Kupas Tuntas TOR dan Fungsinya untuk Project Management
Isi Artikel
TOR atau term of reference, adalah sebuah dokumen yang wajib dimuat oleh tim project management sebelum berjalannya sebuah projek.
Berkas satu ini diperlukan sebagai deskripsi acara serta perjanjian-perjanjian lainnya dengan pihak yang terlibat.
Yuk, ketahui definisi, konten yang perlu dicantumkan, dan cara membuat TOR pada rangkuman Glints berikut ini.
Baca Juga: Project Management Tools Terbaik untuk Memudahkan Pekerjaanmu
Definisi Term of Reference
© Freepik.com
Disadur dari Mymanagementguide, TOR adalah sebuah dokumen yang memberikan penjelasan mengenai latar belakang, tujuan, dan visi dari proyek yang diusulkan oleh sebuah tim manajemen.
Template dari TOR sendiri mencakup berbagai kriteria yang diperlukan untuk mengambil keputusan proyek yang dianggap paling strategis.
Dokumen ini menjelaskan seluruh kegiatan yang harus dilakukan, serta menggambarkan isu yang akan ditemui selama proyek, susunan anggaran, dan keahlian yang diperlukan terkait kesuksesan proyek tersebut.
Yang pasti, isi dari dokumen kerangka acuan kerja perlu memberikan gambaran umum tentang bagian-bagian utama dari proyek yang akan dibentuk.
Hal ini agar project manager dapat menggunakannya untuk menilai kinerja kontraktor, konsultan, ahli, serta pemangku kepentingan dalam proyek lainnya.
Nah, TOR sendiri sangat diperlukan oleh tim pembentuk proyek karena dokumen ini dapat menentukan jumlah dan jenis pekerjaan yang harus diselesaikan.
TOR juga merupakan dokumen tata kelola yang menetapkan dan menentukan hubungan antara semua pemangku kepentingan proyek.
Nantinya, TOR akan dikembangkan setelah visi dari proyek sudah diidentifikasi, serta saat semua anggaran dan tenaga ahli telah ditetapkan.
© Glints
Isi dari Term of Reference
© Frepik.com
Isi dari TOR diperlukan oleh beberapa pihak sebelum mengalokasikan dana pada proyek yang telah diusulkan oleh tim manajemen.
Keputusan ini akan didasari oleh hasil dari proposal proyek dan TOR yang berfungsi sebagai laporan utama dari proses ini.
Selain itu, TOR biasanya diperlukan untuk kepentingan analisis kelayakan, penilaian aktivitas proyek, hingga perancangan dan pemantauan implementasi persetujuan dalam kontrak.
Tak hanya itu, dokumen ini juga penting untuk keperluan auditing,serta acuan yang diperlukan seluruh pihak pada setiap tahap proyek.
Nah, dikarenakan TOR adalah sebuah dokumen yang bersifat deskriptif, tim manajemen proyek perlu memuat beberapa aspek penting dari program yang akan dibentuk.
Menurut Projectmanagementbasics, berikut ini adalah konten yang perlu dicantumkan dalam term of reference:
- latar belakang proyek
- pemaparan visi dan misi proyek
- masalah yang akan dieksplorasi dan dianalisis selama berlangsungnya proyek
- metode implementasi yang akan diterapkan untuk proyek
- kriteria keahlian yang dibutuhkan oleh tim manajemen proyek
- persyaratan pihak yang terlibat sebelum memuat laporan acara
- rencana kerja, termasuk jadwal kegiatan dan jumlah dana yang diperlukan
- identifikasi audiens yang diharapkan oleh pihak manajemen proyek
- asumsi permasalahan dan solusinya
- analisis risiko utama dari proyek
- pendekatan atau strategi proyek yang akan digunakan
Konten dari template TOR dapat diubah atau dihilangkan berdasarkan kebutuhan proyek tertentu.
Uraian isi dari TOR sebenarnya bersifat umum dan hanya sebagai gambaran untuk keperluan panduan program.
Artinya, proyek-proyek tertentu pasti memerlukan analisis konten yang berbeda untuk dimasukkan ke dalam template TOR.
Maka, seperti yang sudah Glints jelaskan, tim manajemen proyek harus menganalisis terlebih dahulu semua aspek dari program yang akan dibentuk.
Baca Juga: ProofHub, Aplikasi Project Management yang Perlu Kamu Tahu
Cara Membuat Term of Reference
© Pexels.com
Format dalam TOR sifatnya umum dan berbeda, tetapi, cara membuatnya adalah sebuah proses yang relatif serupa.
Nah, berikut adalah cara-cara membuat term of reference yang bisa kamu terapkan bila akan membentuk sebuah acara.
1. Jelaskan latar belakang
Dalam TOR, latar belakang adalah aspek pertama yang perlu dijelaskan.
Bagian latar belakang dari template TOR biasanya mencakup beberapa paragraf yang membahas hal-hal berikut:
- penjelasan visi dan misi proyek dalam konteks kebutuhan bisnis
- pemaparan peran masing-masing pemangku kepentingan dalam aktivitas proyek
- gambaran secara singkat mengenai progres pembentukan proyek
2. Paparkan tujuan proyek
Tujuan proyek dalam TOR umumnya adalah pencapaian yang ingin diraih oleh semua pihak setelah proyek rampung.
Sebelum memuatnya, tim manajemen perlu mengulas kembali sumber daya yang tersedia dan jangka waktu yang ditetapkan agar tujuan proyek terlihat realistis.
Sebaiknya, tujuan dijelaskan secara rinci, mendalam dan tidak dalam bentuk daftar. Tim proyek juga diharapkan dapat memuat audiens dan keuntungan yang diharapkan.
3. Metode yang digunakan proyek
Melansir Involve, penjelasan metode project management digunakan untuk menggambarkan pola kerja dan aturan dalam proyek.
Oleh karena itu, bagian pemaparan metode harus harus disertakan dengan deskripsi dari hal-hal berikut:
- fase utama dari proses implementasi proyek
- tingkat keterlibatan pemangku kepentingan yang diperlukan agar implementasi metode berjalan dengan lancar
- isi dan durasi kegiatan dalam proyek
- alat pengumpulan informasi yang akan digunakan pada seluruh tahap proyek untuk tujuan pemantauan
4. Gambarkan masalah yang akan ditemui
Bagian isu dari template TOR harus menyoroti masalah utama yang akan ditemui pada setiap tahap siklus hidup proyek.
Biasanya, TOR mencakup serangkaian kriteria evaluasi yang akan digunakan untuk analisis dan pemecahan masalah, seperti efisiensi, dampak, dan efektivitas.
Maka, pikirkan terlebih dahulu seluruh isu yang akan menjadi risiko kegagalan proyek, lalu sangkutkan masing-masing masalah dengan kriteria tersebut.
Baca Juga: Yuk, Kenalan dengan Metode Scrum untuk Project Management!
Itulah serba-serbi dari term of reference yang perlu kamu ketahui.
Intinya, TOR adalah sebuah dokumen yang diperlukan semua tim manajemen proyek agar rencana mereka dapat berjalan dengan lancar.
Selain sebagai gambaran umum dari kegiatan program, TOR juga dapat menjadi sarana tim untuk menggaet minat sponsor.
Nah, untuk informasi lainnya seputar dunia proyek, kamu bisa berlangganan newsletter blog Glints.
Nanti, kamu akan menerima berita ter-update langsung di inbox emailmu.
Tunggu apa lagi? Segera daftar di Glints. Gratis, lho!
