Divisi: Arti, Contoh, dan Perbedaannya dengan Departemen
Ditulis oleh : Tim Glints TapLoker
Divisi adalah bagian tim di dalam perusahaan yang terbentuk berdasarkan tujuan spesifik tertentu.
Lalu, apa bedanya dengan departemen? Seperti apa contoh divisi? Yuk, temukan jawabannya lewat artikel Glints TapLoker berikut ini!
Isi Artikel
Apa Itu Divisi?
Divisi adalah unit kerja dalam perusahaan yang bertanggung jawab atas tugas spesifik tertentu, seperti pemasaran, keuangan, atau produksi.
Biasanya, sebuah divisi dipimpin oleh seorang manajer dan fokus pada pelaksanaan strategi di bidangnya masing-masing.
Dikutip dari Tech Target, divisi biasanya dibentuk berdasarkan produk, layanan, lokasi geografis, atau pasar. Tujuan dari adanya divisi adalah untuk perusahaan bisa mencapai target yang terfokus pada produk, wilayah, atau pasar tertentu, sehingga meningkatkan efisiensi.
Perbedaan Divisi dan Departemen
Pada dasarnya, departemen adalah bagian dari struktur organisasi yang lebih besar daripada divisi. Lebih lengkapnya lagi, berikut adalah perbedaan antara divisi dan departemen.
1. Tanggung jawab
Departemen memiliki tanggung jawab yang lebih besar karena mengawasi beberapa divisi di bawahnya.
Departemen bertugas memastikan seluruh divisi menjalankan fungsinya masing-masing sesuai dengan perencanaan dan prioritas perusahaan.
Di sisi lain, divisi lebih fokus bertanggung jawab pada eksekusi tugas operasional sehari-hari yang lebih spesifik.
2. Ukuran
Karena membawahi divisi-divisi, departemen umumnya berukuran lebih besar. Satu departemen dapat terdiri dari banyak karyawan.
Sementara itu, divisi biasanya terdiri dari tim yang lebih kecil, berada di bawah naungan satu departemen, dan memiliki target operasional yang lebih sempit.
3. Fungsi
Dari segi fungsi, departemen menjalankan fungsi koordinatif dan strategis. Artinya, departemen akan mengarahkan misi dan target secara keseluruhan.
Departemen juga yang akan menjadi penghubung antardivisi yang punya fungsi yang sama serta manajemen tingkat atas.
Divisi lebih menekankan pada fungsi pelaksanaan teknis. Setiap divisi mengelola satu fungsi tertentu dan bertanggung jawab terhadap pencapaian target operasional harian.
4. Hierarki
Secara hierarki, departemen berada pada level yang lebih tinggi dibandingkan divisi pada struktur organisasi perusahaan.
Seorang kepala departemen biasanya punya title ‘Head of __’ atau ‘Kepala departemen’ yang akan langsung melapor kepada direktur.
Divisi berada satu tingkat di bawah departemen. Kepala divisi biasanya memiliki jabatan manajer atau lead, serta melapor kepada kepala departemen.
Faktor yang Mempengaruhi Pembentukan Divisi
Kira-kira, apa saja pertimbangan yang memengaruhi pembentukan suatu divisi? Berikut beberapa di antaranya.
1. Ukuran perusahaan
Perusahaan besar cenderung memiliki lebih banyak divisi untuk mengelola berbagai jenis kebutuhan operasional.
Sebaliknya, perusahaan kecil biasanya tidak memiliki divisi yang beragam, bahkan terkadang tak membutuhkan adanya departemen.
2. Model bisnis
Perusahaan yang menjual berbagai macam produk atau layanan mungkin memerlukan divisi terpisah untuk masing-masing jenisnya.
Misalnya, perusahaan A punya produk kecantikan dan kosmetik. Nah, besar kemungkinan mereka akan memerlukan 2 divisi media sosial yang terpisah karena tujuan dan kebutuhan operasionalnya juga berbeda.
3. Tujuan
Pembentukan divisi juga bisa dipengaruhi oleh goal atau tujuan tertentu. Perusahaan yang sedang ekspansi pasar, misalnya, mungkin perlu membentuk beberapa divisi tambahan.
4. Struktur organisasi
Faktor berikutnya yang pengaruhi pembentukan divisi adalah struktur organisasi. Sebagai contoh, ada perusahaan yang membentuk divisi berdasarkan fungsinya, seperti pemasaran, keuangan, dan operasional.
Sementara itu, di perusahaan lain, divisi bisa dibentuk berdasarkan jenis proyek. Keduanya dipengaruhi oleh struktur organisasi yang telah terbentuk sebelumnya.
5. Geografi operasional
Perusahaan yang beroperasi di banyak lokasi, baik domestik maupun internasional, biasanya membentuk divisi berdasarkan wilayah geografis.
Ini memungkinkan pengelolaan yang lebih efektif karena kebutuhan masing-masing wilayah juga berbeda, seperti:
- permintaan pasar lokal
- hukum daerah/negara yang berlaku
- peralatan dan prosedur operasional yang disesuaikan dengan kondisi daerah masing-masing
6. Ketersediaan sumber daya
Ketersediaan SDM, teknologi, dan infrastruktur juga menjadi faktor penentu. Perusahaan dengan sumber daya yang cukup dapat membentuk divisi-divisi yang lebih lengkap dan optimal.
Tanpa sumber daya tersebut, memiliki terlalu banyak divisi bisa menjadi beban alih-alih solusi.
7. Kebutuhan pengawasan
Semakin tinggi kebutuhan akan pengawasan yang ketat dalam perusahaan, maka kebutuhan akan divisi juga meningkat.
Misalnya, dalam perusahaan farmasi, akan ada divisi khusus uji klinis, pengembangan produk, dan pengawasan mutu karena setiap bidang perlu diawasi dengan ketat.
Contoh Divisi di Berbagai Tipe dan Ukuran Perusahaan
- Divisi pemasaran: Bertanggung jawab atas strategi pemasaran dan promosi, bekerja sama dengan divisi penjualan dan riset pasar.
- Divisi penjualan: Fokus pada penjualan produk atau layanan, berkoordinasi dengan divisi pemasaran dan produk.
- Divisi keuangan: Mengelola keuangan perusahaan, termasuk anggaran dan laporan keuangan, koordinasi dengan semua divisi.
- Divisi Sumber Daya Manusia (SDM): Merencanakan rekrutmen, pelatihan, dan kesejahteraan karyawan.
- Divisi produksi: Bertanggung jawab atas proses produksi barang atau jasa.
- Divisi Riset dan Pengembangan (R&D): Riset untuk mengembangkan produk atau layanan baru, berkoordinasi dengan divisi pemasaran, penjualan, dan produksi.
- Divisi Teknologi Informasi (TI): Mengelola perangkat TI dan sistem informasi perusahaan.
- Divisi layanan pelanggan: Menangani keluhan dan pertanyaan pelanggan, menyusun strategi meningkatkan kepuasan pelanggan.
- Divisi logistik: Mengelola distribusi dan pengiriman barang, berkoordinasi dengan divisi produksi dan penjualan.
- Divisi hukum: Menangani segala urusan hukum yang melibatkan perusahaan, karyawan, mitra, lingkungan sekitar, dan lainnya.
- Divisi Quality Control (QC): Memastikan produk atau layanan memenuhi standar kualitas, bekerja sama dengan divisi produksi dan R&D.
- Divisi audit internal: Melakukan audit dan evaluasi keuangan internal.
- Divisi komunikasi: Mengelola komunikasi internal dan eksternal, menyusun strategi untuk meningkatkan citra perusahaan.
- Divisi K3: Menangani aspek keamanan dan keselamatan kerja, bekerja sama dengan semua divisi.
- Divisi digital marketing: Riset kebutuhan pasar, strategi kampanye digital, dan kolaborasi dengan tim penjualan maupun kreatif.
Hierarki dalam Sebuah Divisi
Berikut adalah tingkatan jabatan dalam sebuah divisi yang paling umum terdapat pada sebuah perusahaan.
1. Kepala divisi
Kepala divisi berperan sebagai pemimpin utama yang bertanggung jawab atas strategi, kinerja, dan pencapaian target semua divisi di bawahnya. Merekalah yang akan menyusun goal dan rencana divisi untuk periode tertentu.
Tak hanya itu, mereka juga bertanggung jawab mengatur anggaran dan memastikan bahwa seluruh divisi melaksanakan tugas sesuai dengan tujuan perusahaan.
2. Manajer
Manajer merupakan pemimpin tim-tim kecil di dalam divisi. Misalnya, digital marketing manager memimpin tim pemasaran.
Pada dasarnya, manajer bertugas memecah goal divisi menjadi target yang bisa dicapai dan perencanaan yang dapat dilaksanakan timnya.
Mereka yang akan melakukan pelaporan kepada kepala divisi, serta membimbing supervisor atau staf senior di dalam tim.
3. Supervisor
Sesuai namanya, supervisor bertugas mengawasi pelaksanaan tugas harian dan memastikan pekerjaan tim sesuai SOP dan target waktu.
Tugas lainnya adalah melaporkan perkembangan kerja tim kepada manajer secara rutin.
4. Staf senior
Sebenarnya, tidak semua perusahaan memiliki seorang staf senior. Namun, keberadaannya memang dapat membantu supervisor sebagai perpanjangan tangannya.
Karena memiliki pengalaman dan pemahaman kerja yang lebih mendalam dibanding staf junior, mereka kadang bertugas menangani pekerjaan yang lebih kompleks.
5. Staf
Staf merupakan pelaksana utama tugas-tugas operasional harian sesuai arahan atasan. Mereka bekerja berdasarkan instruksi supervisor atau manajer dan bertanggung jawab atas hasil kerja individu maupun tim.
6. Asisten
Asisten bertugas membantu staf dan supervisor dalam tugas-tugas administratif maupun teknis ringan, seperti dokumentasi atau pengumpulan data.
Asisten biasanya merupakan posisi entry-level atau junior, yang juga digunakan untuk memperkenalkan individu pada lingkungan kerja profesional.
Penilaian Kinerja Divisi
Agar sebuah divisi dapat berjalan dengan efektif dan efisien, perusahaan perlu melakukan evaluasi kinerja secara rutin.
Beberapa metode yang umum digunakan untuk mengevaluasi divisi adalah:
1. Key Performance Indicators (KPI)
KPI adalah ukuran kuantitatif yang dirancang untuk mengukur pencapaian target divisi.
Setiap divisi biasanya memiliki KPI yang berbeda sesuai dengan fungsinya.
Misalnya, KPI divisi pemasaran bisa berupa jumlah leads, traffic, atau engagement rate, sedangkan divisi keuangan memiliki KPI seperti efisiensi anggaran.
Dengan adanya ukuran kuantitatif, kinerja dapat diukur secara objektif.
2. Balanced scorecard
Ini merupakan metode evaluasi yang mengukur kinerja dari empat perspektif:
- keuangan
- pelanggan
- proses internal
- pembelajaran dan pertumbuhan
Menurut Investopedia, empat perspektif tersebut memiliki tujuan akhir untuk menghasilkan strategi keuangan yang lebih baik untuk perusahaan.
3. Performance appraisal
Performance appraisal adalah evaluasi kinerja individu dalam sebuah divisi, biasanya dilakukan oleh atasan langsung.
Hasil performance appraisal karyawan akan berpengaruh pada keseluruhan kinerja divisi, karena kinerja divisi merupakan akumulasi dari kontribusi setiap anggota tim.
4. Audit Internal
Audit internal dilakukan untuk memastikan bahwa seluruh proses dan kegiatan dalam divisi berjalan sesuai dengan standar perusahaan dan regulasi hukum.
Kamu mungkin sudah pernah mendengar istilah audit keuangan. Nah, pada praktiknya, terdapat jenis audit lain seperti audit penggunaan sumber daya.
Tips Bekerja dengan Tim Lintas Divisi
Nantinya, kamu tidak selalu bekerja hanya dengan tim dari divisi sendiri, tetapi juga berkolaborasi dengan divisi lain.
Agar kerja sama antar divisi berlangsung efektif, berikut adalah beberapa langkah yang bisa kamu lakukan.
1. Pahami tujuan bersama
Sebelum memulai kerja sama dengan divisi lain, pastikan kamu memahami goal, arah, dan target utama dari project tersebut.
Sebuah goal mungkin saja dimaknai dengan cara yang berbeda oleh setiap karywan. Nah, jangan sampai ini terjadi.
2. Hormati work flow masing-masing divisi
Cara kerja divisimu dan divisi lain mungkin saja berbeda, meski sama-sama di bawah naungan departemen yang sama.
Menghargai proses kerja atau work flow mereka akan menghindarkanmu dari konflik, sekaligus membangun kerja sama yang lebih solid.
3. Bangun komunikasi yang terbuka
Komunikasi yang efektif sangat penting dalam kerja lintas divisi.
Jangan hanya mengandalkan sesi rapat, kamu juga bisa gunakan seluruh media komunikasi yang ada supaya semuanya tetap berjalan lancar.
4. Perjelas tanggung jawab
Salah satu konflik yang umum terjadi adalah miskomunikasi atau kesalahpahaman tentang peran masing-masing.
Hindari berasumsi bahwa semua orang sudah mengerti apa yang harus dilakukan.
Tetapkan dengan jelas siapa yang bertanggung jawab atas setiap tugas, bahkan untuk urusan yang dianggap sepele sekali pun.
5. Utamakan kolaborasi, bukan kompetisi
Terkadang, ego antardivisi bisa menjadi tantangan. Sebab, kamu pasti membawa kepentingan divisimu sendiri saat adanya kolaborasi.
Namun, penting untuk diingat bahwa saat berkolaborasi, kamu tidak lagi terpisah menjadi divisi A atau B.
Semuanya disatukan oleh tujuan bersama, sehingga harus saling bantu dan mengerti.
Demikian penjelasan tentang apa itu divisi, perbedaannya dengan departemen, hingga tips kolaborasi antardivisi. Sebelum masuk dunia kerja, kamu sudah harus paham istilah-istilah dunia kerja seperti ini agar proses adaptasi berjalan lancar.
Jadi, yuk, baca lebih banyak artikel tentang kehidupan profesional yang ada di Glints Blog! Pembahasannya lengkap dan bantu kamu mengenali dunia kerja lebih dalam lagi.
Referensi:
