Điểm Danh 9 Kỹ Năng Cần Thiết Của Thư Ký Văn Phòng

Ngày đăng: 21/12/2023 | Không có phản hồi

Ngày cập nhật: 25/12/2023

Thư ký văn phòng làm gì? Các kỹ năng cần thiết của thư ký văn phòng là gì? Để hiểu hơn về công việc thư ký văn phòng cũng như các kỹ năng cần có của vị trí này,  mời bạn cùng Glints tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây. 

1. Mô tả công việc của thư ký văn phòng

Công việc của thư ký là gì? Thư ký văn phòng là một vị trí quan trọng trong doanh nghiệp. Dưới đây là một số nhiệm vụ cụ thể của thư ký văn phòng:

• Có trách nhiệm xây dựng và quản lý lịch trình cho cấp trên và đảm bảo rằng mọi cuộc họp, cuộc gặp và sự kiện diễn ra đúng hẹn.
• Quản lý và sắp xếp thư mục, email để đảm bảo rằng thông tin quan trọng được xử lý một cách hiệu quả và nhanh chóng.
• Tiếp đón khách hàng, đối tác trong các cuộc họp, gặp gỡ, v.v.
• Đặt hàng, quản lý vật phẩm văn phòng, và duy trì kho vật tư để đảm bảo sự suôn sẻ trong công việc hàng ngày.
• Soạn thảo và xử lý văn bản, báo cáo, và tài liệu quan trọng theo phân công.
• Là cầu nối giữa các bộ phận trong công ty, thư ký thường tham gia vào việc truyền đạt thông tin nội bộ và ngoại bộ một cách chính xác và kịp thời.
• Hỗ trợ giải quyết các vấn đề nhỏ và đảm bảo rằng mọi công việc tại văn phòng diễn ra suôn sẻ.

Đọc thêm: Kỹ năng là gì? Các loại kỹ năng trau dồi càng sớm càng tốt

2. Các kỹ năng cần thiết của thư ký văn phòng

Dưới đây là điểm danh những kỹ năng cần có của thư ký văn phòng mà Glints muốn chia sẻ đến bạn. 

2.1. Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp tốt là yêu cầu rất quan trọng đối với một thư ký văn phòng. Kỹ năng giao tiếp bao gồm khả năng giao tiếp bằng lời nói và văn bản. 

Bên cạnh các công việc tại văn phòng, thư ký còn là người hỗ trợ đắc lực của cấp trên trong các cuộc gặp mặt, đón tiếp đối tác hay khách hàng. Khi đó, kỹ năng giao tiếp khéo léo có thể giúp họ giải quyết tốt các công việc của mình. 

2.2. Kỹ năng ngoại ngữ

Nếu bạn muốn trở thành một thư ký văn phòng, khả năng ngoại ngữ là một yếu tố quan trọng mà bạn cần phải trang bị.

Trong quá trình làm việc, bạn có thể phải tiếp xúc và gặp gỡ với các đối tác hay khách hàng nước ngoài, bởi vậy kỹ năng ngoại ngữ rất quan trọng với bạn. 

2.3. Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc

Các công việc của thư ký văn phòng liên quan đến việc quản lý, điều hành văn phòng, lên lịch trình, sắp xếp công việc cho cấp trên, v.v. Do đó, kỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc là một trong những kỹ năng của thư ký văn phòng không thể thiếu.

2.4. Kỹ năng quản lý thời gian

Thư ký văn phòng là người chịu trách nhiệm sắp xếp công việc và lịch trình cho cấp trên, do vậy, kỹ năng quản lý thời gian tốt là một yêu cầu không thể thiếu.

Bên cạnh đó, kỹ năng này còn giúp họ sắp xếp và quản lý công việc cá nhân một cách hợp lý và đạt hiệu quả cao.

2.5. Kỹ năng tin học văn phòng

Đây chắc chắn là một kỹ năng không thể thiếu của một thư ký văn phòng. Bởi, tính chất công việc của thư ký văn phòng yêu cầu họ phải sử dụng máy tính và các thiết bị văn phòng thường xuyên.

2.6. Kỹ năng chịu áp lực công việc

Khả năng chịu áp lực công việc tốt là một yêu cầu không thể thiếu đối với bất kỳ vị trí nào, thư ký văn phòng không nằm ngoại lệ.

Kỹ năng này giúp cho thư ký văn phòng có thể đảm bảo việc thực hiện tốt các công việc được giao, ngay cả trong các giai đoạn có tần suất, khối lượng công việc dày đặc.

2.7. Kỹ năng làm việc độc lập

Đây cũng được coi là một kỹ năng cần thiết của thư ký văn phòng, cũng như nhiều vị trí khác. 

Kỹ năng này giúp thư ký có thể xử lý nhiều nhiệm vụ một cách hiệu quả mà không cần sự giám sát từ cấp trên. Nhờ đó giúp tăng cường sự linh hoạt và độ tin cậy trong công việc hàng ngày.

Thư ký văn phòng đôi khi sẽ phải đối mặt với các tình huống khẩn cấp và quản lý nhiều công việc đồng thời. Kỹ năng làm việc độc lập giúp họ tự tin đưa ra quyết định và thực hiện các nhiệm vụ một cách chủ động, giảm thiểu sự phụ thuộc vào người khác.

2.8. Kỹ năng phân tích và xử lý tình huống

Trong một số tình huống đặc biệt, thư ký phải đứng ra giải quyết vấn đề thay cho cấp trên. Điều này đặt ra yêu cầu cao về khả năng phân tích, nắm bắt bản chất của vấn đề và định rõ điểm quyết định quan trọng để đưa ra những giải pháp hiệu quả.

Đối với một nhân viên thư ký xuất sắc, khả năng phân tích và xử lý tình huống tốt không chỉ giúp họ tự mình đối mặt với thách thức mà còn tối đa hóa khả năng hỗ trợ sếp trong mọi khía cạnh công việc.

2.9. Kỹ năng quan sát

Kỹ năng quan sát đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu đối với một thư ký văn phòng. Kỹ năng này giúp thư ký nhận biết các vấn đề hay lỗi sai tiềm ẩn một cách kịp thời. 

Bên cạnh đó, kỹ năng quan sát tốt giúp thư ký hiểu rõ nhu cầu và mong đợi của cấp trên, đồng nghiệp, và khách hàng để có cách hành xử phù hợp.

Đọc thêm: Thư Ký Dự Án Làm Gì? 6 Kỹ Năng Thư Ký Dự Án Cần Có

Tạm kết

Trên đây là một số chia sẻ về các kỹ năng cần thiết của thư ký văn phòng mà Glints muốn gửi đến bạn. Hy vọng rằng, bài viết đã cung cấp đến bạn nhiều thông tin hữu ích về chủ đề thú vị này. Ngoài những kỹ năng kể trên, để trở thành một thư ký văn phòng xuất sắc, đòi hỏi bạn phải trau dồi thêm nhiều kiến thức, cũng như các kỹ năng khác.

Nếu bạn có thêm bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại để lại bình luận để được Glints hỗ trợ giải đáp chi tiết nhé.