Event Manager Là Ai? Con Đường Trở Thành Event Manager Xuất Sắc

Ngày đăng: 07/03/2023 | Không có phản hồi

Ngày cập nhật: 07/03/2023

Tổ chức sự kiện là một trong lĩnh vực rất hot hiện nay khi dành được rất nhiều sự quan tâm của các bạn trẻ. Vậy bạn có biết, những người đứng sau sự thành công của các chương trình/sự kiện là ai không? Trong bài viết này, Glints sẽ chia sẻ đến bạn nhân vật đầu tiên – Event Manager, người đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong mỗi sự kiện.

Vậy Event Manager là ai? Công việc của Event Manager là gì? Làm thế nào để trở thành một nhà quản lý tổ chức sự kiện xuất sắc?

Event Manager là ai?

Event Manager là nhà quản lý /trưởng phòng tổ chức sự kiện, là người lập kế hoạch và giám sát hoạt động tổ chức sự kiện, đảm bảo sự kiện diễn ra thành công và đạt được các mục tiêu đã đề ra. 

Tổ chức sự kiện là một trong những ngành nghề rất hot bởi mọi doanh nghiệp hay tổ chức cũng đều cần tổ chức sự kiện với những mục đích khác nhau, chẳng hạn như truyền thông sản phẩm, gắn kết nội bộ, hoạt động tài trợ, v.v. 

Có thể nói vai trò của trưởng phòng tổ chức sự kiện trong công ty rất quan trọng, quyết định các vấn đề liên quan đến sự kiện.

Công việc của Event Manager là gì?

Một Event Manager sẽ thực hiện công việc gì? Dưới đây là mô tả công việc của trưởng phòng tổ chức sự kiện bạn có thể tham khảo:

• Chủ động đề xuất ý tưởng cho sự kiện bao gồm: thời gian, địa điểm tổ chức, ngân sách, nhân sự, nhà cung cấp, v.v.
• Tìm hiểu về nhu cầu cụ thể của khách hàng về sự kiện.
• Tìm kiếm và khảo sát thực tế địa điểm tổ chức.
• Liên hệ, đàm phán giá thuê địa điểm với đơn vị cho thuê.
• Xin giấy phép tổ chức sự kiện (nếu được yêu cầu).
• Liên lạc, trao đổi với đại diện nhà tài trợ, bảo trợ truyền thông, cộng tác viên hỗ trợ sự kiện.
• Phối hợp với phòng marketing và sales trong hoạt động tổ chức sự kiện liên quan đến marketing, thương hiệu.
• Lập kế hoạch và điều phối hoạt động trang trí, bố cục thiết bị âm thanh ánh sáng.
• Quản lý bộ phận hậu cần, giám sát và đốc thúc công việc theo đúng tiến độ.
• Lập kế hoạch dự trù rủi ro.
• Kịp thời phát hiện và xử lý các sự cố phát sinh ngoài ý muốn.
• Quản lý, giám sát hoạt động tháo dỡ và thu dọn sau sự kiện.
• Đánh giá hiệu quả của sự kiện, góp ý rút kinh nghiệm cho nhân sự.

Đọc thêm: Wedding Planner Là Gì? Mô Tả Công Việc Của Wedding Planner

Yêu cầu của một Event Manager là gì?

Để trở thành một nhà quản lý tổ chức sự kiện đòi hỏi bạn phải đáp ứng những yêu cầu tối thiểu về trình độ chuyên môn và kỹ năng liên quan.

Kiến thức

Đối với vị trí trưởng phòng tổ chức sự kiện nhà tuyển dụng thường đòi hỏi ứng viên có trình độ môn và kinh nghiệm làm việc dày dặn. Các yêu cầu cụ thể bao gồm:

• Ứng viên tốt nghiệp trình độ Đại học các chuyên ngành như: Tổ chức sự kiện; Truyền thông hoặc các chuyên ngành có liên quan.
• Kinh nghiệm làm việc tại vị trí tương đương từ 3 – 5 năm.
• Nắm bắt các xu hướng tổ chức sự kiện trên thế giới.
• Hiểu biết về các hình thức tổ chức sự kiện.

Có thể nói, để đảm nhận vị trí trưởng phòng tổ chức sự kiện đòi hỏi ứng viên có kiến thức xuất sắc và nhiều kinh nghiệm làm việc thực tế. Do đó, nếu bạn có định hướng trở thành một trưởng phòng tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì hãy không ngừng học hỏi và tích lũy kinh nghiệm nhé.

Đọc thêm: Chuyên Viên Tổ Chức Sự Kiện Là Gì? Công Việc Và Kỹ Năng

Kỹ năng

Về kỹ năng, nhà quản lý tổ chức sự kiện cần đảm bảo các kỹ năng cơ bản như:

Kỹ năng giao tiếp

Ở vị trí trưởng phòng, bạn sẽ phải thường xuyên làm việc với khách hàng, đối tác, nhà cung cấp, nghệ sĩ, v.v. Do đó, kỹ năng giao tiếp tốt được xem là một đòi hỏi bắt buộc với vị trí này.

Giao tiếp tốt là yếu tố then chốt giúp bạn thành công trong việc kết nối, truyền tải thông tin. Bên cạnh đó, khả năng lắng nghe tốt sẽ giúp Event Manager thấu hiểu mong muốn của khách hàng, nhân viên để đề xuất các phương án tổ chức sự kiện phù hợp.

Kỹ năng đàm phán

Event Manager là người đàm phán trực tiếp với khách hàng, celeb, đối tác, nhà tài trợ, v.v nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và hiệu quả nhất.

Bên cạnh đó, với vai trò quản lý và làm việc trực tiếp với nhân viên trong thời gian dài, trưởng phòng tổ chức sự kiện sử dụng kỹ năng đàm phán một cách khéo léo để hoạt động của nhóm và sự hài lòng của nhân sự ở mức cao nhất.

Khả năng sáng tạo tốt

Làm việc trong nghề tổ chức sự kiện tính sáng tạo là một yếu tố hết sức quan trọng giúp bạn tạo ra một sự kiện thú vị và đặc biệt. Sự sáng tạo không chỉ dừng ở những ý tưởng quá lớn lao mà có thể đến từ những vấn đề nhỏ nhất. 

Khả năng sáng tạo không phải ai cũng có ngay từ khi mới sinh ra, mà đó là cả một quá trình rèn luyện và trau dồi. Vì vậy, hãy không ngừng cải thiện kỹ năng này của mình nhé, có thể bằng việc tập quan sát những điều nhỏ bé.

Cẩn thận, tỉ mỉ, chú ý đến những chi tiết nhỏ

Tính cẩn thận và tỉ mỉ của Event Manager được xem là những yếu tố quan trọng đóng góp vào sự thành công của sự kiện.

Người quản lý tổ chức sự kiện, bên cạnh việc bao quát sự kiện cần phải chú tâm đến những chi tiết nhỏ nhằm đảm bảo tỷ lệ thành công của sự kiện.

Mặc dù không phải là người trực tiếp thực hiện các công việc nhưng việc nắm rõ các chi tiết, đầu mục công việc sẽ giúp họ phân công và giao việc cho nhân viên một cách hợp lý.

Khả năng xử lý vấn đề

Trong bất kỳ hoạt động nào, rủi ro hay các vấn đề phát sinh là điều không ai mong muốn. Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện cũng vậy, một vấn đề nhỏ có thể gây ảnh hưởng đến sự thành công của chương trình, danh tiếng của đơn vị tổ chức.

Do đó, với vai trò là người đứng đầu bộ phận tổ chức sự kiện, bạn phải là người nhạy bén và có khả năng xử lý các vấn đề một cách hiệu quả, đảm bảo chương trình được diễn ra theo đúng kế hoạch.

Quản lý thời gian

“Cháy chương trình” hay các nội dung của chương trình kết thúc sớm hơn dự kiến, có thể nói đây là các vấn đề khá nghiêm trọng khi tổ chức sự kiện. Do vậy, Event Manager cần có khả năng lập kế hoạch và kiểm soát thời gian một cách hợp lý, đảm bảo sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch.

Khả năng quản lý ngân sách

Bên cạnh việc quản lý và giám sát tiến độ hoạt động tổ chức sự kiện, trưởng phòng tổ chức sự kiện cần phải lập kế hoạch ngân sách đảm bảo các hoạt động trong chương trình không vượt quá ngân sách cho sự kiện.

Do đó, Event Manager phải có khả năng quản lý ngân sách và điều chỉnh khéo léo chi phí dành cho các hoạt động. 

Đọc thêm: Kỹ Năng Quản Lý Tài Chính Cá Nhân Hiệu Quả

Con đường trở thành một trưởng phòng tổ chức sự kiện

Con đường để trở thành một Event Manager bao gồm 3 giai đoạn chính bao gồm:

• Giai đoạn hoàn thiện các loại bằng cấp/chứng chỉ liên quan

Như Glints vừa đề cập trong phần trước đó về yêu cầu kiến thức chuyên môn của trưởng phòng tổ chức sự kiện khá cao. Do đó, trước khi để trở thành một Event Manager bạn cần cố gắng trau dồi kiến thức và hoàn thiện các loại bằng cấp/chứng chỉ có liên quan.

• Tích lũy kinh nghiệm và trau dồi kỹ năng

Tiếp theo đó bạn cần nỗ lực trong việc trau dồi kinh nghiệm và kỹ năng làm việc. Bên cạnh các kỹ năng nghiệp vụ, bạn cần bổ sung kỹ năng với vai trò là nhà quản lý như kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng trao quyền, kỹ năng ra quyết định, v.v.

• Ứng tuyển vào vị trí quản lý tổ chức sự kiện

Sau khi đã có đầy đủ kinh nghiệm, kỹ năng và phẩm chất của một Event Manager cần có, bạn hãy tự tin ứng tuyển vào vị trí này tại các công ty tổ chức sự kiện hay các tổ chức bạn mong muốn.

Tạm kết

Trên đây là những chia sẻ về chủ đề “Event Manager Là Ai? Con Đường Trở Thành Event Manager Xuất Sắc” mà Glints muốn gửi đến bạn. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu hơn về vị trí Event Manager và cung cấp cho bạn có định hướng rõ ràng trên hành trình trở thành trưởng phòng tổ chức sự kiện.

Nếu bạn còn bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại để lại bình luận để được Glints hỗ trợ giải đáp nhé.