersebut tanpa menunggu proses yang lambat.
3. Meningkatkan produktivitas
Dengan bisa menandatangani dokumen lebih cepat, tentunya produktivitasmu bisa meningkat.
Menurut eSign Genie, jika kamu menggunakan sering format dokumen yang sama, tanda tangan bisa langsung disimpan sebagai template dan isi dokumennya dapat diubah sesuai keputusan.
Jadi, kamu bahkan tidak perlu menambahkan tanda tangan berulang-ulang.
4. Menekan biaya
Ternyata, tanda tangan elektronik lebih hemat dibanding tanda tangan secara tradisional.
Hal ini adalah karena kita tidak perlu lagi membeli kertas, mencetak dokumen, menggunakan pulpen untuk tanda tangan, atau bahkan mengirimkan dokumen jika pihak penerimanya jauh.
Selain itu, tanda tangan elektronik juga menurunkan biaya yang diakibatkan kesalahan saat melakukan tanda tangan.
Biasanya, hal ini sering terjadi ketika melakukan tanda tangan secara tradisional.
5. Mengurangi risiko kerusakan dan pemalsuan
Dokumen dalam bentuk kertas berisiko rusak, apalagi jika harus dikirimkan lewat pos.
Nah, dengan tanda tangan digital, kamu bisa langsung menandatangani dokumen di perangkat pilihanmu dan mengirimkannya lewat email atau cara lainnya tanpa harus khawatir ia akan rusak.
Selain itu, sistem tanda tangan elektronik juga meningkatkan keamanan dokumen karena telah memiliki algoritma enkripsi yang canggih.
Jadi, tidak ada yang bisa memalsukan tanda tangan.
Baca Juga: Yuk Pakai 5 Google Chrome Extension Ini untuk Meningkatkan Produktivitas
Legalitas Tanda Tangan Digital
© Onpointlegalleads.com
Dilansir dari Hukum Online, tanda tangan digital atau elektronik diatur keabsahannya dalam Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE).
Selain itu, tanda tangan ini juga diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik (PP PSTE).
Pasal-pasal tersebut menyatakan bahwa tanda tangan jenis ini memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah.
Tentunya, tanda tangan elektronik perlu memenuhi beberapa persyaratan minimum, yaitu:
- data pembuatan tanda tangan elektronik hanya terkait pada penanda tangan
- data pembuatan tanda tangan elektronik hanya berada pada kuasa penanda tangan saat prosesnya dilakukan
- perubahan tanda tangan elektronik setelah penandatanganan dilakukan dapat diketahui
- perubahan pada informasi elektronik yang ditandatangani secara digital dapat diketahui
- terdapat cara untuk mengidentifikasi penanda tangan
- terdapat cara untuk menunjukkan bahwa penanda tangan setuju terhadap informasi elektronik yang ada
Penggunaan Tanda Tangan Digital
© Fool.com
Menurut Jotform, berikut adalah beberapa contoh penggunaan tanda tangan secara virtual dalam berbagai industri dan organisasi:
Kesehatan
Mendapatkan tanda tangan secepat mungkin dari dokter, pasien, dan pihak asuransi di industri kesehatan sangatlah penting.
Dengan tanda tangan digital, waktu yang dibutuhkan untuk mendapat tanda tangan bisa dipersingkat cukup signifikan.
Menurut sebuah riset, proses pengecekan dan waktu mendapatkan tanda tangan dapat dipersingkat dari 11 hari menjadi tiga hari.
Hubungan industri
Tanda tangan elektronik membantu organisasi menjadi lebih teratur.
Dengan cara ini, industri dapat menghubungkan organisasinya dengan organisasi lain dan meningkatkan jaringan lebih cepat dan efektif.
Bisnis kecil dan menengah
Bisnis kecil dan menengah perlu bekerja dengan cepat agar usahanya bisa berkembang pesat.
Menggunakan tanda tangan secara elektronik bisa meningkatkan siklus penjualan, interaksi produk, dan mendukung customer service yang lebih responsif.
Selain itu, penandatanganan kontrak juga menjadi lebih singkat dan bisa dilakukan sesegera mungkin.
Pemerintahan
Tanda tangan dalam bentuk petisi online dapat menimbulkan dampak yang kuat.
Contohnya adalah kasus petisi publik untuk menggagalkan waktu tenggat Brexit di Britania Raya.
Orang-orang mengumpulkan jutaan tanda tangan hanya dalam waktu beberapa bulan berkat penyebaran dan penandatanganannya yang sangat cepat.
Hukum
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, tanda tangan memiliki kekuatan hukum.
Oleh karena itu, ini bisa digunakan oleh notaris, misalnya ketika menangani kasus penandatanganan wasiat dan kasus hukum lainnya.
Keuangan
Hal-hal terkait keuangan juga bisa merasakan manfaat penggunaan tanda tangan elektronik.
Saat ini, formulir kartu kredit dan pinjaman lainnya bisa menggunakan tanda tangan elektronik sehingga lebih mudah bagi orang untuk mendaftar dan mendapat pinjaman.
Baca Juga: Kontrak Kerja dan Hal yang Perlu Kamu Ketahui Sebelum Tanda Tangan
Itulah hal-hal yang perlu kamu ketahui tentang tanda tangan digital.
Selain praktis, ternyata tanda tangan ini juga bersifat lebih ramah lingkungan.
Sudahkah kamu menggunakannya?
Nah, jika kamu bingung untuk memilih aplikasi tanda tangan digital yang tepat.
Yuk, simak rekomendasinya dari Gilnts. Temukan 5 aplikasi yang bisa kamu gunakan di sini!
