Ngày đăng: 21/06/2022 | Không có phản hồi
Ngày cập nhật: 10/02/2023
Bạn có thường nghe nhiều về cụm từ “điều phối” và “điều phối viên”, nhất là trong các lĩnh vực tổ chức sự kiện và vận tải, logistic?
Vậy cụ thể nhân viên điều phối là gì và làm những công việc gì? Hãy cùng theo Glints Việt Nam đi “mổ xẻ” sâu hơn về công việc điều phối viên này nhé!
Nhân viên điều phối là những người thực hiện công việc như lên kế hoạch, sắp xếp, tổ chức, quản lý, phân công và giám sát quá trình vận hành trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp.
Cụ thể hơn, mỗi khi có một sự kiện hay một công việc đòi hỏi sự tham gia, phối hợp của nhiều bên thì điều phối viên sẽ là người đứng ra giữ trọng trách chính, đảm bảo sự kiện/công việc đó diễn ra suôn sẻ và thành công nhất.
Điều phối viên sẽ phân chia công việc thành các đầu việc nhỏ, sau đó sắp xếp và phân công cho các bên tham gia.
Họ cũng là người theo sát quá trình thực hiện nhiệm vụ và linh hoạt xử lý các vấn đề sao cho công việc được diễn ra chính xác và kịp thời.
Nghề điều phối viên là công việc khá giống với quản lý, nhưng ít mang cảm giác phân chia cấp bậc hơn. Nếu đưa ra một ví dụ minh họa để trả lời cho câu hỏi nhân viên điều phối là gì, thì có thể ví họ như một người quản lý không mang chức danh vậy.
Mỗi một dự án, công ty khác nhau sẽ có những yêu cầu và tiêu chuẩn riêng dành cho điều phối viên. Tuy nhiên, chúng ta có thể đưa ra một quy trình chuẩn, tổng quan nhất mà ai ở vị trí này cũng cần áp dụng khi làm việc.
Từ đó, bạn hãy lên một kế hoạch sơ bộ về những gì bạn cần làm trong 3 giai đoạn chính: trước khi thực hiện, trong quá trình thực hiện và sau khi thực hiện dự án.
Việc lên kế hoạch nên được diễn ra sau khi có được sự tham gia, đóng góp ý kiến từ các bên liên quan để có thể diễn ra một cách khách quan và đạt được sự phối hợp tốt nhất.
Cuối cùng, hãy đảm bảo bạn luôn kiểm soát chất lượng triển khai cũng như tiến độ của nó để kịp thời giải quyết khi có sự cố bất ngờ.
Vị trí nhân viên điều phối hiện nay đang rất được săn đón trên thị trường lao động. Do nhu cầu đối với vị trí này không chỉ giới hạn trong ngành tổ chức sự kiện hay vận tải, mà hiện nay gần như các công ty trong lĩnh vực nào cũng cần có.
Mức lương cho vị trí điều phối viên khoảng 7 – 10 triệu đồng/tháng. Tuy nhiên, mức lương của vị trí này sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như tính chất công việc, quy mô công ty và số năm kinh nghiệm của bạn.
Mức lương cho chuyên viên điều phối sẽ rơi vào khoảng từ 10-30 triệu đồng/ tháng hay thậm chí là cao hơn tùy thuộc vào khả năng của bạn.
Hơn nữa, vì tính chất công việc điều phối viên rất gần với quản lý, thế nên bạn hoàn toàn có thể được thăng tiến lên vị trí này sau khi đã tích lũy đủ kinh nghiệm và kỹ năng. Đây là một lộ trình rất hấp dẫn dành cho bạn đấy!
Kỹ năng lên kế hoạch và quản lý nhân sự triển khai theo đúng kế hoạch là những kỹ năng rất quan trọng đối với một điều phối viên.
Để có thể lên một kế hoạch chuẩn chỉnh và quản lý dự án chạy tốt thì bạn không chỉ cần trau dồi kỹ năng lập kế hoạch, mà còn cần óc quan sát, khả năng phân tích thông tin, khả năng xử lý vấn đề nhanh chóng và bình tĩnh khi đối mặt với sự cố.
Sau khi đã lên được một kế hoạch tốt, bạn cần phải có kỹ năng truyền đạt kế hoạch này đến những người trực tiếp thực hiện.
Mọi sự nhập nhằng và thiếu rõ ràng trong truyền đạt thông tin đều có thể dẫn đến những sai lầm rất khó xử lý về sau. Và khi việc này cứ lặp lại, nó sẽ ảnh hưởng tới biểu hiện công việc cũng như uy tín cá nhân của bạn.
Là một nhân viên điều phối thì bạn sẽ cần phải kiểm soát một danh sách các công việc được thực hiện bởi nhiều bên khác nhau. Bạn cần đảm bảo được sự phối hợp giữa các bên diễn ra trơn tru, đúng thời hạn và hạn chế tối đa tình trạng chậm trễ trong bất kỳ khâu nào.
Do đó, bạn luôn cần có kỹ năng quản lý thời gian cho công việc của bạn và các công việc của dự án.
Một vị trí có khối lượng công việc lớn như điều phối sẽ trở nên dễ dàng hơn nếu bạn biết cách ứng dụng công nghệ vào đó.
Sử dụng thuần thục các ứng dụng giao tiếp trực tuyến như Facebook, Zalo, Skype, Google Meet, Zoom,v.v., và các nền tảng xã hội khác sẽ giúp bạn có thể kết nối với mọi người và thu thập thông tin một cách nhanh chóng và tiện lợi.
Ngoài ra các phần mềm về quản lý, ghi chú cũng sẽ giúp bạn rất nhiều trong công việc đấy.
Nhân viên điều phối trong quá trình làm việc sẽ luôn phải giao tiếp nhiều người với những thân phận, tính cách, chuyên môn khác nhau. Nói một cách rộng hơn thì công việc chủ yếu của bạn là giao lưu giữa người và người.
Về mặt đối ngoại, bạn sẽ cần giao tiếp với đối tác để có thể thống nhất ý tưởng và hiểu rõ mong muốn của họ, từ đó lên kế hoạch chính xác.
Về mặt đối nội, bạn sẽ luôn cần sự phối hợp, giúp đỡ từ rất nhiều phòng ban và các cá nhân khác nhau.
Sở hữu kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp bạn tránh đi các hiểu lầm không đáng có, đồng thời làm tốt vai trò gắn kết, phân tích, hướng dẫn và giải đáp khi có vướng mắc.
Là một điều phối viên, kỹ năng làm việc nhóm tốt rất quan trọng. Bởi, bạn cần phải có được sự hợp tác của rất nhiều người thì mới có thể hoàn thành được dự án đang triển khai.
Việc sở hữu kỹ năng làm việc nhóm sẽ cho phép bạn có thể dễ dàng điều phối công việc thông qua sự hợp tác và hỗ trợ của mọi người.
Nhân viên điều phối đơn hàng là công việc phổ biến và có mức độ phức tạp thấp, phù hợp với các bạn sinh viên năm cuối, chưa có nhiều kinh nghiệm và muốn thử sức đối với nghề này.
Nhiệm vụ chính của nhân viên điều phối đơn hàng bao gồm:
Mức lương cho nhân viên điều phối đơn hàng sẽ từ 7-13 triệu đồng/tháng tùy vào mức độ công việc và quy mô doanh nghiệp.
Nhân viên điều phối vận tải có mức độ khó cao hơn và cũng vất vả hơn, phù hợp với các bạn nam. Nhiệm vụ chính của vị trí này sẽ gồm:
Mức lương cho vị trí này dao động từ 5 – 8 triệu đồng/tháng. Theo thâm niên thì mức lương có thể tăng và mức cao nhất rơi vào tầm 25 triệu đồng/tháng.
Bất kỳ sự kiện nào từ quy mô nhỏ cho đến các sự kiện tầm cỡ đều sẽ cần một người điều phối. Đây sẽ là người theo sát quá trình tổ chức sự kiện từ khâu chuẩn bị cho đến khi kết thúc nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra thành công.
Mức lương cho vị trí này sẽ ở mức 3 – 4 triệu đồng/tháng đối với người mới vào nghề, và với kinh nghiệm từ 1 – 2 năm rơi vào khoảng 7-10 triệu đồng/tháng. Với những nhân viên có kinh nghiệm nhiều năm hơn thì mức lương cao hơn và dao động từ 13-18 triệu đồng/tháng.
Ngoài tiền lương, bạn còn có thể nhận thêm các khoản thưởng lên tới 50-100% lương hàng tháng.
Nhân viên điều phối kho đảm nhận các công việc sau:
Hiện nay mức lương của nhân viên kho dao động trong khoảng 7 – 15 triệu đồng/tháng, tùy thuộc vào kinh nghiệm và năng lực của nhân viên.
Công việc này đòi hỏi điều phối viên phải có kiến thức và kinh nghiệm trong lĩnh vực của dự án mình tham gia.
Bạn sẽ làm việc với quản lý dự án để cùng thực hiện các công việc như lên kế hoạch, phân công và kiểm soát tiến độ dự án. Ngoài ra, bạn sẽ phải đứng ra giải đáp các thắc mắc và xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình triển khai dự án.
Hiện nay mức lương của nhân viên điều phối dự án dao động trong khoảng 8-40 triệu đồng/tháng, tùy thuộc vào kinh nghiệm và năng lực của nhân viên.
Vị trí này đảm nhiệm công tác điều phối liên quan đến xuất – nhập khẩu hàng hóa như:
Đây là một công việc ổn định với mức lương khá hấp dẫn: 8 – 20 triệu đồng/tháng.
Kết luận
Qua bài viết này, Glints hy vọng đã mang đến những thông tin hữu ích và giải đáp được câu hỏi nhân viên điều phối là gì, kỹ năng và tố chất cần có để trở thành điều phối viên.
Nhân viên điều phối là một công việc thú vị, có tính thử thách và đầy triển vọng sự nghiệp. Thế nên, nếu bạn đang muốn đặt “bước chân” đầu tiên trên con đường chinh phục nghề này, bắt đầu khám phá ngay các vị trí phù hợp được cập nhật mỗi ngày tại Glints nhé.
Trả lời