Petty Cash: Metode, Manfaat, dan Dokumen yang Dibutuhkan

Dalam aktivitas bisnis skala besar maupun kecil, petty cash adalah salah satu faktor penting yang wajib diperhatikan perusahaan.

Pasalnya, petty cash sering dianggap sebagai aspek yang dapat membuat manajemen keuangan perusahaan tetap stabil.

Tak hanya itu, ia juga sering dinilai sebagai faktor penentu kesuksesan untuk upaya bisnis perusahaan.

Bahkan, hingga saat ini, petty cash masih sering dimanfaatkan oleh banyak perusahaan besar dari berbagai sektor industri.

Nah, memangnya, apa yang dimaksud dengan petty cash? Lalu, apa saja metode yang digunakan perusahaan untuk mencatatnya?

Yuk, simak pemaparan lengkapnya dalam rangkuman Glints di bawah ini.

Apa Itu Petty Cash?

Sebelum membahas metode dan tujuan pencatatannya, pertama-tama kita perlu mengulas definisi dari petty cash.

Melansir Investopedia, petty cash adalah sejumlah kas kecil yang sering disimpan oleh bendahara perusahaan atau divisi finance.

Jenis kas ini muncul karena banyak perusahaan sadar bahwa mereka tak hanya bertransaksi dalam skala besar.

Tanpa disadari, perusahaan secara rutin harus mengeluarkan biaya dengan nominal yang cukup kecil.

Walaupun biaya yang dikeluarkan dinilai sedikit, perusahaan tetap membutuhkan pembukuan keuangan khusus untuk pengeluaran tersebut.

Dari pembukuan yang mencatat jumlah pengeluaran kecil disebut juga sebagai petty cash.

Ia biasanya digunakan untuk membayar pengeluaran kecil atau incidental, seperti perlengkapan kantor atau reimburse keperluan karyawan.

Dana kas kecil ini akan menjalani rekonsiliasi berkala, dengan transaksi yang juga dicatat dalam laporan keuangan.

Pada perusahaan yang lebih besar, setiap departemen umumnya memiliki petty cash sendiri.

Metode Petty Cash

Pada dasarnya, meskipun ternilai kecil, petty cash adalah jenis kas yang tetap wajib dicatat oleh perusahaan.

Hal ini mereka perlukan supaya terbentuk keseimbangan dalam balance sheet dan laporan keuangan perusahaan.

Meskipun demikian, manajemen petty cash bukanlah perkara yang sepele.

Agar bisa dilakukan secara efektif, pihak perusahaan dapat memanfaatkan dua metode pencatatan yang tersedia.

Nah, berikut adalah pemaparan mengenai kedua metode tersebut, sesuai ujaran Black Line.

1. Imprest fund system

Metode pencatatan petty cash yang sering dimanfaatkan oleh perusahaan besar adalah imprest fund system.

Dengan metode ini, rekening yang mengatur kas perusahaan akan selalu memiliki jumlah tetap.

Perubahan yang terjadi di dalam kas akan digantikan dengan sejumlah uang dalam waktu tertentu, umumnya seminggu sekali.

Perubahan pun biasanya berlaku ketika terjadi sebuah transaksi.

Akan tetapi, pengguna kas kecil pun tidak perlu langsung mencatat. Mereka cukup mengumpulkan bukti transaksi yang terjadi.

Ciri khas metode imprest fund system adalah pada pengisian kembali jumlah kas yang ada.

Pemuatan tersebut akan dilakukan sesuai dengan pengeluaran yang telah terjadi.

Hal ini dilakukan agar jumlah uang yang ada akan sama dengan jumlah yang sebelumnya telah ditetapkan.

Pencatatan juga akan dilaksanakan saat jumlah uang petty cash sudah tidak lagi dirasa cukup dan harus dilakukan pengisian ulang.

2. Fluctuating fund system

Metode pencatatan dan manajemen petty cash berikutnya adalah fluctuating fund system.

Jika pada metode imprest fund system uang yang dipegang perusahaan sudah ditetapkan, pada metode ini jumlah kas akan disesuaikan dengan kebutuhan.

Sistem pencatatan ini menghendaki nominal yang tidak sama dengan nominal awal saat pertama kali diambil kebijakan petty cash.

Sebagai contoh, jika nominal awal kas adalah sejumlah satu juta rupiah, uang kas dapat diisi kembali apabila nominalnya berkurang.

Saat pengisian, perusahaan yang menggunakan sistem ini boleh memberikan jumlah uang sesuai dengan kebutuhan bisnis mereka.

Maka dari itu, jumlahnya tidak harus sama dengan saldo awal, bahkan boleh bertambah dan berkurang.

Pencatatan keuangan tentang transaksi petty cash harus dimuat perusahaan dalam jurnal dengan mendebit biaya dan mengkredit perkiraan.

Dokumen yang Dibutuhkan untuk Petty Cash

Agar setiap transaksi dapat dipercaya dan dibuktikan dengan baik, ada sejumlah dokumen yang dibutuhkan untuk mencatat petty cash.

Dokumen-dokumen ini juga harus lengkap dan terstruktur untuk mencegah penyelewengan biaya dan evaluasi keuangan perusahaan.

Kira-kira, apa saja dokumen yang dibutuhkan guna mengelola petty cash? Berikut adalah daftarnya, dikutip dari Signature Analytics.

Bukti kas keluar: Memantau pengeluaran dan pergerakan alur kas perusahaan.
Cek: Untuk keperluan transaksi dengan lembaga formal.
Permintaan pengeluaran kas kecil: Untuk mengajukan pengeluaran kas.
Bukti pengeluaran: Mengelola jumlah kas yang digunakan atau dikeluarkan.
Permintaan pengisian kas: Untuk mengajukan pengisian ulang saat kas semakin berkurang.

Manfaat Petty Cash

Seperti yang sudah Glints jelaskan, petty cash adalah kumpulan kas yang digunakan untuk pengeluaran kecil dan incidental.

Ia diperlukan perusahaan agar tidak terjadi pembengkakan kas dalam jangka waktu yang singkat.

Tak hanya itu, jenis kas ini juga menawarkan sejumlah manfaat lain untuk perusahaan.

Berikut adalah beberapa keuntungan yang bisa diraih perusahaan dengan petty cash, menurut paparan For Financial.

Perusahaan bisa menghemat untuk keperluan operasional yang sifatnya kecil.
Kas perusahaan menjadi lebih mudah untuk dikelola.
Membatasi pengeluaran yang tidak perlu dan mencegah pembelian kecil dari menjadi pengeluaran tahunan yang signifikan.
Memungkinkan karyawan untuk melakukan pembelian kecil dan resmi tanpa mengisi laporan pengeluaran.
Mengurangi kebutuhan manajer untuk membayar pembelian sendiri.
Menyediakan sumber dana yang nyaman dan tak sulit untuk diraih.

Itulah pemaparan singkat Glints mengenai petty cash, dimulai dari definisi hingga manfaatnya.

Intinya, petty cash adalah sejumlah kas yang bisa digunakan perusahaan untuk pengeluaran dengan nominal kecil.

Meskipun terkesan sepele, jenis kas ini bisa memberikan banyak keuntungan bagi bisnis perusahaan.

Maka dari itu, bila ingin terjun ke dunia manajemen bisnis, jangan lupa untuk pertimbangkan penggunaan jenis kas ini, ya.

Nah, selain penjelasan di atas, kamu bisa dapatkan ragam informasi serupa pada kanal Business Dev Glints Blog.

Di dalamnya, tersedia pembahasan seputar istilah, tips, dan serba-serbi dunia bisnis lainnya yang sudah Glints rangkum untukmu.

Menarik bukan? Tunggu apa lagi? Yuk, langsung baca berbagai artikelnya sekarang juga!