Trưởng Phòng Là Gì? Vai Trò Và Chức Năng Của Trưởng Phòng

Ngày đăng: 08/01/2023 | Không có phản hồi

Ngày cập nhật: 05/01/2023

Bất cứ ai trong chúng ta cũng có mong muốn trong tương lai mình sẽ được thăng tiến lên vị trí xứng đáng, phù hợp với năng lực, kinh nghiệm và công sức mình bỏ ra. Và trưởng phòng là một trong số những vị trí công việc được nhiều người muốn đạt được. Vậy trưởng phòng là gì? Trưởng phòng sẽ thực hiện những công việc gì? Nếu bạn đang muốn tìm hiểu những thắc mắc này thì đừng bỏ qua bài viết sau đây của Glints nhé. 

Trưởng phòng là gì? 

Trưởng phòng là gì? Head of department hoặc Chief of Department là tên gọi trong tiếng Anh của chức vụ trưởng phòng.

Có thể nói trưởng phòng là vị trí quan trọng, chức danh này được dành cho những người có năng lực, kinh nghiệm và khả năng đứng đầu để quản lý một bộ phận hay phòng ban trong các doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan, đơn vị sự nghiệp hay doanh nghiệp nước ngoài. 

Công việc chính của trưởng phòng sẽ bao gồm các việc như tổ chức, điều hành, kiểm tra và đánh giá từng hoạt động của thể của bộ phận, phòng, ban của mình. Bạn có thể hiểu một cách đơn giản trường phòng là người chịu trách nhiệm quản lý nhân viên trong công ty.

Mô tả công việc của trưởng phòng nói chung

Công việc chính của một trưởng phòng trong doanh nghiệp sẽ bao gồm:

• Dựa vào chuyên môn, kinh nghiệm và trình độ, năng lực của bản thân để phụ trách công tác quản lý, lãnh đạo nhân viên thuộc bộ phận của mình. 
• Có trách nhiệm phối hợp với các phòng ban trong doanh nghiệp để công việc được trôi chảy hơn.
• Trực tiếp trao đổi, làm việc với quản lý cấp cao trong doanh nghiệp, giúp cấp trên truyền đạt thông tin đến nhân viên dưới quyền quản lý. 
• Xây dựng các chính sách, thực hiện việc giám sát và đánh giá từng người cụ thể. 
• Chịu trách nhiệm đưa ra các chiến lược, chiến thuật để bộ phận của mình có được hiệu quả cao khi làm việc. 
• Xây dựng kế hoạch cụ thể cho các nhân viên thuộc phòng ban mình quản lý nhằm đạt hiệu quả cao nhất.
• Hỗ trợ đào tạo cho các nhân viên thuộc quyền quản lý.

Đọc thêm: Vai Trò Và Tố Chất Của Một Người Trưởng Nhóm Là Gì?

Mô tả công việc của một số vị trí trưởng phòng cụ thể 

Trưởng phòng Kinh doanh

Trưởng phòng kinh doanh đảm nhận công việc điều phối nhân viên kinh doanh bán hàng, lên kế hoạch chi tiết và đưa ra những điều chỉnh khi cần cho các kế hoạch đó để đạp được doanh số cao. 

Công việc chính trưởng phòng kinh doanh cần làm:

• Chịu trách nhiệm quản lý nhân viên kinh doanh để đạt được doanh số đề ra. 
• Lên kế hoạch, chiến lược kinh doanh, thu hút khách hàng mục tiêu cho doanh nghiệp. 
• Thực hiện tuyển dụng, đào tạo, phân bổ nguồn lực để đem lại hiệu quả kinh doanh tốt nhất. 
• Giúp doanh nghiệp duy trì được mối quan hệ với những khách hàng mới và cũ.
• Giúp nhân viên kinh doanh tối ưu quy trình bán hàng.
• Lập báo kinh doanh, chi phí, doanh thu để có cơ sở đưa ra các dự báo trước hội đồng quản trị.
• Chịu trách nhiệm tìm kiếm và xác định thị trường tiềm năng, đồng thời cập nhật thường xuyên tình hình đối thủ cạnh tranh để đưa ra phương án xử lý kịp thời. 

Trưởng phòng Marketing

Những người đảm nhận vị trí trưởng phòng marketing được biết đến là người đại diện cho sản phẩm của doanh nghiệp khi thực hiện nghiên cứu, lên kế hoạch trong từng hoạt động truyền thông, quảng bá sản phẩm. Do đó, những công việc chính mà một trưởng phòng marketing sẽ thực hiện như sau:

• Thực hiện công việc nghiên cứu, phân tích các dữ liệu liên quan đến thị trường, đưa ra các ý tưởng marketing phục vụ cho việc bán hàng.
• Lên chi tiết các kế hoạch xây dựng marketing, quảng cáo, tổ chức sự kiện, khuyến mãi, giảm giá, v.v.
• Lập ngân sách, nhân sự cho từng chiến dịch quảng cáo, marketing một cách cụ thể nhất.
• Thực hiện việc triển khai, đánh giá và theo dõi các chương trình truyền thông, tiếp thị giúp khách hàng đến gần hơn với sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. 
• Duy trì mối quan hệ với đối tác, khách hàng để để các chương trình truyền thông, tiếp thị có kết quả cao. 
• Phối hợp với các bộ phận, phòng ban khác để quảng bá, truyền thông nhằm tăng mức độ nhận diện thương hiệu. 
• Chịu trách nhiệm truyền thông nội bộ bằng các chương trình cụ thể, giúp tăng sự gắn kết với phòng ban. 

Trưởng phòng Hành chính nhân sự

Trưởng phòng Hành chính nhân sự sẽ là người chịu trách nhiệm chính trong việc tổng hợp các hồ sơ, thủ tục, chính sách, chế độ, v.v. Ngoài ra, vị trí này còn chịu trách nhiệm thực hiện các công việc sau đây:

• Chịu trách nhiệm giám sát các công việc liên quan đến phòng hành chính.
• Tham gia vào quá trình tuyển dụng, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật, v.v., nhằm đem đến những quyền lợi tối ưu nhất cho người lao động. 
• Ký kết, chấm dứt hợp đồng với các nhân sự trong phòng khi cần thiết. 
• Đảm bảo các thủ tục về phúc lợi, bảo hiểm, chế độ chính sách, v.v. 
• Có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ của nhân viên, thực hiện tra cứu thông tin dữ liệu của nhân viên khi cần thiết. 
• Đưa ra các nội quy, quy chế, biểu mẫu phù hợp để tránh phát sinh các vấn đề không đáng có.
• Thực các công việc khác theo sự chỉ đạo của cấp trên.

Trưởng phòng Kế toán 

Trong một doanh nghiệp trưởng phòng kế toán đóng một vai trò vô cùng quan trọng, họ là người giúp ban giám đốc định hướng và đưa ra những lựa chọn về tài chính phù hợp trong doanh nghiệp. 

Đồng thời trưởng phòng kế toán còn là người quyết định về việc phân phối, sử dụng, xây dựng quỹ tiền tệ và quản lý các công việc đến tài chính của một doanh nghiệp. 

Ngoài ra, trưởng phòng của kế toán còn quản lý các vấn đề liên quan đến việc xuất chi bằng phần mềm kế toán. Thực hiện các báo cáo theo ngày/tháng/quý dựa trên yêu cầu từ ban giám đốc. 

Một số công việc cụ thể trưởng phòng kế toán sẽ thực hiện như: 

• Chịu trách nhiệm hạch toán, thống kê tài chính trong doanh nghiệp theo yêu cầu. 
• Phân công công việc cụ thể cho nhân viên cấp dưới mình quản lý, đồng thời đôn đốc, giám sát quá trình làm việc của nhân viên để đạt được kết quả tốt nhất.
• Là người chịu trách nhiệm chính về việc quản lý tài sản, nguồn vốn của một doanh nghiệp. 
• Xây dựng kế hoạch tài chính doanh nghiệp phù hợp với công tác đầu tư, sản xuất trong doanh nghiệp.
• Chịu trách nhiệm lên kế hoạch định kỳ về giá thành, chi phí bảo trì, chi phí hoạt động, v.v và các kế hoạch tài chính liên quan. 
• Làm báo cáo tài chính cho doanh nghiệp, thực hiện thống kế báo cáo theo quy định. 
• Thực hiện công tác lưu trữ, bảo quản chứng từ, sổ sách, tài liệu mật của doanh nghiệp. 
• Chịu trách nhiệm xác định, kiểm kê tài sản doanh nghiệp. 

Một người trưởng phòng cần có kỹ năng và phẩm chất gì?

Để trở thành một trưởng phòng có thể lãnh đạo nhân viên cấp dưới của mình thì bạn cần có những kỹ năng và phẩm chất sau đây:

• Lắng nghe là kỹ năng đầu tiên và rất quan trọng mà một trưởng phòng cần có. Kỹ năng này sẽ giúp bạn nắm bắt thông tin từ cấp trên một cách đầy đủ, chính xác, sau đó truyền đạt cho nhân viên của mình. Nhờ đó giúp bạn xây dựng phòng, ban của mình phát triển tốt hơn. 
• Là người đứng đầu một phòng ban, bộ phận, vì thế trưởng phòng phải có kỹ năng lãnh đạo. Kỹ năng này sẽ giúp bạn lãnh đạo tốt nhân viên của mình, giúp nhân viên có những kỹ năng mấu chốt phục vụ tốt cho công việc. 
• Để đạt được hiệu quả tuyệt đối, công nghệ chính là yếu tố then chốt mà một trưởng phòng cách biết. Việc am hiểu công nghệ sẽ giúp nhân viên của bạn ứng dụng công nghệ thành thạo, hỗ trợ rất nhiều cho công việc. 
• Kỹ năng giám sát giúp trưởng phòng theo dõi công việc của nhân viên dưới quyền quản lý của một cách tốt nhất. Thông qua kỹ năng giám sát công việc của nhân viên sẽ hoàn thành đúng kế hoạch được giao. 
• Là trưởng phòng của một phòng ban bạn cần có kỹ năng điều phối công việc, kỹ năng này sẽ hỗ trợ bạn trong việc sắp xếp và lế kế hoạch cho các công việc được tốt hơn, đảm bảo công việc đạt kết quả cao nhất. 

Kết luận

Như vậy, bài viết trên của Glints đã trả giúp bạn hiểu rõ hơn về trưởng phòng là gì. Và trưởng phòng sẽ phụ trách những công việc nào trong quá trình làm việc. Mong rằng những thông tin mà chúng mình chia sẻ sẽ đem đến bạn những kiến thức bổ ích trong quá trình tìm hiểu.