×

Nghệ Thuật Giao Việc: Làm Thế Nào Để Giao Việc Hiệu Quả? 

Ngày đăng: 26/11/2022 | Không có phản hồi

Ngày cập nhật: 06/12/2022

giao việc

Giao việc nghe có vẻ dễ dàng—và những người có thể làm tốt việc này sẽ khiến chúng ta nghĩ việc đó trông có vẻ dễ dàng. Nhưng việc giao việc một cách hiệu quả đòi hỏi rất nhiều sự tin tưởng, giao tiếp và phối hợp. 

Vậy nghệ thuật giao việc là gì? Làm thế nào để bạn có thể giao việc hoặc uỷ thác cho nhân viên một cách hiệu quả? Hãy cùng Glints tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây!

Tầm quan trọng của giao việc hiệu quả

Giao việc đề cập đến việc chuyển giao trách nhiệm cho các nhiệm vụ cụ thể từ người này sang người khác.

Từ góc độ quản lý, giao việc xảy ra khi người quản lý giao nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên của họ. Bằng cách giao những nhiệm vụ đó cho các thành viên trong nhóm, các nhà quản lý có thêm thời gian để tập trung vào các hoạt động có giá trị cao hơn đồng thời giữ cho nhân viên tham gia với quyền tự chủ cao hơn.

giao việc
Giao việc hiệu quả rất quan trọng

Theo một nghiên cứu của Gallup, những CEO xuất sắc trong việc giao việc tạo ra doanh thu cao hơn 33%. Những giám đốc điều hành này biết rằng họ không thể hoàn thành mọi thứ một mình và bố trí nhóm của họ để giải quyết các nhiệm vụ mà họ tự tin rằng họ sẽ đạt được—từ đó trao quyền cho nhân viên, thúc đẩy tinh thần và tăng năng suất. Trong quá trình này, các CEO giải phóng thời gian của họ để tập trung vào các hoạt động mang lại lợi nhuận cao nhất và phát triển công ty.

Lợi ích của việc giao việc hiệu quả

Giao việc hiệu quả là một trong những kỹ năng quan trọng mà các nhà quản lý cần có để quản lý nhóm của họ một cách hiệu quả. giao việc cho phép các thành viên trong nhóm tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất và giúp họ hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Một số lợi ích mà người quản lý có thể đạt được khi giao việc hiệu quả bao gồm:

1. Tăng năng suất

Ủy thác nhiệm vụ là một yếu tố thúc đẩy năng suất quan trọng và là một trong những cách hiệu quả nhất để quản lý thời gian và nguồn lực của bạn. Nó sẽ giúp bạn đạt được nhiều kết quả đáng kể hơn là nếu bạn tự mình xử lý mọi thứ. 

Khi bạn giao nhiệm vụ cho người khác, bạn sẽ có thêm thời gian để tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn. Nhờ đó, bạn có thể cải thiện đáng kể năng suất của mình.

2. Cải thiện quyền sở hữu

Giao việc hiệu quả có thể dẫn đến cải thiện quyền sở hữu. Khi bạn giao trách nhiệm cho các thành viên trong nhóm của mình, bạn không chỉ giao việc cho họ; bạn cũng đang dạy họ cách đảm nhận nhiệm vụ một cách độc lập. 

Khi họ học cách thực hiện tốt nhiệm vụ, cuối cùng họ sẽ trở thành người phụ trách. Quá trình học hỏi và phát triển này là một quá trình mạnh mẽ và có thể ảnh hưởng sâu sắc đến năng suất cũng như thành công chung của nhóm. Nó cuối cùng sẽ dẫn nhóm của bạn đến kết quả mong muốn.

3. Cải thiện tinh thần đồng đội

Khi các nhiệm vụ được giao một cách hiệu quả, nhân viên cảm thấy được trao quyền để đảm nhận các dự án khó khăn hơn. Họ cũng phát triển ý thức trách nhiệm và được thúc đẩy để thực hiện tốt nhất. Nó dẫn đến cảm giác thân thiết và tinh thần đồng đội, cải thiện hiệu suất. Nhóm của bạn có thể mang lại kết quả tốt hơn với tinh thần cao!

giao việc
Cải thiện teamwork

Đọc thêm: Cách Giải Quyết Xung Đột Trong Nhóm Khéo Léo Bạn Cần Biết

4. Tăng khả năng sáng tạo

Giao việc hiệu quả là chìa khóa để mở khóa khả năng sáng tạo gia tăng trong nhóm của bạn. Phân công nhiệm vụ hiệu quả cho phép mọi người tập trung vào nhiệm vụ của họ và đóng góp những ý tưởng và giải pháp tốt nhất. Nó dẫn đến kết quả tổng thể tốt hơn và quy trình làm việc hợp lý hơn, tăng khả năng sáng tạo. Khi bạn giao việc một cách hiệu quả, bạn sẽ có thêm thời gian để tập trung vào bức tranh lớn hơn với những ý tưởng sáng tạo.

5. Giảm căng thẳng

Những nhà quản lý học được nghệ thuật giao việc có thể giảm bớt cảm giác lo lắng, vì họ có thể đảm nhận ít công việc hơn và giao phó nó cho đúng người hoặc đúng nhóm. Điều này không chỉ giúp tăng năng suất của họ mà còn giúp họ có nhiều thời gian hơn để thư giãn và nạp lại năng lượng. Nó có thể giúp các nhà quản lý và lãnh đạo xây dựng mối quan hệ làm việc lành mạnh hơn. Hơn nữa, khi các nhà quản lý ủy thác hiệu quả, họ có thể thấy kết quả nhanh chóng và rõ ràng, dẫn đến cảm giác hài lòng và thành tựu.

6. Ra quyết định tốt hơn

Khi công việc được giao việc một cách chính xác, nó có thể dẫn đến việc người quản lý ra quyết định tốt hơn. Giao việc cho phép các nhà quản lý tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn đòi hỏi chuyên môn và kỹ năng ra quyết định của họ. Ngoài ra, giao nhiệm vụ cho phép các cá nhân khác trong nhóm phát triển kỹ năng và nâng cao kiến ​​thức của họ. 

Những người quản lý có thể ủy thác hiệu quả thường có một nhóm làm việc hiệu quả và cảm thấy quyền sở hữu nhiều hơn đối với công việc của họ. Sau đó, người quản lý có thể tin tưởng các thành viên trong nhóm đưa ra quyết định trong lĩnh vực chuyên môn của họ, điều này dẫn đến các lựa chọn tổng thể tốt hơn cho tổ chức.

7. Sử dụng thời gian và nguồn lực tốt hơn

Ủy thác nhiệm vụ là một trong những cách quản lý tài nguyên và thời gian hiệu quả nhất. Khi các nhiệm vụ được giao việc và thực hiện chính xác, người quản lý có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn và giảm bớt các nhiệm vụ không cần thiết. 

Nó trực tiếp chuyển thành hiệu quả và năng suất được cải thiện cũng như tăng tinh thần và động lực của từng cấp dưới. Ngoài ra, giao việc hiệu quả dẫn đến tiết kiệm chi phí do giảm số giờ làm việc của nhân viên và ít giám sát quản lý hơn.

Một vài phương pháp giao việc hiệu quả

Chia nhiệm vụ hoặc dự án thành các phần nhỏ

Giao việc hiệu quả là chia nhiệm vụ hoặc dự án thành những phần nhỏ, có thể quản lý được. Bằng cách này, cấp dưới của bạn sẽ có thể hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả và đúng hạn mà không cảm thấy quá tải. 

Bằng cách chia nhỏ dự án hoặc nhiệm vụ thành các phần nhỏ có thể quản lý được, bạn cũng có thể giúp bản thân quản lý nó dễ dàng hơn. Điều này sẽ giúp bạn ủy thác nhiệm vụ một cách hiệu quả và tránh được những rủi ro tiềm ẩn. Bạn cũng sẽ dễ dàng theo dõi tiến độ của những nhiệm vụ nhỏ này hơn.

Hiểu những đầu việc được giao

Không phải nhiệm vụ nào cũng có thể được ủy thác. Ví dụ: đánh giá hiệu suất hoặc bất kỳ vấn đề nhân sự nào sẽ do bạn xử lý. Xét cho cùng, tuyển dụng đúng nhân tài và biết được điểm mạnh và điểm yếu của từng nhân viên cuối cùng sẽ giúp bạn phân công công việc tốt hơn và chuyển giao trách nhiệm cho các thành viên thích hợp trong nhóm.

Tuy nhiên, một số hoạt động hàng ngày khác không cần sự giám sát của bạn. Có nhiệm vụ nào bạn thường xuyên giải quyết mặc dù biết rằng đồng nghiệp của bạn được trang bị tốt hơn để hoàn thành nó không? 

Việc giao dự án cho các nhân viên khác có giúp thúc đẩy sự nghiệp của họ không? Nếu có ai đó có thể làm công việc tốt hơn hoặc bạn nghĩ rằng đây có thể là một thời điểm có thể dạy được, hãy giao việc. Nó sẽ cho bạn thấy sự tin tưởng và coi trọng nhóm của mình, đồng thời cho bạn thời gian để tập trung vào các dự án chiến lược hơn.

Truyền đạt nhiệm vụ, kỳ vọng và thời hạn rõ ràng và mạch lạc

Giao tiếp rõ ràng và mạch lạc là chìa khóa để giao việc hiệu quả. Khi người quản lý ủy thác một nhiệm vụ, họ cần truyền đạt nhiệm vụ, kỳ vọng và các mốc thời gian một cách rõ ràng, mạch lạc để đảm bảo rằng người được giao việc hiểu rõ nhiệm vụ và đáp ứng được các yêu cầu đặt ra. 

Điều này sẽ giúp thành viên trong nhóm hiểu nhiệm vụ và nghĩa vụ của họ và luôn đi đúng tiến độ công việc. Tất cả những điều này sẽ đảm bảo rằng nhiệm vụ được thực hiện tốt và đúng thời hạn, không có sự nhầm lẫn hay hỗn loạn.

Tận dụng Điểm mạnh và Mục tiêu của Nhân viên

Mỗi nhân viên nên có những mục tiêu mà họ đang hướng tới và những mục tiêu đó là cơ hội để giao việc. Ví dụ: có thể bạn có một cấp dưới trực tiếp muốn học hỏi kinh nghiệm quản lý. Có thực tập sinh nào mà họ có thể bắt đầu giám sát hay một dự án được xác định rõ ràng mà họ có thể sở hữu việc thực hiện không? Loại công việc bạn ủy thác có thể là yếu tố trong kế hoạch phát triển nghề nghiệp của họ.

Đối với các nhiệm vụ khác, có khả năng ai đó trong nhóm của bạn có bộ kỹ năng cụ thể cần thiết để đạt được kết quả mong muốn. Tận dụng điều đó và phát huy thế mạnh của nhân viên. Khi ai đó có cơ hội trở nên xuất sắc hơn, họ sẽ có động lực và gắn kết hơn, điều này sẽ mang lại lợi ích cho toàn bộ doanh nghiệp.

Sẵn sàng cho những nghi ngờ 

Khi bạn đã giao nhiệm vụ và đặt kỳ vọng, bạn nên sẵn sàng giải đáp những nghi ngờ và làm rõ mà nhóm có thể có. Sẽ rất hữu ích nếu bạn cũng trả lời bất kỳ câu hỏi nào hoặc cung cấp hỗ trợ bổ sung mà các thành viên trong nhóm của bạn có thể yêu cầu. Nó sẽ đảm bảo rằng bất kỳ câu hỏi hoặc mối quan tâm nào được giải quyết càng sớm càng tốt. 

Điều này cũng sẽ đảm bảo rằng các nhiệm vụ được thực hiện chính xác và mọi nghi ngờ sẽ không làm mất đi hiệu quả của việc giao việc. Ngoài ra, những nghi ngờ này có thể giúp các nhà quản lý xây dựng hiểu biết về cách trở nên minh bạch và dễ hiểu hơn vào lần tiếp theo khi họ giao việc để tránh những nghi ngờ này.

Cung cấp đúng nguồn lực và trao quyền

Nếu người mà bạn đang ủy thác công việc cần được đào tạo, cung cấp nguồn lực hoặc quyền hạn cụ thể để hoàn thành dự án được giao, thì vai trò của bạn với tư cách là người quản lý là cung cấp cả ba điều đó. 

Đặt ai đó vào một nhiệm vụ bất khả thi sẽ khiến cả hai bên đều nản lòng; đồng nghiệp của bạn sẽ không thể đạt được kết quả mong muốn, và khi đó bạn có thể cần phải đưa công việc đó trở lại danh sách việc cần làm của mình.

giao việc
Trao quyền

Đây cũng là lúc bạn cần chống lại sự thôi thúc quản lý vi mô. Nói với đồng nghiệp của bạn, từng bước một, cách bạn sẽ hoàn thành nhiệm vụ và sau đó kiểm soát từng phần của quy trình sẽ không cho phép họ học hỏi hoặc đạt được các kỹ năng mới. Thay vào đó, hãy tập trung vào mục tiêu cuối cùng mong muốn là gì, tại sao nhiệm vụ lại quan trọng và giúp giải quyết bất kỳ khoảng cách nào giữa kết quả và bộ kỹ năng hiện tại của họ.

Cho phép thất bại

Bước này đặc biệt quan trọng đối với những người cầu toàn, những người tránh giao việc vì họ nghĩ rằng cách của họ là cách duy nhất để hoàn thành công việc. Bạn cần cho phép thất bại—không phải vì nhân viên của bạn có thể thất bại, mà bởi vì điều đó sẽ cho phép thử nghiệm và trao quyền cho những người bạn đang giao nhiệm vụ thực hiện một cách tiếp cận mới.

Nếu bạn cởi mở với những ý tưởng và cách tiếp cận công việc mới, bạn sẽ dễ dàng giao việc hơn khi có thể.

Cung cấp (và Yêu cầu) Phản hồi

Ngoài việc theo dõi tiến độ, bạn cũng nên đưa ra phản hồi cho nhân viên của mình sau khi hoàn thành các nhiệm vụ mà bạn đã giao.

Nếu một nhiệm vụ không được hoàn thành như được giao, đừng ngại đưa ra những lời phê bình mang tính xây dựng. Nhân viên của bạn có thể tiếp nhân phản hồi này và thực hiện các thay đổi vào lần tiếp theo đối với một nhiệm vụ tương tự. Mặt khác, hãy nhớ cung cấp phản hồi tích cực và thể hiện sự đánh giá cao của bạn khi một nhiệm vụ được hoàn thành tốt.

Để đảm bảo bạn đang giao việc một cách hiệu quả, bạn cũng nên hỏi nhóm của mình về bất kỳ phản hồi nào mà họ có thể cung cấp cho bạn. Hỏi nhân viên của bạn xem bạn có cung cấp hướng dẫn rõ ràng hay không và xác định xem bạn có thể làm gì để giao quyền tốt hơn trong tương lai.

Đọc thêm: Cách “Cầu Cứu” Khéo Léo Khi Sếp Giao Quá Nhiều Việc

Kết luận 

Vậy là Glints đã cùng bạn tìm hiểu rất nhiều thông tin bổ ích về nghệ thuật giao việc. Hy vọng bài viết trên sẽ giúp những nhà quản lý tương lai có thêm nhiều phương pháp quản trị nhân sự hiệu quả hơn. Nếu có hứng thú với các bài viết tương tự, hãy cùng đón đọc thêm nhiều nội dung thú vị khác đến từ Glints nhé!

Bài viết có hữu ích đối với bạn?

Đánh giá trung bình 0 / 5. Lượt đánh giá: 0

Chưa có đánh giá nào! Hãy là người đầu tiên đánh giá bài viết.

Chúng tôi rất buồn khi bài viết không hữu ích với bạn

Hãy giúp chúng tôi cải thiện bài viết này!

Làm sao để chúng tôi cải thiện bài viết này?

Tác Giả

tải mẫu cv file word

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

8.000+ việc làm đang chờ bạn

X