Kaizen Là Gì? Áp Dụng Hệ Thống Kaizen Trong Doanh Nghiệp Như Thế Nào?

Ngày đăng: 05/04/2024 | Không có phản hồi

Ngày cập nhật: 11/04/2024

Kaizen là gì? Áp dụng triết lý kaizen trong doanh nghiệp như thế nào? Việc áp dụng kaizen vào doanh nghiệp có những lợi ích gì? Để giải đáp những thắc mắc này, mời bạn cùng Glints khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây nhé.

1. Kaizen là gì?

Kaizen nghĩa là gì? Kaizen được ghép từ hai từ “kai” có nghĩa là liên tục và “zen” có nghĩa là cải tiến, khi ghép lại có nghĩa sự cải tiến không ngừng nghỉ.

Kaizen là một triết lý kinh doanh nổi tiếng của người Nhật Bản, triết lý này đã được áp dụng tại nhiều doanh nghiệp/tập đoàn lớn trên thế giới như Toyota, Suzuki, Canon, Honda, v.v.

2. Lợi ích từ việc ứng dụng hệ thống kaizen là gì?

Triết lý kaizen trong kinh doanh mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, đây cũng là lý do khiến chúng được áp dụng rộng khắp.

Xét về lợi ích hữu hình

• Việc tích lũy từng cải tiến nhỏ trong dài hạn có thể tạo ra những kết quả to lớn hơn.
• Góp phần làm giảm chi phí, sự lãng phí và nâng cao năng suất lao động.

Xét về lợi ích vô hình

• Khuyến khích sự sáng tạo của các cá nhân trong doanh nghiệp đưa ra các ý tưởng cải tiến đột phá, mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp.
• Thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm, tăng cường sự đoàn kết nội bộ và tạo ra một môi trường làm việc tích cực.
• Xây dựng nền văn hóa doanh nghiệp với những thói quen tiết kiệm và hiệu quả.

3. Bản chất của phương pháp kaizen là gì?

Điểm mấu chốt tạo nên sự thành công của triết lý kinh doanh này là sự cải tiến liên tục, nhờ đó, giúp doanh nghiệp tối ưu và nâng cao hiệu quả hoạt động của mình.

Đọc thêm: 3D5S Là Gì? Vận Dụng 3D5S Như Thế Nào Trong Quản Trị Kinh Doanh?

4. Khi nào nên áp dụng hệ thống Kaizen

Theo đúng nguyên tắc Kaizen, bạn có thể giữ nguyên một bộ phận và Kaizen các bộ phận khác miễn sao không làm thay đổi giá trị cốt lõi của vấn đề.

Doanh nghiệp có thể áp dụng kaizen trong nhiều giai đoạn khác nhau:

• Doanh nghiệp rơi vào tình trạng khủng bắt buộc phải thực hiện Kaizen
• Doanh nghiệp hoạt động trong bối cảnh thị trường khó khăn cần thực hiện Kaizen nhằm hạn chế sự gián đoạn, và duy trì hoạt động của doanh nghiệp, tạo đà cho sự phục hồi sau này.
• Đặc biệt doanh nghiệp nên áp dụng Kaizen trong quá trình vận hành bình thường, qua đó tối ưu hiệu quả hoạt động trong doanh nghiệp như quản lý nhân sự, quản lý tài liệu và giấy tờ, v.v.

5. Các nguyên tắc của hệ thống kaizen

10 nguyên tắc bất biến của triết lý kinh doanh Kaizen bạn cần tuân theo bao gồm:

• Tập trung vào lợi ích mang lại cho khách hàng
• Không ngừng cải tiến
• Hình thành văn hóa “không đổ lỗi”, làm việc có trách nhiệm
• Thiết lập các mối quan hệ bền vững, đúng đắn
• Khuyến khích mọi người trong doanh nghiệp cởi mở, trao đổi với nhau
• Khuyến khích làm việc nhóm
• Trong một dự án có sự kết hợp của nhiều bộ phận chức năng khác nhau
• Rèn luyện ý thức kỷ luật và tự giác của các nhân sự
• Đảm bảo sự thông suốt của thông tin đến mọi nhân viên
• Thúc đẩy năng suất và hiệu quả làm việc

6. Chu trình áp dụng kaizen vào doanh nghiệp như thế nào?

Các bước áp dụng kaizen vào doanh nghiệp bao gồm:

Bước 1: Tìm hiểu về thực trạng của doanh nghiệp, xác định mục tiêu Kaizen

Theo đó, trước khi áp dụng triết lý kaizen vào doanh nghiệp, doanh nghiệp cần đánh giá thực trạng của mình nhằm thống nhất mục tiêu cải thiến và đổi mới. Điều này nhằm hạn chế tình trạng mục tiêu vượt sức của doanh nghiệp, dẫn đến thực hiện dở dang gây lãng phí thời gian và nguồn lực.

Kaizen không yêu cầu số vốn đầu tư lớn nhưng đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực dài hạn của doanh nghiệp trong tất cả cấp từ CEO đến nhân viên.

Bước 2: Xác định nguyên nhân của vấn đề tồn tại của doanh nghiệp

Ở bước tiếp theo, doanh nghiệp cần xác định gốc rễ của vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải. Đây là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp đi tìm các giải pháp phù hợp và hiệu quả nhất.

Bước 3: Xác định giải pháp tốt nhất

Một khi đã xác định được gốc rễ của vấn đề, trong bước này, doanh nghiệp cần tìm kiếm các giải pháp sáng tạo và chọn ra phương án khả thi nhất, tiếp đó hình thành kế hoạch thực thi phù hợp.

Bước 4: Thực hiện giải pháp Kaizen

Trước bước này, doanh nghiệp sẽ áp dụng kaizen theo kế hoạch. Doanh nghiệp có thể áp dụng các chương trình thí điểm hoặc thực hiện từng bước nhỏ để kiểm thử tính hiệu quả trước khi áp dụng vào doanh nghiệp.

Trong quá trình áp dụng, cấp quản lý và nhân sự có liên quan cần theo dõi, thu thập thông tin và kiểm tra thường xuyên.

Bước 5: Thực hiện phân tích kết quả đạt được

Để đánh giá mức độ hiệu quả của giải pháp Kaizen, doanh nghiệp cần thực hiện phân tích và đo lường các thông tin và dữ liệu thu thập được trong suốt quá trình triển khai áp dụng.

Bước 6: Chuẩn hóa và tối ưu giải pháp

Qua bước 5, doanh nghiệp có thể nhận ra một vài nhược điểm của giải pháp cũng như các điểm có thể làm tốt hơn. Đây là căn cứ để doanh nghiệp cải thiện và tối ưu hiệu quả của giải pháp, cũng như rút kinh nghiệm với những lần thực hiện khác.

Bước 7: Lập lại quy trình đã được chuẩn hóa

Sau khi đã tìm được giải pháp kaizen thích hợp, doanh nghiệp thực hiện lặp lại chu trình từ bước 1 để tiếp tục xác định các vấn đề mới và tìm giải pháp phù hợp.

Đọc thêm: 5M Là Gì? Ứng Dụng Mô Hình 5M Trong Quản Lý Nguồn Lực Doanh Nghiệp

Tạm kết

Trên đây là một vài chia sẻ về về triết lý kaizen là gì mà Glints muốn gửi đến bạn. Hy vọng rằng, bài viết đã cung cấp đến bạn nhiều thông tin và bài học giá trị về triết lý kinh doanh đặc biệt này.

Nếu bạn có thêm bất kỳ chia sẻ nào, đừng ngần ngại để lại bình luận để Glints và mọi người cùng biết nhé.