Cách Xây Dựng Kịch Bản Phỏng Vấn Qua Điện Thoại Và Một Số Lưu Ý Dành Cho HR

Ngày đăng: 08/02/2023 | Không có phản hồi

Ngày cập nhật: 08/02/2023

Thực hiện các cuộc phỏng vấn qua điện thoại có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc của công ty. Bạn có thể sử dụng chúng để sàng lọc các ứng viên trước khi mời họ phỏng vấn trực tiếp. Phỏng vấn qua điện thoại cho phép bạn xác nhận các yêu cầu cơ bản, cung cấp thêm thông tin về vị trí ứng tuyển và tìm hiểu họ một chút trước cuộc phỏng vấn xin việc nghiêm túc. Vì vậy, thông qua bài viết dưới đây, Glints sẽ giới thiệu đến bạn cách xây dựng kịch bản phỏng vấn qua điện thoại và một số lưu ý đặc biệt dành cho HR!

Tại sao bạn nên cân nhắc phỏng vấn qua điện thoại?

Trước khi tìm hiểu cách xây dựng kịch bản phỏng vấn qua điện thoại, hãy cùng Glints tìm hiểu tại sao nhiều công ty sử dụng hình thức phỏng vấn này. 

Thông thường, các nhà tuyển dụng sử dụng các cuộc phỏng vấn qua điện thoại như một cách để xác định và tuyển dụng ứng viên thích hợp. Phỏng vấn qua điện thoại thường được sử dụng để sàng lọc các ứng viên nhằm thu hẹp nhóm ứng viên sẽ được mời phỏng vấn trực tiếp. Gọi điện thoại là một cách tương đối nhanh chóng, tốn ít công sức để xác định xem ứng viên có phù hợp hay không.

Chúng cũng được sử dụng để giảm thiểu chi phí phỏng vấn các ứng viên khu vực khác. Đối với các vị trí cách quá xa công ty, phỏng vấn qua điện thoại có thể là lựa chọn duy nhất.

Các bước xây dựng kịch bản phỏng vấn qua điện thoại hiệu quả

Bước 1: Chuẩn bị và nghiên cứu ứng viên

Trước khi lên kịch bản phỏng vấn qua điện thoại, bạn nên chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn mà bạn sẽ hỏi. Xem xét các câu hỏi sẽ đóng vai trò là cơ sở và có thể được mở rộng nếu cần. Xem lại thông tin của ứng viên và thông tin chi tiết về vị trí tuyển dụng trước khi thực hiện cuộc gọi và sẵn sàng ghi chú.

Hãy bắt đầu bằng cách thực hiện một số nghiên cứu về cá nhân mà bạn sẽ phỏng vấn. Glints khuyên bạn nên xem lại sơ yếu lý lịch, hồ sơ LinkedIn, mô tả công việc và bất kỳ thông tin bổ sung nào khác được cung cấp. Điều này sẽ có ích sau này khi bạn chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn qua điện thoại.

Bước 2: Coi phỏng vấn điện thoại như một cuộc phỏng vấn thông thường

Một cuộc phỏng vấn qua điện thoại là một sự tương tác chuyên nghiệp và nên được coi như vậy. Sử dụng giọng điệu chuyên nghiệp và nếu bạn cảm thấy lo lắng khi nói chuyện qua điện thoại, hãy thực hành quy trình phỏng vấn với người khác. Bạn nên tự tin vào những gì bạn đang nói và hỏi. Hãy rõ ràng và súc tích với các câu hỏi phỏng vấn và câu trả lời của bạn cho ứng viên. Cân nhắc phỏng vấn ở một nơi yên tĩnh để bạn có thể tập trung và đính kèm nó vào trong kịch bản phỏng vấn qua điện thoại của bạn.

Đọc thêm: Kinh Nghiệm Ngàn Vàng Giúp Bạn Phỏng Vấn Online Thành Công

Bước 3: Chuẩn bị các câu hỏi cho kịch bản phỏng vấn qua điện thoại

Mặc dù chắc chắn có một số giá trị trong việc chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn chung để hỏi tất cả các ứng viên, nhưng các câu hỏi dành riêng cho từng ứng viên rất được khuyến khích. Các câu hỏi của riêng từng ứng viên cho phép bạn tìm hiểu sâu hơn về thông tin trong sơ yếu lý lịch của họ. Nó cũng cho người nộp đơn thấy rằng bạn đã hoàn thành việc nghiên cứu và đang nghiêm túc xem xét yêu cầu làm việc cho họ.

Khi thực hiện một cuộc phỏng vấn qua điện thoại, những câu hỏi bạn đặt ra sẽ khiến nó trở nên đáng giá hoặc hoàn toàn lãng phí thời gian. Bằng cách đặt những câu hỏi phỏng vấn hay, bạn sẽ có thể tìm hiểu đủ về ứng viên để quyết định xem họ có nên tiếp tục trong quá trình phỏng vấn hay không.

Mục tiêu của cuộc phỏng vấn qua điện thoại của bạn là để hiểu sâu hơn về lý lịch, thông tin cá nhân và kỳ vọng nghề nghiệp của ứng viên. Nếu tất cả những điều này phù hợp với những gì bạn cung cấp, bạn đã một cuộc phỏng vấn tuyệt vời! Dưới đây là ba câu hỏi đắt giá mà bạn có thể thêm vào kịch bản phỏng vấn qua điện thoại của mình:

Tại sao bạn lại tìm kiếm một vị trí mới?

Hiểu lý do tại sao ứng viên đang tìm kiếm một vị trí mới là một phần quan trọng của quá trình phỏng vấn. Điều này không có nghĩa là tất cả người nộp đơn buộc phải tiết lộ rằng họ đã bị sa thải hoặc cho nghỉ việc gần đây. 

Có một lý do quan trọng hơn để đặt câu hỏi này. Đó là, để xác định xem họ có hài lòng với vị trí mà bạn đang phỏng vấn hay không. Nếu họ nghỉ việc vì ghét phải làm việc nhiều giờ và bạn biết công việc của mình đòi hỏi nhiều thời gian, thì có lẽ đó không phải là công việc phù hợp. Mặt khác, nếu họ rời đi vì họ cảm thấy mình không thể phát triển hơn nữa và bạn biết vị trí bạn đang tuyển dụng có rất nhiều cơ hội phát triển, thì đó có thể là một cơ hội tuyệt vời cho cả hai bên.

Mức lương mong đợi của bạn cho vai trò này là bao nhiêu?

Mặc dù đây thường không phải là câu hỏi đầu tiên trong một cuộc phỏng vấn, nhưng nó có thể là một bộ lọc tuyệt vời để thu hẹp danh sách các ứng viên tiềm năng. Sẽ rất lãng phí thời gian nếu trải qua nhiều vòng phỏng vấn chỉ để biết rằng mức lương mong đợi không phù hợp. 

CV của bạn đề cập rằng bạn chịu trách nhiệm tăng 60% doanh số bán hàng tại công ty trước đây. Làm thế nào bạn đạt được điều đó?

Đây là một ví dụ về câu hỏi phỏng vấn tùy chỉnh. Như chúng mình đã đề cập ở trên, điều quan trọng là phải xem lại thông tin của người được phỏng vấn và chuẩn bị một số câu hỏi hoàn toàn dành riêng cho họ. Điều này cho phép bạn hiểu rõ hơn về lý lịch và kiểm tra thực tế một số cam kết hay tuyên bố của họ.

Đọc thêm: Các Câu Hỏi Phỏng Vấn Cho Người Có Kinh Nghiệm Thường Gặp Nhất

Bước 4: Đảm bảo kịch bản bao gồm đầy đủ thủ tục và tuân theo chính sách của công ty

Cuối cùng, điều cần lưu ý khi xây dựng một kịch bản phỏng vấn qua điện thoại chính là đảm bảo bạn sẽ hỏi ứng viên xem họ có sẵn sàng tuân theo các chính sách của công ty hay không. Chẳng hạn như kiểm tra lý lịch và sàng lọc về mặt sức khoẻ trước khi được tuyển dụng. Nếu có bất kỳ chính sách trước khi tuyển dụng nào khác, hãy thông báo cho những người được phỏng vấn của bạn về chúng.

Nếu cuộc phỏng vấn qua điện thoại diễn ra suôn sẻ, hãy lên lịch phỏng vấn trực tiếp với ứng viên vào cuối cuộc gọi. Nếu cuộc phỏng vấn không diễn ra tốt đẹp, hãy nói với họ vào thời điểm đó rằng trình độ của họ dường như không đáp ứng được những gì công ty hiện đang tìm kiếm và cảm ơn họ vì đã dành thời gian tham gia ứng tuyển.

Một vài lưu ý khi phỏng vấn qua điện thoại dành cho HR

Đặt lịch phỏng vấn qua điện thoại ngay trong ngày

Khi lên lịch và tạo kịch bản phỏng vấn qua điện thoại, hãy đánh giá các câu hỏi và ước tính lượng thời gian bạn cần với mỗi ứng viên. Dự phòng thêm một chút thời gian trong lịch trình của bạn, trong trường hợp ứng viên đặc biệt nói nhiều hoặc có nhiều câu hỏi hơn bạn dự đoán. Bạn không muốn lướt qua chúng hoặc cắt chúng đột ngột nếu bạn nghĩ ứng viên này thật sự tiềm năng.

Như với bất kỳ cuộc phỏng vấn nào, tốt nhất bạn nên hỏi ứng viên về sự sẵn sàng của họ trước và cố gắng giải quyết vấn đề đó. Điều này có thể có nghĩa là họ sẽ sẵn sàng phỏng vấn trong giờ ăn trưa hoặc ngoài giờ làm việc bình thường. 

Nếu có thể, hãy sắp xếp tất cả các cuộc phỏng vấn của bạn trong cùng một ngày. Có những cuộc trò chuyện gần nhau sẽ giúp bạn nhớ những điều bạn thích và không thích về từng câu trả lời của ứng viên, đồng thời cho phép bạn đánh giá họ trên cơ sở công bằng và bình đẳng hơn.

Thu hút ứng viên vào cuộc trò chuyện

Khi bạn học cách thực hiện một cuộc phỏng vấn qua điện thoại theo cách hiệu quả nhất có thể, bạn sẽ có thể thu hẹp nhóm ứng viên của mình nhanh hơn. Nhưng đừng bỏ qua cơ hội tạo mối liên hệ với mọi ứng viên. Mục tiêu ban đầu của bạn là xây dựng mối quan hệ với các ứng viên trước khi đặt câu hỏi chuyên ngành hoặc chuyên sâu về kinh nghiệm của họ.

Mặc dù bạn có thể nhận được những câu trả lời quen thuộc, nhưng hãy xem xét các câu hỏi kiểu như sau để phá tan bầu không khí ngượng ngùng:

• Cho tôi biết về bản thân của bạn.
• Bạn biết gì về công ty này?
• Điều gì đã thu hút bạn đến với công việc này?

Hãy nhớ rằng vai trò của bạn trong quá trình giới thiệu bắt đầu bằng cuộc phỏng vấn. Giống như bạn đang đánh giá kỹ năng làm việc của ứng viên qua điện thoại, họ cũng đang đánh giá tổ chức của bạn thông qua phương thức phỏng vấn.

Áp dụng các chiến lược phỏng vấn trực tiếp qua điện thoại

Nhiều chiến lược bạn sử dụng trong các cuộc phỏng vấn trực tiếp cũng sẽ phát huy tác dụng khi bạn tìm ra cách thực hiện một cuộc phỏng vấn qua điện thoại. Ví dụ: sử dụng các khoảng dừng chiến lược như khi bạn phỏng vấn trực tiếp. Hãy nói, “Hãy nói cho tôi biết thêm về điều đó,” và im lặng. 

Ứng viên sẽ cảm thấy thôi thúc muốn lấp đầy sự im lặng đó và những gì họ nói vào thời điểm đó thường không được chuẩn bị trước qua đó bạn có thể đánh giá mức độ thẳng thắn của ứng viên. Tuy nhiên, hãy đảm bảo cho họ thời gian để suy nghĩ về phản ứng của mình.

Như với bất kỳ cuộc phỏng vấn nào, bạn sẽ muốn vượt ra ngoài danh sách các câu hỏi phỏng vấn qua điện thoại nếu cần. Khi đặt câu hỏi sàng lọc, người phỏng vấn có xu hướng ngừng lắng nghe, điều này gây khó khăn cho việc tìm ra manh mối về ứng viên. Rốt cuộc, đó là một cuộc trò chuyện hai chiều.

Ngay cả ngôn ngữ cơ thể cũng có thể phát huy tác dụng trong một cuộc phỏng vấn qua điện thoại. Ví dụ, đứng lên và mỉm cười trong các cuộc phỏng vấn qua điện thoại có thể khiến bạn trở nên tỉnh táo và có thẩm quyền hơn, và điều này sẽ thể hiện rõ qua giọng nói của bạn.

Đọc thêm: Kỹ Năng Giao Tiếp Qua Điện Thoại: 10 Nghệ Thuật Không Nên Bỏ Qua

Lời kết

Vậy là Glints đã cùng bạn tìm hiểu cách xây dựng kịch bản phỏng vấn qua điện thoại. Hy vọng những lưu ý trên sẽ giúp bạn có thêm nhiều phương thức đặt câu hỏi và gợi mở cuộc trò chuyện thú vị hơn. Nếu có hứng thú với các chủ đề tương tự, hãy cùng đón đọc thêm nhiều bài viết khác đến từ Glints nhé!