×

Sales Admin Là Làm Gì? – Bảng Mô Tả Công Việc Chi Tiết

19/06/2022 | Không có phản hồi

bản mô tả công việc sales admin

Sales Admin là một công việc khá hot trên thị trường gần đây và thu hút đông đảo giới trẻ quan tâm đến nghiệp vụ này. Vị trí này là bộ phận hỗ trợ các phòng ban giúp cho doanh nghiệp được hoạt động hiệu quả. 

Hôm nay bạn hãy cùng Glints Việt Nam tìm hiểu về bảng mô tả công việc Sales Admin để nắm rõ hơn về vị trí, vai trò của công việc này trong bộ máy doanh nghiệp nhé!

Sale Admin là gì? Vai trò của Sale Admin trong doanh nghiệp

Từ khóa “công việc Sale Admin là gì” luôn nằm trong top các từ khóa được nhiều ứng viên tìm kiếm khi có nhu cầu xin việc. Điều này có thể thấy được nhu cầu ứng tuyển và làm việc tại vị trí này rất lớn.

Vậy vị trí Sale Admin là gì mà lại được nhiều người quan tâm đến vậy?

Sale Admin (hoặc Sales Admin) là vị trí trợ lý, hoặc thư ký của các phòng ban trong doanh nghiệp. Nói cách khác, vị trí này sẽ hỗ trợ các bộ phận còn lại để hoàn thành tốt công việc được giao.

mô tả công việc sale admin
Vai trò của Sales Admin vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp

Vai trò của Sales Admin trong doanh nghiệp là gì? Sale Admin sẽ là người tiếp nhận những thắc mắc và các phản hồi của khách hàng. 

Sau đó, Sale Admin sẽ giải đáp hoặc có những hướng giải quyết đối với các vấn đề đã được đề cập. Từ những thông tin này, doanh nghiệp sẽ biết được điểm mạnh và điểm yếu của sản phẩm và có các chính sách để cải thiện sản phẩm/dịch vụ của mình. 

Đọc thêm: Sales Là Gì? Triển Vọng Của Nhân Viên Làm Sales

Chức năng nhiệm vụ của Sale Admin

Nếu như bạn quan tâm đến vị trí này thì chắc chắn chức năng nhiệm vụ của Sales Admin là thông tin bạn không thể bỏ qua. Vậy Sales Admin là làm gì? Chúng mình sẽ tìm hiểu kỹ hơn thông qua thông tin dưới đây nhé!

Nhận và xử lý thông tin đơn hàng

Thông thường các đơn hàng của khách hàng sẽ được gửi đến công ty qua nhiều hình thức khác nhau như qua email, thư đặt hàng, điện thoại, v.v.

Công việc của Sale Admin chính là kiểm tra lại tình trạng đơn hàng, thông tin khách hàng để đảm bảo đơn hàng được giao đúng người, đúng sản phẩm. 

Bên cạnh đó Sale Admin còn cập nhật về giá, chiết khấu, số lượng của đơn hàng.

Sau khi đã kiểm tra thông tin đơn hàng, người sale admin sẽ gọi đến khách hàng để xác nhận các thông tin và bổ sung những thông tin còn thiếu. Nếu như khách hàng có thắc mắc nào về sản phẩm và dịch vụ, sale admin sẽ hỗ trợ giải đáp.

Nhập dữ liệu đơn hàng vào hệ thống

Sau khi đã xác nhận thành công thông tin của đơn hàng, nhân viên Sale Admin sẽ nhập đơn vào hệ thống của doanh nghiệp. Khi nhận được thông tin, doanh nghiệp sẽ chuyển đến những bộ phận liên quan để điều phối giao hàng.

Sau đó, nhân viên Sale Admin sẽ kiểm tra:

  • Tình trạng thanh toán
  • Hạn mức công nợ của khách hàng
  • Thông tin liên hệ của khách hàng có chính xác hay không
  • Cập nhật những thay đổi về đơn hàng

Để từ đó, doanh nghiệp sẽ bắt đầu thực hiện đi đơn hàng.

Quản lý thông tin và hồ sơ khách hàng

bảng mô tả công việc sales admin
Sale Admin có nhiệm vụ quản lý tất cả thông tin khách hàng

Tất cả những thông tin của khách hàng khi thực hiện các giao dịch với công ty sẽ được Sale Admin quản lý. Họ cũng sẽ tạo hồ sơ cho khách hàng mới bao gồm:

  • Thông tin cơ bản: Họ tên, số điện thoại, địa chỉ, v.v.
  • Các thông tin từ đơn đặt hàng: Số lượng, phân loại, v.v.

Sale Admin cần phải chủ động trong việc quản lý hồ sơ khách hàng vì thông tin này sẽ được dùng làm báo cáo bán hàng.

Từ thực trạng doanh thu của doanh nghiệp, bộ phận marketing sẽ kết hợp với bộ phận kinh doanh để cho ra đời các chiến dịch marketing hiệu quả.

Hỗ trợ công việc bán hàng

Một trong những công việc của Sale Admin chính là hỗ trợ bộ phận kinh doanh thực hiện công việc bán hàng như:

  • Gửi báo giá cho khách
  • Cung cấp các thông tin cần thiết cho khách

Sự hỗ trợ này sẽ giảm tải công việc cho bộ phận kinh doanh. Từ đó, nhân viên sale admin sẽ tập trung vào công việc bán hàng, thúc đẩy được doanh thu của doanh nghiệp.

Bảng mô tả công việc Sales Admin chi tiết

Chắc chắn đọc đến đây sẽ có nhiều bạn thắc mắc và muốn tìm câu trả lời cho vấn đề sale admin là làm gì. Bạn đừng lo, mọi thắc mắc của bạn sẽ được giải đáp thông qua bảng mô tả công việc sale admin dưới đây.

Mô tả công việc Sale Admin

Khi đảm nhiệm vị trí này, bạn cần phải chịu trách nhiệm cho các đầu công việc dưới đây:

  • Theo dõi tình trạng nhập – xuất – tồn của hàng hóa, vật tư, các nguyên liệu phục vụ cho việc sản xuất. Bạn sẽ phải theo dõi lịch trình của đơn hàng, lập các biên bản giao – nhận chính xác đối với từng đơn.
  • Tiếp nhận mọi ý kiến đóng góp từ đại lý, khách hàng, v.v sau đó sẽ gửi các thông tin lên cấp trên để kiểm tra và thực hiện các báo cáo theo yêu cầu.
  • Theo dõi tỷ lệ hoàn thành chỉ tiêu của các nhân viên. Từ đó, bạn sẽ thúc đẩy nhân viên bám sát với tiến độ để đạt được tối đa chỉ tiêu doanh số.
  • Tham gia vào việc hỗ trợ và soạn thảo các văn bản, giấy tờ nội bộ liên quan đến công việc, cuộc họp, hoạt động của phòng kinh doanh.
  • Nắm rõ thông tin của khách hàng, phân loại khách hàng như khách thường, khách VIP, khách VIP 1, v.v. Để từ đó, bạn đưa ra các chương trình tri ân, chính sách chăm sóc phù hợp.
  • Cập nhật số liệu bán hàng và tổng hợp để lập báo cáo theo ngày, tuần, tháng, quý, năm. Các thông tin này sẽ giúp bạn biết được nhân viên nào có thành tích nổi trội và đề xuất khen thưởng.

Thông qua bảng mô tả công việc Sales Admin, chắc chắn bạn sẽ hiểu rõ hơn về trách nhiệm của vị trí này.

JD Sale Admin yêu cầu những kỹ năng nào?

JD sale admin là làm gì
Các kỹ năng mềm sẽ giúp bạn gây ấn tượng với nhà tuyển dụng

Đầu tiên, bạn cần biết JD Sale Admin cần yếu tố gì để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng. Bạn có thể tham khảo một số kỹ năng dưới đây để tạo điểm cộng trong CV Sale Admin của bạn.

  • Có kiến thức cơ bản về Marketing, kinh doanh, truyền thông và quan trọng là phải tìm hiểu những kiến thức liên quan đến lĩnh vực kinh doanh bạn đang ứng tuyển.
  • Kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp bạn dễ dàng đàm phán và thương lượng với khách hàng.
  • Đối với những công ty có vốn đầu tư nước ngoài, khả năng ngoại ngữ là một điểm cộng lớn.
  • Có được tư duy quản lý và sắp xếp khối lượng công việc theo thứ tự ưu tiên.
  • Có thể làm tốt việc nhóm và làm việc cá nhân.
  • Có thói quen tỉ mỉ và tính chủ động trong mọi tình huống để thực hiện công việc được hiệu quả.
  • Kỹ năng tin học văn phòng, kỹ năng thuyết trình sẽ giúp cho CV của bạn trở nên ấn tượng hơn trong mắt nhà tuyển dụng.

Quyền lợi của Sale Admin là gì?

Đầu tiên có thể thấy công việc Sale Admin khá đa nhiệm, phù hợp với những bạn có tính chủ động cao trong công việc. Nếu bạn làm tốt điều này, bạn sẽ nhanh chóng nắm bắt được tiến độ kinh doanh của công ty.

Khi làm việc ở vị trí này, bạn cũng sẽ có cơ hội học tập thêm về khả năng bán hàng và kỹ năng quản lý điều hành.

Ngoài ra, sau khoảng thời gian dài làm việc với lượng kinh nghiệm dày dặn, bạn hoàn toàn có thể phấn đấu lên nhiều vị trí cao hơn như trưởng phòng hoặc giám đốc kinh doanh.

Tuy nhiên, để làm được điều đó, bạn cần phải tạo ra giá trị cho doanh nghiệp, đó có thể là những hiệu quả tích cực trong công việc của bạn.

Thông thường thu nhập ở vị trí này sẽ gồm có lương cứng và khoản lương thưởng.

Mức lương cơ bản ở vị trí này nếu bạn chưa có kinh nghiệm sẽ dao động từ 5,5 – 7 triệu đồng/tháng. Tuy nhiên, nếu đã có kinh nghiệm, bạn có thể thỏa thuận được mức lương cao hơn.

Lời khuyên bổ ích cho công việc của Sales Admin

Nếu như đây là lần đầu bạn ứng tuyển vào vị trí này, thì dưới đây sẽ là một số lời khuyên hữu ích dành cho bạn đấy!

Sale Admin sẽ không phải chịu quá nhiều áp lực như nhân viên kinh doanh. Tuy nhiên, bạn cũng cần phải cố gắng để hỗ trợ các bộ phận còn lại để công việc được tối ưu, mang đến hiệu quả cao nhất.

Kiểm soát công nợ hiệu quả

Bạn cần phải kiểm soát công nợ của khách hàng một cách hiệu quả để công việc được diễn ra suôn sẻ. Hãy lên những kế hoạch triển khai hợp lý để giữ hạn mức tín dụng của khách hàng luôn trong mức an toàn.

Nếu như có bất kỳ tình huống nào ngoài tầm kiểm soát, bạn phải báo cáo với cấp trên và không được tự ý giải quyết.

Kiềm chế cảm xúc cá nhân và giữ thái độ đúng mực với khách hàng

Hãy học cách kiềm chế cảm xúc của bản thân và luôn có thái độ nhã nhặn, đúng mực đối với khách hàng. Việc lắng nghe những thắc mắc cũng như các góp ý của khách hàng sẽ giúp cho bạn hiểu rõ hơn các vấn đề khách hàng đang gặp phải và đề xuất hướng giải quyết kịp thời.

Xây dựng mối quan hệ hòa nhã với mọi người

Bạn nên xây dựng các mối quan hệ tốt trong công ty để có được sự hỗ trợ và phối hợp từ mọi người.

Hãy luôn quan niệm rằng bất cứ việc làm nào cũng cần phải mang về kết quả tốt, đóng góp vào sự phát triển của công ty. Từ đó, cấp trên sẽ có được cách nhìn tích cực từ bạn và dễ dàng giúp đỡ bạn khi bạn cần.

Cẩn trọng trong khâu giấy tờ, số liệu

Đối với giấy tờ trong công việc, bạn đặc biệt phải cẩn trọng kiểm tra và xử lý. Bạn tuyệt đối không được để xảy ra bất kỳ sai sót nào hoặc làm đi làm lại giấy tờ nhiều lần, gây mất thời gian cho đôi bên.

Điều này sẽ làm cho đối tác có cảm giác không chuyên nghiệp khi làm việc với bạn.

Tạm kết

Bài viết trên đã giúp cho bạn đọc hiểu rõ hơn về bảng mô tả công việc Sales Admin. Công việc này đòi hỏi ứng viên phải đa nhiệm. Nhưng song song với đó chính là công việc có lộ trình thăng tiến rõ ràng. 

Nếu như bạn có hứng thú về công việc này, hãy tham gia ngay vào Glints để được kết nối với các nhà tuyển dụng trong thời gian sớm nhất nhé!

Chúc bạn thành công!

Bài viết có hữu ích đối với bạn?

Đánh giá trung bình 5 / 5. Lượt đánh giá: 4

Chưa có đánh giá nào! Hãy là người đầu tiên đánh giá bài viết.

Chúng tôi rất buồn khi bài viết không hữu ích với bạn

Hãy giúp chúng tôi cải thiện bài viết này!

Làm sao để chúng tôi cải thiện bài viết này?

Tác Giả

ứng tuyển tại glints
tải mẫu cv file word

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

8.000+ việc làm đang chờ bạn

X