Gunakan Matriks Prioritas untuk Menata Pekerjaanmu selama WFH
Isi Artikel
Apakah kamu sering mengalami kesulitan saat menentukan prioritas setiap tugas yang harus diselesaikan? Matriks prioritas bisa menjadi salah satu solusi untuk mengatasinya, lho.
Menyelesaikan tugas berdasarkan prioritas akan membuatmu lebih produktif. Times of India bahkan mengatakan bahwa menyusun prioritas untuk pekerjaan akan membantumu lebih fokus.
Lebih lanjut, pada artikel yang sama disebutkan bahwa menyusun prioritas dapat membantumu mencapai work-life balance yang baik.
Bagaimana caranya menyusun prioritas menggunakan matriks? Simak penjelasan lengkapnya dalam artikel berikut.
Definisi Matriks Prioritas
Matriks prioritas menurut Process adalah sebuah tools yang biasanya digunakan dalam proses analisis bisnis. Namun, konsep matriks ini dapat digunakan hampir untuk seluruh kebutuhan apa saja.
Jadi, kamu bisa menggunakan matriks ini untuk pekerjaanmu sehari-hari.
Secara teori, matriks ini terdiri atas sebuah bagan 2×2. Bagan ini akan membantumu membedakan mana tugas yang penting dan mana tugas yang mendesak.
Sehingga, kamu dapat fokus mengerjakan mana yang perlu diselesaikan terlebih dahulu.
© Appfluence.com
Setiap bagian dari bagan dibagi dengan kategori sebagai berikut.
- Kuadran 1 (penting dan mendesak), yaitu tugas yang harus dilakukan dan harus ditangani sesegera mungkin. Contohnya pekerjaan dengan tenggat waktu yang mendesak.
- Kuadran 2 (penting tetapi tidak mendesak), yakni tugas yang tidak mendesak tetapi sangat penting untuk pekerjaanmu. Namun, kamu harus berhati-hati jika tidak ingin tugas-tugas yang berada di kuadran 2 berpindah kuadran 1.
- Kuadran 3 (mendesak tetapi tidak penting). Tugas-tugas ini tidak berkontribusi pada hasil akhir tetapi harus tetap ditangani dengan urgensi. Kamu bisa mendelegasikan atau menolak tugas-tugas yang ada di kuadran 3 ini jika kamu merasa tidak bisa menyelesaikannya.
- Kuadran 4 (tidak mendesak dan tidak penting), yaitu aktivitas yang merupakan pemborosan waktu dan dapat menunda pekerjaanmu.
Manfaat Menggunakan Matriks Prioritas
© Freepik.com
Secara umum, matriks ini dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan produktivitasmu. Namun, ada manfaat-manfaat lain yang bisa kamu nikmati dengan menggunakan matriks ini.
Matriks prioritas juga dapat membantumu untuk membentuk manajemen waktu yang lebih efektif. Kamu tidak perlu menghabiskan waktumu untuk mengerjakan tugas yang tidak begitu penting.
Priority Matrix menyebut bahwa matriks ini dapat membantumu mengatur pekerjaanmu secara visual. Kamu dapat melihat tugas apa yang harus diprioritaskan terlebih dahulu dan tugas apa yang dapat ditunda.
Selain itu, kamu juga bisa merasakan manfaat-manfaat berikut.
- Memecah dan mprioritaskan masalah kompleks saat ada beberapa faktor yang memengaruhi keputusan.
- Membantumu mengurutkan prioritas secara obyektif dan tidak ambigu
- Menentukan area fokus yang paling penting.
- Menetapkan basis-basis yang dibutuhkan untuk diskusi.
Cara Menggunakan Matriks Prioritas
1. Tentukan item
Langkah pertama untuk membuat matriks ini adalah menentukan apa saja tugas-tugas yang menjadi prioritas dalam matriks tersebut.
Kamu bisa menggunakan daftar pertanyaan berikut untuk menentukan item apa saja yang menjadi prioritas.
- Seberapa sering tugas tersebut harus diselesaikan?
- Apakah tugas tersebut merupakan tugas yang penting?
- Berapa biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tersebut?
- Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tersebut?
- Apa saja manfaat potensial yang bisa kamu dapatkan setelah menyelesaikan tugas tersebut?
- Bagaimana tingkat kesulitan tugas tersebut?
- Apakah tugas tersebut secara realistis dapat diselesaikan?
2. Persempit item
Setelah menentukan item, kamu perlu mempersempit item-item tersebut maksimal menjadi 10 item.
Jika kamu menggunakan matriks prioritas untuk tim, kamu bisa melakukan multi-voting untuk mempersempit kriteria dari masing-masing tugas tersebut.
Berikut cara melakukannya.
- Hitung item yang terdaftar dan bagi dengan tiga.
- Pilih item yang dianggap penting dengan melakukan voting.
- Setelah voting dilakukan, hilangkan item apa pun yang memiliki kurang dari dua suara. Jika timmu memiliki anggota lebih dari lima orang, kamu bisa menghilangkan item yang hanya memiliki 3-4 suara.
- Ulangi proses tersebut hingga jumlah item yang dapat dikelola tercapai (2-6).
3. Beri nilai
Langkah selanjutnya dalam membuat matriks prioritas adalah memberi nilai pada masing-masing item yang ada dalam daftar prioritasmu.
Kamu bisa memberi nilai dari rentang satu hingga lima untuk setiap item.
4. Menyusun matriks prioritas
Setelah mendapatkan nilai untuk setiap item tugas yang akan kamu kerjakan, kamu dapat menyusunnya dalam bagan matriks yang tersedia.
Item dengan nilai tertinggi dapat kamu letakkan di kuadran pertama. Sebaliknya, item dengan nilai terendah dapat kamu letakkan di kuadran keempat.
Menggunakan matriks prioritas akan sangat membantumu terutama ketika pekerjaanmu sedang menumpuk.
Alhasil kamu pun tidak keteteran dan menyelesaikan pekerjaan tepat waktu.
Apakah kamu ingin mendapatkan informasi lain dalam meningkatkan produktivitasmu? Yuk bertanya dalam forum pengguna Glints.
Dalam Glints Komunitas kamu dapat bertanya dan berdiskusi dengan sesama profesional, bahkan ada ahli yang bisa ikut dalam obrolan kalian.
Yuk, daftar dan mulai berdiskusi di Glints Komunitas!
