Thư Ký Dự Án Làm Gì? 6 Kỹ Năng Thư Ký Dự Án Cần Có

Ngày đăng: 21/12/2022 | Không có phản hồi

Ngày cập nhật: 20/12/2022

Thư ký dự án là người đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ dự án nào. Vậy thư ký dự án là gì? Thư ký dự án làm gì? Làm thư ký dự án có những yêu cầu gì?

Để giúp bạn đi giải đáp mọi thắc mắc về chủ đề này, mời bạn cùng Glints tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Thư ký dự án là gì?

Thư ký dự án trong tiếng Anh là gì? Thư ký dự án trong tiếng Anh là Project Secretary. Thư ký dự án là người hỗ trợ hành chính cho nhóm dự án bao gồm các công việc như chuẩn bị và sắp xếp giấy tờ, đặt hàng, lập và xử lý hóa đơn, v.v.

Phần lớn thời gian thư ký dự án sẽ làm việc tại văn phòng, vào giai đoạn dự án gấp rút hoàn thành thư ký dự án sẽ phải tăng ca để đảm bảo hoàn thành công việc.

Thư ký dự án làm gì?

Thư ký dự án làm gì? Thư ký công trình làm gì? Công việc của thư ký công trình là gì? Cùng Glints đi tìm hiểu chi tiết về việc làm thư ký dự án trong phần dưới đây nhé.

Quản lý tài liệu

Một trong những công việc đầu tiên của thư ký dự án mà Glints muốn chia sẻ đến bạn là quản lý tài liệu. Lưu trữ tài liệu quan trọng bao gồm hồ sơ, hóa đơn, hợp đồng, v.v một cách ngăn nắp, đảm bảo an toàn, dễ dàng tìm lại khi cần  là một nhiệm vụ rất quan trọng của thư ký dự án. 

Đặt hàng thiết bị

Liên hệ với các nhà bán, đơn vị cung cấp thiết bị mà dự án cần sử dụng như: máy tính, đồ dùng văn phòng phẩm, v.v là nhiệm vụ tiếp theo mà thư ký dự án đảm nhận.

Trả lời thư và các cuộc gọi đến

Một nhiệm vụ quan trọng tiếp theo mà thư ký dự án đảm nhận là trả lời các cuộc gọi đến, email, v.v.

Họ là đầu mối liên lạc giữa doanh nghiệp với các đối tác liên quan đến dự án như nhà thầu, đơn vị cung cấp nguyên vật liệu, v.v. Khi thực hiện công việc này, yêu cầu thư ký dự án phải giữ tác phong chuyên nghiệp, chỉn chu.

Đọc thêm: Văn Hoá Giao Tiếp Qua Email Chuyên Nghiệp

Xử lý hóa hơn

Thư ký dự án cũng là người thực hiện xử lý hóa đơn với khách hàng, đơn vị thầu, nhà cung cấp nguyên vật liệu, v.v bao gồm việc lập và xử lý hóa đơn được trả đúng thời hạn.

Tổ chức các cuộc họp

Sắp xếp và chuẩn bị các cuộc họp của công ty là một nhiệm vụ vô cùng quan trọng mà mọi thư ký dự án đều phải thực hiện, bao gồm việc quản lý lịch trình cuộc họp/sự kiện và báo đến thành viên tham gia.

Làm thư ký dự án yêu cầu những gì?

Tin học văn phòng

Thành thạo kỹ năng sử dụng các công cụ tin học văn phòng là một yêu cầu vô cùng cơ bản đối với mọi người lao động, đặc biệt với thư ký dự án. Thư ký dự án đảm nhận nhiều công việc cần phải thao tác trên các phần mềm tin học văn phòng, do đó kỹ năng này đóng vai trò vô cùng quan trọng.

Đọc thêm: Top 8 Khóa Học Tin Học Văn Phòng Chất Lượng Bạn Nên Theo Học

Kỹ năng giao tiếp

Trong bất kể nghề nghiệp nào, người lao động có kỹ năng giao tiếp tốt được xem là một lợi thế cực kỳ lớn trong công việc; thiết lập mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, đồng nghiệp, lãnh đạo; v.v.

Tính chất công việc của một thư ký dự án thường phải tiếp xúc nhiều với đối tác, cấp trên, khách hàng, v.v. Vậy nên, khả năng giao tiếp tốt được xem làm một yêu cầu bắt buộc với một thư ký dự án.

Kỹ năng quản lý thời gian

Không chỉ riêng khả năng quản lý thời gian biểu của bản thân, thư ký dự án còn chịu trách nhiệm quản lý thời gian của người quản lý, bao gồm nhiều công việc như theo dõi lịch họp thường xuyên, lịch công tác, v.v.

Kỹ năng tổ chức

Như Glints vừa giới thiệu với bạn ở trên, thư ký dự án là người chịu trách nhiệm trong việc tổ chức các cuộc họp của công ty (nội bộ hoặc với đối tác, khách hàng) cũng như việc quản lý hồ sơ.

Bởi vậy, khả năng tổ chức tốt sẽ giúp thư ký tổ chức thực hiện các công việc này một cách dễ dàng, khoa học. 

Sắp xếp công việc hợp lý

Sắp xếp công việc hợp lý là một yêu cầu quan trọng mà thư ký dự án cần có. Bạn cần biết sắp xếp ưu tiên công việc nào cần phải thực hiện trước, đảm bảo không làm chậm tiến độ của công việc. 

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Trong quá trình làm việc, đôi khi chúng ta phải bất đắc dĩ gặp những phát sinh không đáng có. Các vấn đề này có thể gây ảnh hưởng đến công việc của bạn, thậm chí là hiệu quả công việc của toàn dự án, công ty.

Điều này, đòi hỏi thư ký dự án phải là người nhạy bén, nhanh chóng phát hiện vấn đề và đưa ra hướng giải quyết kịp thời. 

Một vài yêu cầu khác

Để trở thành một thư ký dự án, ngoài những yêu cầu về kỹ năng kể trên bạn có thêm một vài yêu cầu khác như:

• Tốt nghiệp tối thiểu trình độ đại học các chuyên ngành như quản trị kinh doanh, kinh tế, v.v
• Có kinh nghiệm tại vị trí tương đương trong tối thiểu 6 tháng
• Hiểu biết về lĩnh vực của dự án
• Ngoại hình sáng là một lợi thế lớn.

Đọc thêm: Thư Ký Là Gì? Nghề Thư Ký Văn Phòng, Thư Ký Giám Đốc Cần Các Kỹ Năng Nào?

Mức lương của thư ký dự án

Mức lương của thư ký dự án có cao không? Đây là một trong những câu hỏi được nhiều bạn đang tìm hiểu về công việc này quan tâm nhiều nhất. 

Nhìn chung, tính chất công việc của thư ký dự án không quá vất vả nhưng mức lương của thư ký dự án cũng được đánh giá tương đối cao so với các nhân viên bàn giấy khác. 

Theo đó, mức lương trung bình của một thư ký dự án dao động trong khoảng từ 9 -13 triệu đồng/tháng. Bên cạnh đó, họ còn nhận được các chế độ đãi ngộ khác của doanh nghiệp, v.v.

Tuy nhiên, để xác định một con số chính xác mức lương của thư ký dự án sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác như: trình độ năng lực, nơi làm việc, địa điểm làm việc, tính chất công việc, v.v.

Tạm kết

Trên đây là những chia sẻ về chủ đề “Thư ký dự án là gì?” mà Glints muốn gửi đến bạn. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu hơn về vị trí này, cũng như cung cấp cho bạn nhiều góc nhìn mới mẻ xung quanh về nghề nghiệp thú vị này mà chưa ai nói cho bạn.

Nếu bạn còn bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại để lại bình luận để được Glints hỗ trợ giải đáp chi tiết nhé.