7 Tips Menulis Surat Pengunduran Diri Kerja yang Efektif  

Perjalanan hidup memang tidak dapat ditebak. Setelah sekian lama bekerja di suatu perusahaan, kini kamu mendapat kesempatan untuk mengejar mimpimu di tempat yang baru. Meskipun keputusan tersebut sangat berat, kamu akhirnya berani mengambil risiko untuk mundur dari perusahaan dan menulis surat pengunduran diri kerja.

Surat pengunduran diri kerja berfungsi sebagai suatu media yang bersifat formal antara kamu dan atasanmu. Jadi, meskipun kamu sudah membuka dialog pengunduran diri dengan atasanmu sebelumnya, kamu tetap harus membuat dan memberikan surat pengunduran diri kerja kepada atasan dan juga kepada Kepala HRD. Selain itu, surat pengunduran diri kerja juga berfungsi untuk tetap menjaga hubungan baik dengan mereka meskipun kamu sudah tidak bekerja di perusahaan tersebut. Agar tujuan-tujuan tadi dapat tercapai dengan efektif, kamu harus memperhatikan dengan cermat cara menulis surat pengunduran diri kerja. Berikut saya bagikan 7 tips yang bisa kamu gunakan dalam menulis surat tersebut.

Baca juga: Resign kerja sebelum dapat yang baru? Ketahui dulu 3 hal ini

Dasar-dasar Surat

© babble.com

Ada beberapa hal yang wajib kamu cantumkan surat pengunduran diri kerja yang kamu akan berikan kepada atasanmu. Pertama, kamu harus menuliskan dengan jelas posisi yang kamu akan tinggalkan, atau posisi terakhir yang kamu tempati di perusahaan. Kedua, jangan lupa tuliskan kapan kamu akan mengundurkan diri dari perusahaan. Tulis tanggal efektif yang spesifik, jangan hanya menuliskan “dua pekan ke depan”. Secara lengkap kamu bisa menulis kalimat seperti, “Dengan surat ini, saya menyatakan pengunduran diri dari posisi Asisten Manajer Pemasaran secara efektif pada tanggal 3 Agustus 2018.”

Kalimat yang sopan disertai tanggal yang akurat pada surat pengunduran diri kerja akan memberi informasi yang jelas pada atasanmu. Hal-hal seperti mengatur ritme kerja perusahaan dan pendelegasian tugas bukanlah hal yang mudah untuk dilakukan, maka sebaiknya jangan terlalu mendadak dalam memberi surat pengunduran diri kerja. Umumnya, jarak antara pemberian surat pengunduran diri kerja dengan tanggal efektif pengunduran diri adalah dua pekan, jangan lebih pendek dari itu. Bila kamu terpaksa mengundurkan diri secara mendadak, berikan permohonan maaf dalam surat yang kamu tulis.

Tunjukkan Kepedulianmu

© Nensuria via freepik.com

Setelah kamu memberikan surat pengunduran diri kerja bukan berarti kamu bisa seenaknya melepaskan tangung jawab begitu saja di perusahaan tempat kamu bekerja. Sedikit banyak perusahaan harus melakukan persiapan dan menyesuaikan keadaan sebelum kamu benar-benar meninggalkan kantor. Sebagai seorang karyawan yang akan mundur dari perusahaan tersebut, sebaiknya kamu menawarkan bantuan dalam proses transisi tersebut sebagai wujud kepedulianmu.

Tuliskan tawaran bantuan tersebut bisa kamu tuliskan dalam surat pengunduran diri kerja. Tuliskan juga salah satu bentuk bantuan yang bisa kamu berikan, misalnya melatih dan melakukan briefing karyawan yang akan menggantikan posisimu setelah kamu mengundurkan diri dari perusahaan.

Tidak Perlu Berkomentar Negatif

© entrepreneur.com

Jangan terlalu jujur dalam menulis surat pengunduran diri kerja. Jika kamu keluar dari perusahaan karena secara pribadi kamu tidak suka dengan sesuatu di perusahaan tersebut seperti gaji yang terlalu sedikit atau tidak betah dengan rekan kerja, kamu tidak perlu menuliskan alasan tersebut. Jangan dengan melakukan hal itu kamu malah dianggap meremehkan dan mencemarkan nama perusahaan tersebut.

Bahkan jika kamu terpaksa mengundurkan diri karena alasan yang kurang mengenakkan, sebaiknya kamu tetap menulis surat pengunduran diri kerja yang elegan dan profesional. Komentar-komentar negatif tersebut tidak akan menyelesaikan masalah dan memperbaiki keadaan perusahaan tersebut. Selain itu, surat pengunduran diri kerja yang ditulis dengan terlalu blak-blakan akan menjadikanmu bahan pembicaraan yang buruk setelah kamu pergi dari kantor.

Baca juga: Tidak Suka dengan Pekerjaanmu? Ini 5 Tips agar lebih Bahagia di Kantor

Saatnya Berterima Kasih

© psdgraphics.com

Sebagai ganti waktu dan tenaga yang kamu telah korbankan selama ini untuk mencapai tujuan perusahaan, pasti ada hal-hal yang telah diberikan perusahaan untukmu, seperti gaji, tunjangan, serta fasilitas-fasilitas lain. Atas kebaikan perusahaan tersebut, kamu bisa memanfaatkan surat pengunduran diri kerja sebagai media untuk menyampaikan rasa terima kasihmu pada perusahaan. Minimal perusahaan telah memberi tempat bagi kamu untuk mengkaryakan diri dan mendapatkan gaji untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhanmu. Ucapan terima kasih tersebut tidak perlu terlalu panjang dan berbelit-belit, namun cukup untuk menunjukkan bahwa kamu benar-benar merasakan manfaat selama kamu bekerja di perusahaan tersebut.

Berterima kasih pada perusahaan dalam surat pengunduran diri kerja sangat penting untuk tetap menjaga hubungan baik dengan orang-orang di dalamnya. Tidak ada yang pernah tahu kapan kamu akan bertemu lagi dengan mereka di masa depan. Bisa jadi suatu saat kamu membutuhkan bantuan mereka untuk menyelesaikan suatu urusan, bisa juga sebaliknya. Perjalanan kariermu masih panjang dan perkenalan dengan orang-orang di perusahaan tersebut bisa jadi sangat berharga dan menguntungkan di masa depan.

Singkat dan Padat

© news.stanford.edu

Jangan terlalu bertele-tele dalam surat pengunduran diri kerja. Simpan semua cerita-cerita panjang dan curhatmu di hari perpisahanmu. Idealnya surat pengunduran diri kerja tidak melebihi satu halaman panjangnya. Selain itu kamu juga tidak perlu menuliskan alasan yang terlalu detil serta apa rencana kamu selanjutnya setelah keluar dari perusahaan tempat kamu bekerja sekarang.

Jika kamu memilih untuk menjelaskan alasanmu, pilihlah kata-kata diplomatis yang singkat seperti “pindah keluar daerah”, “pensiun”, “masalah pribadi”, atau “peluang karier baru”. Ingat, surat pengunduran diri kerja adalah cara formal untuk mengucapkan selamat tinggal, bukan sebagai ajang bercerita.

Baca juga: 6 Tips untuk Menulis Surat Pengunduran Diri dari Pekerjaanmu

Ajukan Pertanyaan

© hotwireproductions.net

Mengundurkan diri berarti melepaskan diri dari perjanjian yang sudah pernah kamu sepakati dengan perusahaan. Ini berarti ada beberapa hal yang harus dituntaskan antara kamu dan perusahaan, seperti uang kompensasi serta hal-hal yang bersifat administratif. Agar semuanya menjadi jelas sebelum kamu benar-benar meninggalkan kantor, ajukan pertanyaan tentang masalah ini dalam surat pengunduran diri kerja dan berikan kepada atasan.

Selain itu, sebaiknya kirimkan juga surat pengunduran diri kerja yang sama kepada kepala HRD untuk menanyakan uang kompensasi, gaji terakhir, serta fasilitas karyawan seperti asuransi dan barang-barang yang kamu gunakan selama menjadi karyawan.

Jangan Merusak Hubungan Baik

© cbsnews.com

Mengundurkan diri dan meninggalkan perusahaan bukan berarti kamu memutuskan hubungan baik yang selama ini telah kamu bangun dengan orang-orang di dalamnya. Kamu bisa mencantumkan nomor telepon, alamat surat elektronik, dan alamat rumah di surat pengunduran diri kerja yang memudahkan mereka menghubungi kamu di masa depan. Jangan merusak hubungan baik dengan mereka, misalnya dengan cara menyebarkan kabar buruk di tempat kerjamu yang baru. Jalinlah hubungan yang baik meskipun nanti kamu sudah berpisah dari mereka.

Baca juga: Seberapa Pentingkah Loyalitas Karyawan pada Perusahaan?

Tips-tips di atas bisa kamu aplikasikan dalam menulis surat pengunduran diri kerja. Namun ingat, sesuaikan lagi surat pengunduran diri kerja yang kamu tulis dengan pengalaman komunikasimu dengan atasan atau HRD di perusahaan tempatmu bekerja. Selain itu, perhatikan juga budaya perusahaan mengenai prosedur pengunduran diri. Untuk mengetahui budaya tersebut, kamu bisa bertanya pada kawan-kawan yang sudah pernah mengundurkan diri sebelumnya. Pastikan surat pengunduran diri yang kamu tulis memberi kesa positif pada atasan dan HRD untuk tetap menjaga hubungan baik dengan mereka.

Ingin membaca tips dan trik lain seputar karier dan dunia profesional seperti artikel ini? Glints adalah website yang dipersembahkan untuk kamu para profesional muda. Untuk kamu yang masih mencari pekerjaan, di Glints juga terdapat segudang informasi lowongan kerja full-time, part-time, magang, hingga project-based. Kamu juga bisa mengunggah informasi diri dan melamar di pekerjaan yang kamu inginkan. Semua fasilitas di atas bisa kamu dapatkan dengan sign up di Glints sekarang juga!