6 Cara Menolak dengan Sopan di Kantor dan Contohnya
Ditulis oleh : M. Ichsan Medina
Sebagai pekerja, mengetahui cara menolak dengan sopan dapat membantumu mengelola waktu kerjamu.
Terlepas dari posisimu, pastinya klien, atasan, hingga rekan kerja akan meminta waktu dan perhatianmu.
Tentu, kamu perlu tahu cara menolak dengan baik supaya bisa menjaga kualitas hubungan kerjamu dan tetap produktif.
Nah, berikut Glints berikan beberapa cara menolak yang sopan. Simak artikelnya berikut ini, yuk!
Cara Menolak dengan Sopan
Penolakan dilakukan jika permintaan dirasa akan memakan banyak waktu atau bukan bagian dari kewajibanmu.
Maka, ada beberapa cara yang, menurut Indeed, bisa kamu lakukan, di antaranya:
1. Pahami alasan dari permintaan terlebih dahulu
Pastikan kamu memahami alasan dari permintaan yang diberikan padamu.
Misalkan, sebelum menolak meeting yang diadakan secara dadakan, cari tahu dulu alasan diadakannya rapat tersebut.
Kamu bisa mengetahui alasan tersebut dengan bertanya ke orang yang bersangkutan.
2. Berikan solusi
Cara selanjutnya untuk menolak dengan sopan adalah dengan menawarkan berbagai solusi terhadap permintaan yang disampaikan padamu.
Hal ini sangat berkaitan dengan poin sebelumnya. Semakin baik kamu memahami alasan dari suatu permintaan, semakin mudah bagimu menemukan solusi.
Misalkan, supervisor-mu meminta untuk bertemu klien baru sementara kamu sedang rapat dengan klien yang lain.
Nah, kamu bisa menolaknya sambil memberi solusi seperti bertemu dengan klien tersebut di waktu berbeda atau melakukan pertemuan secara online terlebih dahulu.
3. Tolak dengan tegas
Sampaikan penolakanmu dengan tegas, jelas namun tetap sopan untuk menghindari miskomunikasi.
Sebagai contoh, kamu diminta mantan rekan kerja untuk menulis surat rekomendasi.
Jika keberatan, kamu bisa menyampaikan penolakanmu dengan jelas seperti ini.
Mohon maaf, tapi untuk saat ini saya tidak bisa menulis surat rekomendasi untukmu.
4. Beri alasan untuk menolak permintaan
Memberi alasan yag jelas adalah cara selanjutnya untuk menolak dengan sopan.
Jelaskan mengapa kamu harus menolak permintaan tersebut dengan memberi informasi yang penting saja.
Misalkan, kamu diminta untuk menghadiri meeting oleh rekan kerja. Nah, kamu bisa memberi respons seperti berikut.
Mohon maaf, saya tidak bisa mengikuti meeting karena ada jadwal bertemu klien di waktu yang sama.
5. Tawarkan solusi alternatif
Hal ini sangat berkaitan dengan poin nomor 2 di atas. Menurut LiveAgent, jangan lupa untuk menawarkan 2 atau 3 solusi alternatif saat menolak suatu permintaan.
Misalkan, kamu telah menolak permintaan menulis surat rekomendasi. Nah, kamu bisa memberi solusi alternatif seperti;
Meski saya tidak bisa membantumu menulis surat rekomendasi saat ini, saya bisa membantumu dengan memeriksa resume-mu atau menghubungkanmu ke departemen HR kami. Mana opsi yang paling baik menurutmu?
6. Minta bantuan sebagai opsi terakhir
Meminta bantuan ke orang lain menjadi cara lain untuk menolak suatu permintaan secara sopan.
Meski begitu, selalu jadikan cara ini sebagai opsi terakhirmu.
Kamu bisa melakukan ini apabila sudah melakukan hal-hal berikut namun pihak tersebut masih meminta tolong padamu;
- menolak permintaan dengan sopan
- menjelaskan alasan dari penolakanmu
- menawarkan solusi alternatif
Contoh Kalimat untuk Menolak dengan Sopan
Setelah mengetahui berbagai cara menolak dengan sopan, berikut adalah beberapa contoh kalimat penolakan yang bisa kamu sampaikan.
1. Contoh cara menolak meeting dengan sopan
Saya paham bahwa saya harus bertemu dengan klien baru, tapi rencana ini cukup mendadak. Saya tidak bisa menghadiri pertemuan tersebut karena ada rapat lain yang berlangsung di waktu yang sama. Meski begitu, saya bisa menawarkan 2 alternatif. Saya bisa menghadiri bagian awal dari rapat secara remote atau datang besok pagi untuk mendiskusikan hasil dari rapat denganmu. Tolong beritahu saya opsi yang terbaik untukmu. Terima kasih.
2. Contoh cara menolak terlibat dalam project dengan sopan
Saya mengetahui sejak awal pentingnya proyek B. Namun mohon maaf, saya tak bisa terlibat dalam proyek B sebelum saya menyelesaikan proyek A yang sedang saya kerjakan. Fokus dan tenaga saya sangat dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek A yang akan segera launching akhir pekan ini. Jika boleh, saya bisa bantu memberikan konsultasi dan rekan diskusimu untuk proyek B. Saya bisa mengalokasikan 1 jam untuk bertemu dengan tim yang bertanggung jawab di proyek B untuk berdiskusi. Terima kasih atas pengertiannya.
3. Contoh cara menolak promosi ke posisi yang tanggung jawabnya lebih besar
Saya merasa senang bisa menerima tawaran promosi ini, dan saya merasa bahwa perusahaan mengakui skills, perkembangan, dan dedikasi saya beberapa tahun ke belakang. Meski begitu, saya harus menolak tawaran promosi ini karena saya sedang fokus menjalani program S2 dan berencana untuk lulus di tahun ini. Saya berharap Bapak/Ibu akan mempertimbangkan saya lagi untuk kesempatan serupa di masa yang akan datang, terutama setelah saya tidak memiliki komitmen besar seperti saat ini. Terima kasih.
Itu adalah beberapa cara menolak dengan sopan beserta contohnya yang bisa kamu jadikan sebagai referensi.
Selain paparan di atas, kamu bisa mendapat lebih banyak informasi, tips, dan trik praktis yang bisa diaplikasikan di dunia kerja dengan baca kumpulan artikel Glints.
Tertarik? Yuk, klik di sini sekarang untuk mengakses ragam artikelnya sekarang secara gratis!
