10 Tips Ampuh Menjawab Pertanyaan saat Presentasi
Isi Artikel
Setiap orang punya caranya sendiri untuk menjawab pertanyaan dari audiens saat presentasi. Meski begitu, sesi tanya jawab masih sering membuat keringat dingin untuk beberapa orang.
Banyak peluang untuk pertanyaan tak terduga atau yang mungkin sulit dijawab. Namun, perlu diingat, kamu tak harus memiliki jawabannya saat itu juga.
Ketahui juga pertanyaan yang diajukan dapat langsung dijawab atau harus menyiapkan slot waktu tanya jawab khusus setelah presentasi.
Mana pun gaya kamu, berikut beberapa tips dari Glints untuk menjawab pertanyaan saat presentasi.
1. Pertahankan kontak mata dengan penanya
Saat audiens bertanya, pertahankan kontak mata dengannya sampai selesai. Jangan mengutak-atik slide, mencatat, atau hal lain yang bisa menganggu fokus.
Terdistraksi oleh hal-hal lain sementara audiens sedang berbicara membuat kamu terlihat tidak sopan dan kurang profesional.
Jadi pastikan menjaga kontak mata untuk memberi si penanya perhatian penuh. Tidak apa juga untuk sesekali mengangguk sebagai pertanda kamu masih memperhatikannya.
2. Berhenti sejenak sebelum jawab
© digitaloceanspaces
Seperti yang sudah Glints sebutkan, kamu tidak harus selalu langsung menjawab pertanyaan yang muncul saat presentasi.
Ada baiknya untuk berhenti sejenak setelah mereka bertanya. Bahkan jika kamu sebenarnya sudah tahu mau jawab apa.
Melansir Second Nature, ada tiga alasan untuk ini:
- Memberi audiens waktu untuk menyelesaikan pertanyaan mereka, dan menambahkan poin apa pun yang baru sempat terpikir.
- Menunjukkan kamu meluangkan waktu untuk mempertimbangkan pertanyaan, yang menunjukkan rasa hormat.
- Memberi kamu waktu lebih untuk merumuskan jawaban terbaik dan menyampaikannya dengan menyeluruh, ketimbang terburu-buru, dan akhirnya ada yang terlupa.
Di jeda sejenak ini, kamu juga bisa memanfaatkan waktu untuk mengklarifikasi dengan bertanya balik jika pertanyaan mereka kurang jelas.
Kamu bisa mengulang pertanyaan tersebut dan konfirmasi kembali ke penanya untuk memastikan, misalnya seperti:
“Anda ingin saya untuk menyebutkan fitur-fitur [nama produk/layanan]?”
3. Hargai pertanyaan yang mereka ajukan
© de.freepik.com
Ada pepatah lama yang bilang “tidak ada pertanyaan konyol (there are no silly questions)”, itu ada benarnya di sini.
Jadi, seremeh apa pun pertanyaan si audiens, kamu tetap perlu menghargainya.
Maka saat akan menjawab, jangan lupa berterima kasih dulu atas pertanyaan dari audiens presentasi tersebut.
Ada banyak cara lain yang baik untuk mengekspresikan rasa terima kasih sebelum memberikan tanggapan kamu, seperti:
- “Itu pertanyaan yang saya tanyakan pada diri saya sendiri”
- “Itu pertanyaan yang banyak orang tanyakan kepada kami baru-baru ini”
- “Saya tidak heran anda bertanya hal tersebut, karena …”
- “Saya setuju, poin Anda sampaikan bagus”
- “Itu pertanyaan yang telah kami diskusikan secara panjang lebar di dalam tim kami”
- “Dalam sebagian besar situasi, Anda benar, dan saya setuju dengan Anda”
- “Itu poin yang sangat menarik, namun memang belum kami gali lebih dalam…”
Menjawab pertanyaan secara diplomatis saat presentasi perlu dilakukan dengan sungguh-sungguh. Jika tidak, kamu akan terlihat tidak otentik dan tidak tulus.
4. Jawab dengan singkat
Berikan jawaban secara singkat, jelas, dan spesifik untuk pertanyaan yang diajukan. Sertakan fakta atau contoh untuk mendukung jawaban kamu.
Jangan berikan ruang untuk munculnya pertanyaan susulan yang masih terkait dengan topik tersebut agar tidak makin melebar.
Periksa kembali dengan penanya untuk memastikan apakah kamu telah menjawab pertanyaan mereka, dengan bertanya balik, “Apakah itu menjawab pertanyaan Anda dengan cukup jelas?”.
5. Jujur jika tidak tahu jawabannya
Akan lebih baik untuk jujur daripada mencoba membual saat menjawab pertanyaan yang sulit waktu presentasi.
Membual, bertele-tele, apalagi berbohong, akan membuat kamu mudah kehilangan kredibilitas.
Namun, menjawab pertanyaan yang sulit dengan jujur juga ada cara khususnya agar kamu tetap terlihat kompeten.
Saat akan menjawab, maju satu langkah menghadap si penanya dan jaga kontak mata. Jika posisi kamu duduk, condongkan badan sedikit ke depan meja.
Sampaikan rasa terima kasih kamu atas pertanyaannya, dan dengan percaya diri katakan:
“Saya saat ini tidak tahu, tetapi saya akan memberitahu Anda setelah mengulik lebih lanjut tahu habis meeting. Sementara itu, saya memiliki pandangan sendiri tentang masalah ini.”
“Harap diingat bahwa ini bukan jawaban pasti untuk pertanyaan Anda karena saya belum bisa mendapatkannya, namun kira-kira begini…”
Cara menjawab seperti ini setidaknya menawarkan penanya sebuah pemikiran atau perspektif baru yang bisa jadi pertimbangannya.
6. Tambahkan nilai dalam jawabanmu
Kaitkan manfaat dari jawaban kamu dengan audiens.
Gol kamu adalah untuk terus mengingatkan mereka tentang betapa berharganya respons dan feedback dari mereka, serta apa manfaatnya untuk mereka sendiri.
Sebagai contoh dari Entrepreneur, kamu bisa menjawab seperti:
“Saya memahami concern Anda terhadap biaya, terutama karena perusahaan telah memangkas biaya selama kuartal terakhir. Pertama, solusi kami akan menghemat waktu dan uang Anda dengan melatih staf manajemen Anda untuk Anda.”
“Kami telah bekerja dengan berbagai industri seperti milik Anda dengan hasil langsung yang terbukti. Sebagai hasilnya, staf manajemen Anda akan mempelajari metode praktis untuk meningkatkan produktivitas dan membangun hubungan.”
“Klien sebelumnya telah mendapatkan pengembalian investasi mereka hanya dalam dua bulan setelah training.”
7. Izinkan audiens bertanya lebih lanjut lewat email
© Pexels.com
Kamu juga boleh mengajak audiens mengajukan pertanyaan setelah acara selesai dengan memberikan alamat emailmu.
Ini menunjukkan rasa hormat yang tinggi kepada audiens dan menyiratkan bahwa topik tersebut masih berpotensi untuk digali lebih dalam.
8. Beri tahu audiens kapan waktu bertanya
Salah satu hal yang bisa membuat presenter grogi saat menjawab pertanyaan presentasi adalah pertanyaan di waktu yang tidak tepat
Untuk menghindarinya, kamu bisa memberitahu audiens lebih awal tentang kapan sesi tanya jawab dimulai.
Hal ini juga tergantung bagaimana gaya presentasi yang kamu bawakan dan akan berbeda-beda di setiap presentasi.
Namun, umumnya waktu bertanya diberikan saat presentasi berlangsung atau saat sesi Q&A khusus di akhir presentasi.
9. Jelaskan jika kamu menjawab dengan opini pribadi
Indeed menjelaskan bahwa saat menjawab pertanyaan dengan opini pribadi, kamu harus menekankan hal tersebut di awal kepada audiens.
Hal ini akan membantu klarifikasi informasi yang kamu sampaikan melalui opini tersebut.
Selain itu, dengan memperjelas opini yang kamu sampaikan, audiens tidak akan bingung membedakan fakta dan opini pribadi.
10. Arahkan dengan jelas
Terkadang, audiens presentasi akan menanyakan pertanyaan di luar fokus topik presentasi.
Agar bisa menghadapinya dengan baik, kamu harus bisa mengarahkan pertanyaan juga jawaban dengan jelas sehingga tidak melenceng.
Nah itulah 10 cara jitu yang akan membantu menjawab pertanyaan presentasi tanpa grogi.
Pada akhirnya, pertanyaan adalah hal yang tidak terhindarkan dalam presentasi. Di sisi lain, pertanyaan juga menjadi pertanda baik dari engagement audiens.
Persiapkan diri kamu untuk setiap kemungkinan skenario sematang mungkin untuk memastikan bahwa reputasi dan kredibilitas kamu tetap kuat.
Kamu bisa memulainya dengan membaca informasi-informasi menarik seputar presentasi lainnya di Glints blog.
Mulai dari tips hingga hal-hal yang harus kamu persiapkan saat presentasi bisa kamu dapatkan dengan klik di sini!
