Tổ Chức Là Gì? Phân Loại Và Lựa Chọn Tổ Chức Trong Kinh Doanh

Ngày đăng: 30/12/2022 | Không có phản hồi

Ngày cập nhật: 16/06/2023

Để đảm bảo hoạt động diễn ra suôn sẻ, nhiều doanh nghiệp tuân theo cơ cấu tổ chức hỗ trợ tốt nhất cho quy mô và mục tiêu kinh doanh của họ. Việc sở hữu và truyền đạt một cơ cấu tổ chức rõ ràng giúp nhân viên của bạn hiểu được vai trò của họ và những kỳ vọng tương ứng

Vậy tổ chức là gì? Đâu là những cơ cấu tổ chức thường thấy? Hãy cùng Glints tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây!

Tổ chức là gì?

Đầu tiên tổ chức là gì? Tổ chức là khái niệm đề cập đến một tập hợp một nhóm người cùng theo đuổi các mục tiêu đã xác định. Nó có thể được hiểu là một hệ thống xã hội bao gồm tất cả các mối quan hệ chính thức giữa người với người. Tổ chức bao gồm sự phân chia công việc giữa các nhân viên và sắp xếp các nhiệm vụ hướng tới mục tiêu cuối cùng của công ty.

Nó cũng có thể được gọi là chức năng quản lý quan trọng giúp điều phối công việc của nhân viên, mua sắm các nguồn lực và kết hợp cả hai, để theo đuổi các mục tiêu của công ty.

Đọc thêm: 10 Chức Năng Của Quản Trị Nguồn Nhân Lực Trong Doanh Nghiệp

Thành phần cơ bản của một tổ chức

Từ góc nhìn của người quản lý, các hoạt động sẽ thành công nếu mục đích chung được làm rõ ràng trong toàn tổ chức để tạo ra nỗ lực phối hợp các nguồn lực. Edgar Schein, một nhà tâm lý học nổi tiếng về tổ chức, đã xác định bốn yếu tố chính trong cấu trúc của một tổ chức: mục đích chung, nỗ lực phối hợp, phân công lao động và hệ thống phân cấp quyền lực. Mỗi một trong bốn yếu tố đại diện cho một thành phần thiết yếu của một cấu trúc hiệu quả. Hơn nữa, Schein đề xuất rằng những yếu tố này là công cụ xác định văn hóa của tổ chức.

Mục đích chung

Một tổ chức có mục đích hoặc sứ mệnh rõ ràng là một tổ chức dễ hiểu và dễ quản lý. Một mục đích chung thống nhất nhân viên và giúp họ hiểu được định hướng của tổ chức. Bất kỳ nhân viên nào làm việc tại Trung tâm Vũ trụ NASA vào những năm 1960 đều biết rằng mục đích chung của tổ chức đó là đưa con người lên mặt trăng. 

Đi kèm với mục đích chung sẽ là chiến lược kinh doanh của công ty, tuyên bố sứ mệnh, giá trị công ty và các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của tổ chức. Vai trò truyền đạt tất cả các thành phần này rất thường thuộc về các nhà quản lý thông qua công ty.

Nỗ lực phối hợp

Có thể cho rằng, trách nhiệm quan trọng nhất của người quản lý là phối hợp nỗ lực làm việc theo cách tối đa hóa các nguồn lực với mục đích chung. Các nhà quản lý sẽ cần tận dụng bộ kỹ năng, kinh nghiệm và tính cách của nhân viên nhằm gia tăng giá trị cho tổ chức. Các nhà quản lý cũng phải tính đến sở thích của nhân viên vì chúng liên quan đến sự hài lòng và gắn bó với công việc.

Chuyên môn hóa và phân công lao động

Đầu thế kỷ 20, mỗi nhân viên trong dây chuyền lắp ráp của Ford Motor Company đều có một nhiệm vụ cụ thể, lặp đi lặp lại. Chẳng hạn, một người sẽ lắp bánh xe bên trái, và một nhân viên khác chỉ lắp bộ phận cản trước. Bằng cách chia nhỏ toàn bộ công việc thành những nhiệm vụ được tiêu chuẩn hóa cụ thể và lặp đi lặp lại chúng, Ford có thể sản xuất một chiếc ô tô sau mỗi 10 giây.

Ford và nhiều nhà máy khác đã chứng minh rằng chuyên môn hóa làm cho công việc hiệu quả hơn. Ban quản lý coi đây là cách sử dụng hiệu quả nhất các kỹ năng tương đối của nhân viên. Kỹ năng của nhân viên khi thực hiện một nhiệm vụ được cải thiện thông qua sự lặp lại. 

Chuyên môn hóa tiếp tục được McDonald’s sử dụng để đạt hiệu quả tối đa. Công ty đã phát minh ra ngành công nghiệp thức ăn nhanh bằng cách chuyên môn hóa công việc của mọi nhân viên trong việc nấu nướng, chuẩn bị và giao từng bữa ăn. Mô hình này tiếp tục với các công ty mới hơn như Chipotle và Starbucks.

Phân cấp thẩm quyền

Hệ thống phân cấp xác định các dòng báo cáo chính thức, dựa trên vị trí để thể hiện ai báo cáo cho ai. Với khoảng 2,2 triệu nhân viên, Walmart có một hệ thống phân cấp cao, với 29 nhà quản lý cấp cao, tất cả đều báo cáo cho cấp điều hành cao nhất. Số lượng cấp độ phân cấp sẽ xác định phạm vi kiểm soát của người quản lý – có bao nhiêu nhân viên báo cáo trực tiếp cho người quản lý. 

Phân loại các kiểu tổ chức thường thấy

Cơ cấu tổ chức phân cấp

Trong một cơ cấu tổ chức phân cấp, các nhân viên được nhóm lại và chỉ định một người giám sát. Đây là loại cơ cấu tổ chức phổ biến nhất. Nhân viên có thể được nhóm theo vai trò hoặc chức năng, vị trí địa lý hoặc loại sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ cung cấp. Cấu trúc này thường được mô tả dưới dạng kim tự tháp vì có nhiều cấp hoặc quyền hạn với cấp lãnh đạo cao nhất ở trên cùng và nhân viên trực tiếp của họ bên dưới.

Cơ cấu tổ chức chức năng

Trong một cơ cấu tổ chức theo chức năng, tổ chức được chia thành các nhóm theo vai trò, trách nhiệm hoặc chuyên môn. Ví dụ: một tổ chức có thể có các bộ phận tiếp thị, tài chính và bán hàng, mỗi bộ phận này được giám sát bởi một người quản lý, người này cũng có một người giám sát riêng. Một cấu trúc chức năng có thể có lợi vì các bộ phận có thể tin tưởng rằng nhân viên của họ có kỹ năng và chuyên môn để hỗ trợ các mục tiêu của họ.

Cấu trúc tổ chức ngang hoặc phẳng

Cơ cấu tổ chức theo chiều ngang hoặc phẳng phù hợp với các công ty có ít cấp độ giữa quản lý cấp trên và nhân viên. Nhiều doanh nghiệp mới thành lập sử dụng cấu trúc tổ chức theo chiều ngang trước khi phát triển đủ lớn để xây dựng các phòng ban khác nhau, nhưng một số tổ chức duy trì cấu trúc này vì nó khuyến khích ít sự giám sát hơn và sự tham gia nhiều hơn của tất cả nhân viên.

Cấu trúc tổ chức bộ phận (dựa trên thị trường, dựa trên sản phẩm, địa lý)

Trong cấu trúc bộ phận, các tổ chức được chia thành các bộ phận dựa trên các sản phẩm, dịch vụ hoặc khu vực địa lý cụ thể. Vì lý do này, cấu trúc này thường được sử dụng bởi các công ty lớn hoạt động trong các khu vực địa lý rộng hoặc sở hữu các công ty nhỏ và riêng biệt. Mỗi bộ phận có lãnh đạo điều hành, các phòng ban và nguồn lực. Ví dụ: một công ty phần mềm lớn có thể tách tổ chức của mình dựa trên loại sản phẩm. Vì vậy có bộ phận phần mềm đám mây, bộ phận phần mềm doanh nghiệp và bộ phận phần mềm máy tính cá nhân.

Cơ cấu tổ chức ma trận

Cấu trúc ma trận của một tổ chức là gì? Cơ cấu tổ chức ma trận giống như một mạng lưới trong đó các nhân viên có kỹ năng tương tự được nhóm lại và báo cáo cho nhiều người quản lý. Điều này thường bao gồm một người quản lý có chức năng giám sát các dự án và tiến độ của họ và một người quản lý sản phẩm chịu trách nhiệm về chiến lược và thành công của công ty liên quan đến việc cung cấp sản phẩm. Cấu trúc ma trận thường được sử dụng bởi các tổ chức lớn, đa quốc gia và khuyến khích chia sẻ kỹ năng và kiến thức giữa các bộ phận để hoàn thành mục tiêu.

Cơ cấu tổ chức dựa trên nhóm

Cơ cấu tổ chức dựa trên nhóm tạo ra các nhóm nhỏ tập trung vào việc cung cấp một sản phẩm hoặc dịch vụ. Các nhóm này có khả năng giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định mà không cần đến bên thứ ba.

Các thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm quản lý khối lượng công việc của họ và có toàn quyền kiểm soát dự án. Các tổ chức dựa trên nhóm được phân biệt bởi tính chính thức hóa và tính linh hoạt cao. Cấu trúc này hoạt động tốt cho các tổ chức và nhà sản xuất toàn cầu.

Đọc thêm: 5M trong xác định nguồn lực gồm những gì?

Cơ cấu tổ chức mạng lưới

Cơ cấu mạng lưới của một tổ chức là gì? Trong cấu trúc mạng lưới, các nhà quản lý tại một tổ chức sẽ điều phối các mối quan hệ với các thực thể bên trong và bên ngoài mạng lưới để cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ của họ. Ví dụ: một công ty bán lẻ sẽ tập trung vào việc bán các mặt hàng quần áo nhưng sẽ thuê ngoài thiết kế và sản xuất các mặt hàng này với sự hợp tác của các công ty khác. Cấu trúc này tập trung nhiều hơn vào giao tiếp cởi mở và các mối quan hệ hơn là hệ thống phân cấp.

Đọc thêm: Các Bộ Phận Trong Công Ty Đầy Đủ Và Chi Tiết Nhất

Tiêu chí lựa chọn cấu trúc tổ chức phù hợp

Quy mô của doanh nghiệp

Quy mô là yếu tố chính khi quyết định áp dụng loại hình tổ chức nào. Một doanh nghiệp vừa và nhỏ không yêu cầu một cơ cấu tổ chức rộng lớn và chi tiết cao. Mặt khác, các công ty lớn hơn yêu cầu các khuôn khổ chặt chẽ hơn để đảm bảo rằng các hoạt động diễn ra suôn sẻ. Những công ty như vậy sử dụng nhiều nhân viên hơn và do đó, cần nhiều nhà quản lý hơn. Đối với các công ty như vậy, một tổ chức ma trận là phù hợp nhất.

Vòng đời

Vòng đời của một công ty là một yếu tố thiết yếu khác cần xem xét khi thiết lập tổ chức của công ty. Các chủ doanh nghiệp đang cố gắng phát triển và mở rộng hoạt động của mình nên chọn một cấu trúc cho phép mở rộng linh hoạt và suôn sẻ.

Môi trường kinh doanh

Một yếu tố khác xuất hiện khi xác định loại hình tổ chức là môi trường kinh doanh bên ngoài. Một môi trường kinh doanh năng động, nơi nhu cầu của người tiêu dùng thay đổi liên tục đòi hỏi một cơ cấu tổ chức ổn định và hợp lý để có thể vượt qua cơn bão của một thị trường thay đổi nhanh chóng.

Tầm quan trọng của việc lựa chọn cơ cấu tổ chức phù hợp

Giao tiếp tốt hơn

Giữ các kênh giao tiếp mở là rất quan trọng đối với sự thành công của mọi tổ chức. Như vậy, một tổ chức cần được thiết kế theo cách mà các cá nhân và bộ phận có thể phối hợp các nỗ lực của họ.

Đặt ưu tiên cho tổ chức

Một cơ cấu tổ chức hợp lý là điều cần thiết để thiết lập các ưu tiên. Trong một cấu trúc phân cấp cao, các nhà quản lý và giám đốc điều hành xác định các mục tiêu quan trọng nhất cần phải đạt được trước tiên. Sau đó, người đứng đầu các bộ phận có thể xác định cách phân bổ các nguồn lực khác nhau và các nhiệm vụ cụ thể cần chỉ định trước.

Tăng hiệu suất làm việc của nhân viên 

Nếu một công ty không được tổ chức tốt, nhân viên sẽ không biết phải thực hiện nhiệm vụ nào hoặc báo cáo cho ai. Việc xác định cơ cấu tổ chức làm cho các mục tiêu của công ty trở nên rõ ràng đối với mọi bên liên quan. Theo cách đó, mỗi nhân viên đều biết mình cần phải làm gì và có hiệu suất tốt hơn.

Tùy thuộc vào loại hình tổ chức, các nhà quản lý cấp cao và giám đốc điều hành cũng có thể thiết lập vai trò của họ. Họ có thể xác định liệu họ có cần tích cực hỗ trợ nhân viên của mình, đưa ra Performance Review hay chỉ đơn giản là giao nhiệm vụ và chờ đợi kết quả.

Kết luận 

Vậy là Glints đã cùng bạn tìm hiểu tổ chức là gì và những mô hình tổ chức phổ biến trong kinh doanh. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn có một góc nhìn tổng quát về tầm quan trọng của việc có một cấu trúc tổ chức hợp lý. Nếu có hứng thú với các chủ đề tương tự, hãy cùng đón đọc thêm nhiều bài viết hấp dẫn khác đến từ Glints nhé!