Chức Năng Tổ Chức Là Gì? 5 Nguyên Tắc Cơ Bản Của Tổ Chức Quản Trị

Ngày đăng: 29/09/2022 | Không có phản hồi

Ngày cập nhật: 07/09/2023

Bất kỳ một tổ chức nào muốn hoạt động hiệu quả và phát triển đều không thể thiếu chức năng tổ chức. Vậy chức năng tổ chức là gì? Vai trò của chức năng tổ chức như thế nào? Chức năng tổ chức trong quản lý như thế nào?

Mời bạn cùng Glints tìm hiểu chi tiết các thông tin qua bài viết này để có câu trả lời cho những câu hỏi trên của mình nhé.

Chức năng tổ chức là gì?

Chức năng tổ chức là một trong những chức năng hết sức quan trọng của quy trình quản lý, có nội dung cơ bản là thiết kế bộ máy, phân chia công việc và giao quyền. Được thực hiện với mục đích đảm bảo việc cung cấp đầy đủ, kịp thời số lượng và chất lượng nhân sự, phối hợp thiết kế một cơ cấu tổ chức hợp lý và các mối quan hệ quyền lực. 

Các hoạt động cơ bản của chức năng tổ chức gồm các hoạt động như:

• Xác định nhiệm vụ cần thực hiện để đạt được mục tiêu chung
• Nhóm các hoạt động này thành từng bộ phận
• Phân công người phụ trách cho mỗi bộ phận và công việc của các bộ phận đó
• Trao quyền để thực hiện nhiệm vụ
• Thiết lập cơ chế phối hợp hoạt động, quyền hạn và thông tin giữa các bộ phận của cơ cấu tổ chức

Đọc thêm: Khái Niệm Quản Trị Doanh Nghiệp Là Gì? Chức Năng Và Nguyên Tắc

Bản chất của chức năng tổ chức

Bản chất của chức năng tổ chức thường được hiểu là cơ cấu tổ chức quản trị. Cơ cấu tổ chức quản trị là tổng hợp các bộ phận được chuyên môn hóa, có trách nhiệm và quyền hạn nhất định, và bố trí theo các cấp nhằm đảm bảo thực hiện  các chức năng quản trị và đáp ứng mục tiêu đã đề ra.

5 Nguyên tắc cơ bản của tổ chức quản trị

5 nguyên tắc cơ bản của tổ chức quản trị bao gồm: 

• Nguyên tắc thống nhất chỉ huy. Mỗi người thực hiện chỉ có một cấp trên và chỉ nhận lệnh và báo cáo với người này.
• Nguyên tắc gắn liền với mục tiêu. Mỗi một bộ máy tổ chức khi xây dựng đều có các mục tiêu và nhiệm vụ cụ thể.
• Nguyên tắc hiệu quả. Hoạt động của tổ chức phải đảm bảo tính hiệu quả tốt nhưng vẫn tối ưu chi phí.
• Nguyên tắc cân đối. Các bộ phận cần được cân đối quyền hành và trách nhiệm, khối lượng công việc.
• Nguyên tắc linh hoạt. Tổ chức đảm bảo sự thích nghi, cũng như thích ứng trước những biến đổi từ môi trường.

Tài liệu tham khảo: Giáo trình Quản trị học, Trường Đại học Kinh tế tài chính

Đọc thêm: Công Việc Back Office Là Gì? Vai Trò Của Back Office Với Doanh Nghiệp

Các yếu tố cấu thành chức năng tổ chức quản trị học

Dưới đây là 6 yếu tố cấu thành chức năng tổ chức trong quản trị học, bạn nên biết: 

Mục tiêu hoạt động

Đây là yếu tố nền tảng, trả lời cho câu hỏi mục đích hoạt động của tổ chức là gì, động thời nếu tổ chức hoạt động không một mục tiêu rõ ràng sẽ không thể hoạt động hiệu quả và tồn tại lâu dài.

Cơ cấu tổ chức

Được hiểu là kết cấu bên trong của tổ chức cùng với các quan hệ bộ phận, cá nhân. Mọi tổ chức đều cần có cơ cấu để thiết lập các quy định về hoạt động quản lý.

Cơ chế quản lý

 Được hiểu là cách thức điều hành của chủ thể điều phối các bộ phận và cá nhân trong tổ chức thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình.

Đội ngũ

Đây được xem là yếu tố cơ bản của một tổ chức, và thể hiện sức mạnh của tổ chức đó.

Cơ sở vật chất

Đây là nguồn kinh phí, thiết bị công nghệ, v.v được đầu tư để phục vụ hoạt động đạt được mục tiêu của tổ chức.

Môi trường hoạt động

Bất kỳ tổ chức xã hội nào cũng hoạt động trong môi trường đầy biến động từ các yếu tố xã hội đến yếu tố tự nhiên. Môi trường hoạt động là điều kiện cần giúp các hoạt động của tổ chức được đảm bảo chất lượng. 

Do vậy, khi quản lý tổ chức cần xác định cơ chế tận dụng điểm mạnh và hạn chế tối đa bất lợi từ môi trường tới tổ chức.

Đọc thêm: Signing Bonus Là Gì? Bí Kíp Thu Hút Nhân Tài Của Công Ty

Vai trò của chức năng tổ chức

Vai trò của chức năng tổ chức hết sức quan trọng trong việc biến các mục tiêu trở thành hiện thực. Có thể nói, đây là một nhân tố quyết định tới sự thành công hay thất bại của hầu hết các tổ chức.

Vai trò của chức năng tổ chức được thể hiện trong các phương diện cơ bản như dưới đây: 

Bằng việc thực hiện tốt chức năng tổ chức trong hoạt động xây dựng bộ máy sẽ đảm bảo được nề nếp, kỷ luật và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, cũng như giúp các cá nhân và bộ phận phát huy tối đa tiềm năng của mình. 

Ngoài ra, việc sắp xếp, phân bổ nguồn lực không phù hợp sẽ dẫn đến sự lãng phí về nguồn lực của tổ chức như nhận sự, tài chính, cơ sở vật chất, v.v làm giảm hiệu quả hoạt động của tổ chức.

Từ đó có thể thấy vai trò của chức năng trong hoạt động quản lý là:

• Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý cùng các cơ chế vận hành và phối hợp giữa các bộ phận. Qua đó giúp gia tăng hiệu quả hoạt động, hạn chế sự lãng phí khi vận hành
• Tạo cơ hội giúp các thành viên của tổ chức phát huy tối đa tiềm năng
• Kế hợp các nguồn lực riêng lẻ thành một nguồn lực thống nhất, giúp doanh nghiệp thực hiện các mục tiêu chung đạt hiệu quả hơn.
• Đảm bảo tính hiệu quả và hiệu lực trong hoạt động quản lý. Nhờ việc phân công và xác định rõ ràng mối quan hệ trong công việc giữa các bộ phận giúp nâng cao hiệu lực các quyết định quản lý. 

Đọc thêm: Mô hình 5M là gì?

Tạm kết

Trên đây là những chia sẻ về chức năng tổ chức mà Glints muốn gửi tới bạn. Hy vọng qua bài viết sẽ giúp bạn có thêm nhiều góc nhìn mới và thú vị về chức năng tổ chức.

Nếu bạn còn bất kỳ câu hỏi nào về chức năng tổ chức, đừng ngần ngại để lại bình luận để được Glints giải đáp chi tiết nhé.