Procurement Management: Arti, Manfaat, Cara Meningkatkannya
Isi Artikel
Ada beberapa cara yang bisa dilakukan untuk mengefektifkan workflow sebuah tim. Salah satu caranya adalah melalui procurement management.
Procurement management memungkinkan perusahaan untuk bertindak strategis dalam mendapatkan suatu barang atau layanan yang dibutuhkan.
Hal tersebut seperti memikirkan di mana, kapan, dan bagaimana perusahaan mendapatkan barang atau layanan yang dibutuhkan oleh tim.
Nah, di artikel ini Glints akan memberikan penjelasan ringkas seputar apa itu procurement management. Yuk, simak artikelnya berikut ini!
Apa Itu Procurement Management?
Menurut Oracle, procurement management adalah proses dan prosedur yang terkait dengan upaya perusahaan mendapatkan suplai untuk kepentingan operasional bisnis.
Hal ini karena tidak semua bisnis bisa menghasilkan bahan baku, suplai, atau layanan yang digunakan dalam supply chain-nya.
Sehingga, mengutip Tipalti, tujuan perusahaan menggunakan procurement management yaitu untuk;
- mendapatkan barang atau layanan terbaik
- memenuhi permintaan konsumen
- mencapai objective bisnisnya
Setiap kali perusahaan membutuhkan outsourcing dalam kegiatan bisnisnya, procurement management akan digunakan untuk memastikan tercapainya efisiensi dalam pekerjaan.
Tidak hanya itu, procurement management juga digunakan perusahaan untuk memastikan bahwa mereka tetap bisa hemat ketika melakukan outsourcing.
Elemen Procurement Management
Dalam proses procurement management terdapat sebuah siklus, mulai dari pemilihan barang atau layanan yang akan dibeli dan diakhiri dengan pembayaran.
Setiap elemen dari proses procurement management melibatkan dokumentasi yang rinci untuk memastikan setiap anggota tim tetap terkoordinasi.
Menurut Indeed, beberapa elemen yang terkandung dalam procurement management adalah sebagai berikut.
1. Perencanaan
Sebelum melakukan pembelian, tim procurement membuat rencana terkait seluruh layanan dan barang yang dibutuhkan untuk kegiatan operasional bisnis perusahaan.
Sehingga, tim procurement akan menentukan apa saja yang perlu di-outsource dan menyiapkan budget untuk setiap hal yang dibutuhkan.
Perencanaan dalam procurement management juga berarti adanya komunikasi antara anggota tim terkait status pengadaan barang atau layanan yang bisa dilakukan kapan saja.
2. Pemilihan vendor atau supplier
Melakukan riset dan memilih vendor atau supplier yang sesuai untuk memenuhi kebutuhan adalah elemen penting selanjutnya dalam procurement management.
Hal ini melibatkan adanya identifikasi dan daftar vendor atau supplier berdasarkan sebuah kriteria tertentu, seperti;
- kualitas barang atau layanan
- keamanan
- peraturan perusahaan
- keandalan
- biaya
- waktu pengiriman
Sebuah proses procurement management yang efektif biasanya melibatkan berbagai vendor supaya perusahaan memiliki opsi cadangan ketika terjadi masalah yang tak terduga.
3. Negosiasi kontrak
Siklus selanjutnya dalam proses procurement management adalah pengiriman proposal bisnis ke supplier atau vendor untuk melakukan negosiasi kontrak.
Proses negosiasi dan penandatanganan kontrak dapat memberikan insight kepada perusahaan bagaimana pihak supplier melakukan bisnisnya.
Sehingga, hal tersebut dapat membantu perusahaan menentukan apakah mereka akan membeli barang maupun layanan dari supplier.
4. Permintaan pembelian
Setelah persetujuan kontrak dengan supplier dalam daftar vendor yang disetujui, tim procurement akan mengirimkan permintaan pembelian untuk pemesanan barang atau layanan yang akan dibeli.
Tim procurement akan mengisi formulir permintaan dana untuk melakukan pembelian dari vendor yang disetujui perusahaan.
Kemudian, mereka akan berkomunikasi dengan pihak supplier seputar persetujuan dari perusahaan.
Adanya proses ini dalam procurement management memastikan tidak adanya pemesanan duplikat atau pembelian dari supplier yang salah.
5. Pengiriman barang atau layanan
Memastikan perusahaan menerima barang atau layanan yang telah dibeli adalah elemen penting lain dalam procurement management.
Beberapa proses yang termasuk dalam elemen ini seperti;
- bertemu dengan pihak supplier untuk menentukan timeline pengiriman barang atau layanan
- melacak pengiriman barang atau layanan
- me-review purchase order (PO)
- menjadwalkan tim untuk menerima pengiriman barang atau layanan
- melakukan pemeriksaan kualitas terhadap barang atau layanan yang diterima
6. Manajemen invoice
Siklus terakhir dalam procurement management adalah dengan penyelesaian transaksi. Di mana, perusahaan akan membayar vendor dan mengelola invoice-nya.
Hal ini melibatkan pencocokan pemesanan dengan barang atau layanan yang diterima. Tidak hanya itu, siklus ini juga melibatkan penyeimbangan akun perusahaan dan melacak resi pembelian.
Dalam siklus ini, perusahaan dapat mengevaluasi apakah hubungannya dengan vendor-vendor tertentu membantunya untuk berhemat atau tidak.
Sehingga, perusahaan bisa mengidentifikasi kemungkinan untuk menggunakan budget untuk procurement dengan lebih efektif lagi di masa depan.
Manfaat Procurement Management
Memastikan procurement management berjalan secara efektif tentu memberikan banyak manfaat bagi perusahaan.
Lalu, apa saja manfaat yang bisa didapatkan oleh perusahaan darinya?
Menyadur Simfoni, berikut adalah beberapa manfaat dari procurement management yang efektif.
- tim internal perusahaan yang semakin dapat diandalkan dan konsisten
- keuangan perusahaan yang semakin hemat
- membuat manajemen waktu perusahaan semakin efektif
- memastikan perusahaan mengikuti peraturan yang berlaku di industrinya
- adanya komunikasi yang lancar antara setiap tim yang terlibat dalam proses procurement
- membantu perusahaan mengidentifikasi hal-hal yang tidak efektif dalam pembelian suatu barang atau layanan
- meningkatkan produktivitas perusahaan
- menjalin hubungan bisnis yang baik dengan pihak eksternal
Cara Meningkatkan Procurement Management
Lalu, bagaimana cara meningkatkan kualitas procurement management sebuah perusahaan?
Berikut adalah hal-hal yang bisa dilakukan, menurut Indeed.
- menyeleksi barang dan layanan yang akan dibeli serta meriset biaya yang perlu dikeluarkan
- membuat sumber informasi tentang calon supplier yang bisa dihubungi seiring perkembangan dan perubahan dalam bisnis
- memastikan adanya quality control terhadap barang atau layanan yang dibeli
- mencatat perilaku supplier seperti telatnya pengiriman, masalah kualitas, hingga kenaikan biaya untuk menjaga efisiensi dan meningkatkan keuntungan
- menggunakan software dan teknologi digital untuk diintegrasikan ke proses procurement management
Itu adalah beberapa informasi yang bisa kamu pelajari seputar procurement management.
Selain informasi ini, ada banyak hal lain yang bisa kamu pelajari seputar bidang pengembangan bisnis.
Nah, kamu ingin tahu lebih banyak seputar business development? Yuk, kunjungi Glints Blog untuk baca kumpulan artikelnya!
Kamu cukup klik di sini untuk tambah wawasanmu seputar pengembangan bisnis. Gratis!
