Kumpulan Contoh SOP Kerja, Pengertian, dan Cara Membuat

Artikel berikut akan membahas kumpulan contoh SOP di dunia kerja, pengertian, serta perbedaannya dengan instruksi kerja pada umumnya.

Ribuan Loker Terbaik Menantimu,
Lamar Cepat Hanya 1x Tap!

Akses peluang karier terbaik dengan aplikasi Glints TapLoker

Download Sekarang

Di dunia kerja, memahami SOP sangatlah penting karena berkaitan dengan kualitas, kenyamanan, dan keamanan kerja. Langsung saja pelajari selengkapnya lewat artikel Glints TapLoker di bawah ini!

Apa itu SOP?

SOP atau Standard Operasional Prosedur adalah dokumen berisi instruksi atau panduan yang perlu diikuti dalam menjalankan suatu proses pekerjaan.

Menurut Tech Target, SOP disusun secara sistematis agar setiap aktivitas bisa dilakukan dengan cara yang seragam, efisien, dan minim kesalahan sesuai dengan standar yang telah ditentukan.

Proses pekerjaan tentunya tidak hanya dikerjakan oleh 1 orang. Nah, SOP ini membantu menjaga hasil yang konsisten, terlepas dari siapa yang melaksanakannya.

Contoh SOP Berbagai Divisi

Untuk lebih jelasnya lagi, berikut adalah kumpulan contoh SOP di berbagai divisi dan keperluan di dunia kerja.

1. Contoh SOP kerja bagian produksi

Standar Operasional Prosedur (SOP)

Nomor SOP: STD-001
Judul: Prosedur Produksi Barang Jadi
Disahkan oleh: Kepala Produksi
Tanggal Efektif: 1 Januari 2025
Unit Kerja: Divisi Produksi

Tujuan: Memastikan proses produksi barang jadi berjalan secara efisien, efektif, dan sesuai standar kualitas yang telah ditetapkan.

Prosedur Kerja

Persiapan Produksi

1. Pastikan semua alat dan mesin dalam kondisi siap pakai (cek kelayakan mesin).
2. Periksa dan pastikan bahan baku telah tersedia sesuai dengan kebutuhan produksi.
3. Kenakan alat pelindung diri (APD) sebelum memasuki area produksi.

Proses Produksi

1. Masukkan bahan baku ke mesin sesuai spesifikasi yang telah ditentukan.
2. Jalankan mesin sesuai dengan instruksi kerja (manual operasi mesin).
3. Pantau proses produksi untuk memastikan tidak ada gangguan teknis.
4. Lakukan pemeriksaan kualitas (Quality Control) secara berkala pada setiap tahap produksi.

Pengemasan Barang Jadi

1. Pastikan barang jadi telah lolos pemeriksaan kualitas akhir.
2. Kemasi barang jadi menggunakan material pengemasan yang sesuai.
3. Label barang jadi dengan informasi lengkap (nama produk, tanggal produksi, tanggal kedaluwarsa, dll.).

Pembersihan dan Dokumentasi

1. Bersihkan area produksi dan matikan mesin setelah selesai digunakan.
2. Catat jumlah barang jadi yang dihasilkan, termasuk barang yang tidak memenuhi standar.

Dibuat: Manager Produksi

Diperiksa: Kepala Bagian Produksi

Disetujui: Direktur

2. Contoh SOP bagian administrasi

Standar Operasional Prosedur (SOP)

Nomor SOP: ADM-001
Judul: Prosedur Kerja Administrasi Harian
Disahkan oleh: Manajer Administrasi
Tanggal Efektif: 1 Januari 2025
Unit Kerja: Divisi Administrasi

Tujuan

Memastikan pelaksanaan tugas administrasi harian berjalan secara efisien, terstruktur, dan sesuai dengan standar perusahaan.

Ruang Lingkup

SOP ini berlaku untuk seluruh staf administrasi dalam melaksanakan tugas-tugas harian di Divisi Administrasi.

Dasar Hukum

1. Peraturan Perusahaan Nomor 05/2023 tentang Tata Kelola Administrasi
2. Standar ISO 9001:2015 terkait manajemen dokumen

Definisi

1. Dokumen: Surat, laporan, atau berkas lain yang dikelola oleh Divisi Administrasi.
2. Pengarsipan: Proses penyimpanan dokumen dalam sistem manual atau digital.

Prosedur

Persiapan Kerja

1. Hadir tepat waktu di tempat kerja sesuai jadwal yang ditentukan.
2. Aktifkan perangkat kerja, seperti komputer dan sistem administrasi, untuk memastikan semua alat siap digunakan.
3. Periksa agenda kerja harian dan prioritaskan tugas berdasarkan urgensi.

Pelaksanaan Tugas Administrasi

1. Terima dan verifikasi dokumen masuk sesuai dengan prosedur yang berlaku.
2. Lakukan pencatatan dokumen ke dalam sistem administrasi perusahaan.
3. Siapkan laporan harian yang mencakup aktivitas administrasi, termasuk korespondensi dan pencatatan dokumen.
4. Kirim dokumen keluar dengan memastikan kelengkapan dan keabsahannya.

Pengarsipan

1. Simpan dokumen sesuai dengan kategori yang telah ditetapkan (misalnya, keuangan, personalia, operasional).
2. Gunakan sistem penyimpanan digital atau manual sesuai dengan standar perusahaan.
3. Periksa ulang dokumen untuk memastikan tidak ada kekeliruan sebelum pengarsipan.

Penyelesaian dan Laporan

1. Pastikan semua tugas harian selesai sebelum akhir waktu kerja.
2. Serahkan laporan harian kepada supervisor untuk ditinjau.
3. Catat setiap kendala atau hambatan yang terjadi selama pelaksanaan tugas.

Pengesahan

Dibuat: Manager Administrasi

Diperiksa: Kepala Divisi Operasional

Disetujui: Direktur

3.  Contoh SOP Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) 

Standar Operasional Prosedur (SOP)

Nomor SOP: K3-001
Judul: Prosedur Keselamatan dan Kesehatan Kerja
Disahkan oleh: Kepala Divisi K3
Tanggal Efektif: 1 Januari 2025
Unit Kerja: Semua Divisi

Tujuan

Memastikan keselamatan dan kesehatan seluruh karyawan di tempat kerja dengan menerapkan langkah-langkah pencegahan terhadap risiko kecelakaan dan penyakit akibat kerja.

Ruang Lingkup

SOP ini berlaku untuk semua karyawan, kontraktor, dan tamu yang berada di area kerja perusahaan.

Prosedur Kerja

Penggunaan Alat Pelindung Diri (APD)

1. Karyawan wajib menggunakan APD yang sesuai dengan tugas masing-masing, seperti helm, sarung tangan, kacamata pelindung, atau sepatu keselamatan.
2. Periksa kondisi APD sebelum digunakan untuk memastikan fungsinya dalam keadaan baik.
3. Laporkan APD yang rusak atau tidak layak pakai kepada supervisor untuk penggantian.

Pemeriksaan dan Pemeliharaan Alat Kerja

1. Sebelum bekerja, pastikan semua peralatan telah diperiksa oleh teknisi yang berwenang.
2. Hindari penggunaan alat kerja yang mengalami kerusakan atau tidak memenuhi standar keselamatan.
3. Lakukan perawatan alat kerja secara berkala sesuai jadwal yang telah ditetapkan.

Prosedur Darurat

1. Jika terjadi kecelakaan atau keadaan darurat, segera laporkan ke petugas K3 atau supervisor terdekat.
2. Ikuti jalur evakuasi yang telah ditentukan dan menuju titik kumpul dengan tertib.
3. Gunakan alat pemadam kebakaran atau fasilitas darurat lainnya sesuai pelatihan yang telah diberikan.

Pelaporan Kecelakaan Kerja

1. Setiap kecelakaan kerja harus segera dilaporkan ke Divisi K3 menggunakan formulir pelaporan yang tersedia.
2. Divisi K3 akan melakukan investigasi dan menyusun laporan kejadian untuk menentukan langkah pencegahan di masa depan.

Penyuluhan dan Pelatihan K3

1. Karyawan wajib mengikuti pelatihan keselamatan kerja yang diselenggarakan oleh perusahaan secara berkala.
2. Divisi K3 bertanggung jawab menyelenggarakan simulasi tanggap darurat minimal dua kali dalam setahun.

Lampiran

Lampiran 1: Peta Jalur Evakuasi

Lampiran 2: Formulir Pelaporan Kecelakaan Kerja

Pengesahan

Dibuat: Kepala Divisi K3

Diperiksa: Kepala Divisi Operasional

Disetujui: Direktur Operasional

Kegunaan SOP

Setelah mempelajari contoh SOP, berikut adalah penjelasan lebih lengkap mengenai kegunaan sebuah SOP.

1. Standarisasi proses kerja

SOP berperan penting dalam menciptakan keseragaman cara kerja di seluruh divisi perusahaan. 

Dengan prosedur yang sudah ditetapkan secara tertulis, setiap karyawan dapat mengikuti alur kerja yang sama persis, sehingga hasil kerja menjadi lebih konsisten. 

2. Peningkatan efisiensi kerja

Tanpa adanya pedoman kerja yang jelas, kamu mungkin memerlukan lebih banyak waktu untuk menyelesaikan suatu tugas yang sebenarnya sederhana.

Dengan SOP, karyawan tidak perlu lagi menghabiskan waktu bertanya-tanya atau mencari tahu langkah apa yang harus dilakukan. 

3. Membantu adaptasi karyawan baru

Tentu diperlukan penjelasan secara langsung agar karyawan baru dapat memahami cara kerja tim.

Nah, panduan tertulis bisa menyempurnakan dan mempercepat pemahaman mereka.

Mereka juga akhirnya bisa belajar secara mandiri dengan membaca SOP yang sudah tersedia, tanpa harus terus bertanya berulang-ulang pada atasan.

4. Mengurangi risiko kesalahan

Beberapa kesalahan memang tak bisa terhindarkan. Namun dengan mengikuti SOP, karyawan akan tahu apa yang harus dilakukan dan bagaimana cara melakukannya dengan benar.

Potensi kesalahan kerja seperti urutan pengerjaan yang tidak tepat dapat dicegah dengan efektif berkat adanya SOP.

Jadi, risiko yang muncul akibat kelalaian atau prosedur yang tak sengaja terlewati pun bisa dihindarkan.

5. Memudahkan evaluasi

Salah satu tujuan evaluasi adalah menilai apakah selama ini pekerjaan telah dilakukan sesuai standar dan prosedur yang tepat.

SOP menjadi dokumen acuan utama untuk menilai kesesuaian antara pelaksanaan kerja dengan standar yang ditetapkan perusahaan.

Jadi, ada ukuran dan pedoman penilaian yang jelas.

Perbedaan SOP dan Instruksi Kerja

Setelah mempelajari contoh SOP dan kegunaannya, kamu mungkin berpikir bahwa SOP sangatlah mirip dengan instruksi kerja.

Nyatanya, kedua hal ini cukup berbeda, lho. Berikut penjelasannya.

1. Cakupan

SOP memiliki cakupan yang lebih luas dibandingkan instruksi kerja. Dengan kata lain, SOP mengatur proses pengerjaan tugas yang memiliki skala atau alur lebih besar.

Sementara itu, instruksi kerja umumnya hanya mencakup langkah-langkah sederhana untuk menyelesaikan satu tugas, seperti cara menggunakan mesin fotokopi.

2. Kedalaman informasi

SOP lebih bersifat umum karena berperan sebagai panduan agar keseluruhan proses berjalan sesuai standar.

Di sisi lain, instruksi kerja bersifat lebih teknis dan detail karena ditujukan untuk menjelaskan langkah-langkah mengerjakan suatu aktivitas dengan benar.

3. Tujuan

Seperti yang telah disebutkan, salah satu tujuan SOP adalah memastikan bahwa semua orang mengerjakan sesuatu dengan cara yang seragam, sehingga hasilnya konsisten.

Instruksi kerja lebih berfokus untuk memastikan bahwa tugas yang bersifat teknis dapat dijalankan dengan benar, terutama yang mempunyai risiko tinggi.

4. Pengguna dokumen

SOP biasanya ditujukan untuk seluruh anggota tim yang berada dalam satu alur kerja. Dokumen ini membantu mereka memahami gambaran besar proses yang harus dijalankan bersama. 

Sementara, instruksi kerja lebih sering digunakan oleh masing-masing individu yang bertugas menjalankan proses teknis, misalnya teknisi, operator, atau staf administrasi.

Cara Menyusun SOP yang Efektif

Setelah mempelajari contoh SOP di atas, kamu mungkin sudah berencana untuk mulai menyusunnya. 

Nah, berikut gambaran cara menyusunnya yang bisa kamu ikuti.

1. Pilih format yang sesuai

Langkah awal dalam menyusun SOP adalah menentukan format yang paling tepat. 

Untuk menentukannya, tentu kamu perlu memahami tingkat kerumitan prosedur yang harus dibuat, serta bagaimana cara agar semua orang memahaminya dengan mudah.

2. Libatkan stakeholder terkait

Langkah lanjutan dari sebelumnya adalah libatkan langsung orang-orang yang nantinya akan menjalankan prosedur tersebut, mulai dari:

• manajer
• karyawan
• tim operasional

Dengan begitu, SOP yang dibuat akan lebih relevan, realistis, dan bisa dijalankan dengan lebih efektif.

3. Susun dan evaluasi SOP

Catat setiap langkah yang dibutuhkan dalam proses kerja secara runtut. Setelah itu, lakukan evaluasi apakah langkah tersebut sudah efisien atau perlu ditambahkan sub-langkah agar lebih jelas. 

Tujuannya adalah untuk menyempurnakan prosedur kerja yang benar-benar mudah dipahami dan dijalankan tanpa membingungkan.

4. Identifikasi potensi hambatan

Dengan antisipasi lebih awal, kamu bisa siapkan solusi untuk mencegahnya sebelum terjadi. 

Selain itu, tetapkan metrik atau indikator keberhasilan agar efektivitas SOP dapat diukur, seperti peningkatan produktivitas atau penurunan kesalahan kerja.

5. Uji, revisi, dan finalisasi

Setelah SOP dirancang, lakukan uji coba dalam aktivitas kerja sebenarnya. Amati bagian mana yang sudah berjalan baik dan mana yang perlu diperbaiki. 

Pastikan semua langkah aman untuk dijalankan, terutama untuk pekerjaan yang berisiko, lalu finalisasi dan implementasikan SOP.

Demikian pembahasan mengenai contoh SOP, format, hingga cara membuatnya.

Di dunia profesional, masih ada banyak istilah yang perlu kamu pahami. Tak perlu khawatir karena Glints Blog punya kumpulan artikel terkait yang bisa bantu kamu belajar.

Yuk, simak beragam tips, pengertian, dan pembahasan menarik lain di kategori artikel kehidupan profesional supaya kamu lebih siap terjun ke dunia kerja!

Referensi:

1. What is a standard operating procedure (SOP)?
2. How to Write Standard Operating Procedure with Examples & Template