Nhân Viên Văn Phòng Là Gì? Công Việc, Lương Thưởng Của Nhân Viên Văn Phòng

Ngày đăng: 06/06/2022 | Không có phản hồi

Ngày cập nhật: 21/04/2023

Nhân viên văn phòng là gì? Khi nhắc đến nhân viên văn phòng chắc hẳn nhiều người nghĩ đến công việc bàn giấy nhẹ nhàng, làm trong giờ hành chính. Tuy vậy, ít ai biết được công việc của một nhân viên văn phòng không hề đơn giản và thoải mái như vậy. 

Trong bài viết lần này, Glints mang đến cho các bạn đầy đủ thông tin mô tả công việc cũng như các quyền lợi của vị trí này.

Cùng đọc đến cuối bài viết bên dưới để hiểu và nắm bắt thông tin chính xác hơn về vai trò cũng như nhiệm vụ của một người nhân viên văn phòng tại công ty bạn nhé! 

Nhân viên văn phòng là gì? 

Nhân viên văn phòng là một trong những nhân sự quan trọng đối với công ty hoặc doanh nghiệp. Đây là những người chịu trách nhiệm chính cho các công việc liên quan đến hành chính nhân sự. Mỗi khi đề cập đến vị trí nhân viên văn phòng, có rất nhiều bạn nghĩ ngay đến những người làm công việc đơn giản, an nhàn. 

Đọc thêm: Admin Officer Là Gì? Mô Tả Công Việc Của Admin Văn Phòng

Nhân viên văn phòng làm những gì? 

Lễ tân văn phòng

• Trả lời điện thoại của khách hàng khi họ liên hệ đến công ty
• Đón tiếp khách hàng hoặc đối tác thay ban giám đốc
• Xử lý thông tin ban đầu và hướng dẫn khách hàng đi đến những phòng ban/bộ phận chức năng
• Hỗ trợ sắp xếp phòng họp và các cuộc họp của công ty
• Tổ chức thực hiện hội thảo, hội thảo, lớp học của công ty nếu có.

Công tác văn thư, lưu trữ

• Tiếp nhận các chứng từ, văn bản gửi đến công ty, phân loại và gửi đến phòng ban/bộ phận chức năng
• Xử lý công văn, giấy tờ, văn bản gửi ra bên ngoài đối tác hoặc khách hàng theo yêu cầu
• Tiếp nhận, bảo quản và lưu trữ công văn, hợp đồng, tài liệu liên quan trên hệ thống công ty
• Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp của các phòng ban trong công ty
• Thu xếp in ấn, photocopy khi cần thiết.

Quản lý nhân sự

• Công tác theo dõi chuyên cần, quy định đặt ra cho nhân viên, chấm công cho nhân viên công ty
• Quản lý hồ sơ, theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên
• Trực tiếp trả lời các thắc mắc hoặc chịu trách nhiệm cầu nối liên hệ đơn vị liên quan giải đáp các yêu cầu về quyền lợi của nhân viên.

Quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng

• Chịu trách nhiệm quản lý trang thiết bị, tài sản công ty cũng như đặt mua trang thiết bị khi cần thiết
• Là người đứng ra mua sắm văn phòng phẩm và đồ dùng theo nhu cầu của nhân viên
• Quản lý văn phòng phẩm như sách, báo, tạp chí, tài sản chung của công ty tại văn phòng làm việc. 

Các công việc hành chính khác

• Thanh toán các khoản phí cho công ty
• Hỗ trợ dự án cho công ty 
• Phối hợp với các phòng ban khác tổ chức các sự kiện nội bộ, truyền thông.
• Thanh toán các khoản phí cho công ty
• Hỗ trợ dự án cho công ty 
• Phối hợp với các phòng ban khác tổ chức các sự kiện nội bộ, truyền thông. 

Học ngành gì để làm nhân viên văn phòng? 

Quản trị văn phòng

Quản lý văn phòng là một ngành học liên quan đến việc thực hiện giám sát và đánh giá. Ngành học này đào tạo những kiến thức cơ bản về nghiệp vụ trong công tác lưu trữ, quản trị văn thư, hành chính văn phòng tại các đơn vị, cơ quan, doanh nghiệp, v.v.

Quản trị kinh doanh 

Ngành quản trị kinh doanh là một trong những sự lựa chọn hàng đầu của sinh viên trẻ hiện nay khi chọn học về kinh tế, kinh doanh. Sinh viên ngành này có khả năng bao quát tốt và vốn kiến thức rộng. 

Vì chương trình đào tạo bên cạnh kiến thức quản trị nền tảng còn trang bị cho sinh viên kiến thức chuyên sâu về các chuyên ngành quản trị điều hành, marketing, nhân sự, tài chính nói chung.

Điều này mang lại lợi thế nổi bật của sinh viên quản trị kinh doanh là có thể linh hoạt đảm nhiệm các vị trí khác nhau. 

Quản trị nhân lực

Là một chuyên ngành trang bị đủ kiến ​​thức và kỹ năng cơ bản về quản lý nhân sự. Giúp sinh viên có thêm kỹ năng quản lý điều hành và quản trị con người, đồng thời biết cách đánh giá và đào tạo nhân sự.

Kế toán 

Đây là vị trí công việc cần kiến thức chuyên môn chuyên sâu. Ngành học cung cấp nhân lực cho vị trí này chính là Kế toán – Kiểm toán. 

Bạn sẽ được trang bị kiến thức về thu thập, xử lý, kiểm tra và cung cấp thông tin về tình hình tài chính, hiệu quả hoạt động kinh doanh thông qua các nghiệp vụ kế toán: tính toán chi phí, lập dự toán, phân bổ ngân sách, quản lý doanh thu theo kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp, v.v.

Những kỹ năng và tố chất cần có đối với nhân viên văn phòng

Kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ văn phòng

Trở thành một nhân viên văn phòng tốt, chắc chắn rằng bạn cần biết và nắm rõ được những yêu cầu cơ bản đối với công việc được giao. 

Nhân viên văn phòng là người sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng như máy tính, máy in, các phần mềm tin học văn phòng cơ bản như Excel, Word, Power Point, v.v., cùng với một số công cụ khác phục vụ cho quá trình giải quyết công việc. 

Kỹ năng giao tiếp, ứng xử

Giao tiếp là kỹ năng cực kỳ quan trọng trong bất kỳ ngành nghề nào. Đối với nhân viên văn phòng, trang bị một khả năng giao tiếp và ứng xử tốt giúp bạn có lợi thế hơn khi trao đổi với các nhân viên trong công ty cũng như truyền đạt thông tin với khách hàng hoặc đối tác công ty một cách trôi chảy và cảm tình nhất. 

Bên cạnh khả năng giao tiếp, nhân viên văn phòng cần là người biết lắng nghe. Điều này giúp bạn tiếp thu tốt được các ý kiến khác nhau từ đồng nghiệp, xây dựng niềm tin và giúp cho những người đối diện với bạn có cảm giác được tôn trọng. 

Việc lắng nghe và tiếp thu ý kiến từ tập thể sẽ giúp bạn có cơ hội nhìn nhận, đánh giá và chọn lọc ý kiến, nâng cao thêm vốn hiểu biết và kinh nghiệm làm việc cho bản thân. 

Chủ động, nhanh nhẹn 

Với vai trò đại diện gương mặt công ty, là người chịu trách nhiệm “chăm lo” cơ sở vật chất tại văn phòng, đòi hỏi một người nhân viên văn phòng cần có kỹ năng thiết yếu là chủ động và nhanh nhẹn nắm bắt thông tin, tiếp nhận, giải đáp và xử lý các vấn đề phát sinh tại văn phòng. 

Điều này giúp bạn ghi điểm trong mắt đồng nghiệp, đối tác cũng như các bộ phận liên quan trong công ty. 

Cẩn thận, tỉ mỉ 

Trong việc lưu giữ chứng từ, in ấn và chuyển giao đòi hỏi sự cẩn trọng hết sức cao của nhân viên văn phòng. Bạn là người chịu trách nhiệm chính trong công tác truyền tải thông tin khắp các phòng ban hoặc đối tác liên quan. 

Vì thế, mỗi việc dù là nhỏ nhưng vẫn yêu cầu sự tỉ mỉ từ vị trí của một nhân viên văn phòng chuyên nghiệp để hạn chế rủi ro nhầm lẫn, mất mát chứng từ. 

Kỹ năng giải quyết vấn đề 

Khả năng giải quyết vấn đề một cách linh hoạt, sáng tạo đối với từng hoàn cảnh, từng thời điểm và sự kiện khác nhau. Nhân viên văn phòng khi đứng trước một vấn đề phát sinh, bạn cần tìm ra hướng giải quyết khoa học, hợp lý, hạn chế tối đa mức độ ảnh hưởng của nó tới hiệu quả công việc và những yếu tố liên quan. 

Đặc biệt, việc chia rẽ mất đoàn kết cũng có thể bắt nguồn từ đây nếu như bạn không biết cách giải quyết thật tốt. 

Mức lương của nhân viên văn phòng 

• Cấp bậc nhân viên: Mức lương của một nhân viên văn phòng khi ở cấp bậc nhân viên sẽ dao động trong khoảng từ 6 đến 7 triệu đồng. Mức lương này dành cho nhân sự ở vị trí nhân viên lễ tân, hay những nhân viên làm công tác hành chính nhân sự. Các vị trí này được áp dụng mức lương theo mức lương cơ bản, đảm bảo đáp ứng nhu cầu làm việc của bạn tại đơn vị.

• Cấp bậc quản lý: Mức lương của một nhân viên văn phòng ở cấp bậc quản lý sẽ dao động khoảng từ 9 đến 25 triệu đồng. Ở cấp bậc này đòi hỏi bạn phải là người có năng lực chuyên môn cao, có trình độ hiểu biết sâu rộng trong nhiều lĩnh vực. Không chỉ vậy, còn đáp ứng được các yêu cầu cần thiết của nhà tuyển dụng về bằng cấp như tốt nghiệp các ngành về quản trị kinh doanh, các ngành về ngôn ngữ hay hành chính nhân sự cấp cao. Đồng thời, cấp bậc quản lý đòi hỏi kinh nghiệm ít nhất  2 năm ở vị trí tương đương. 

Kết luận

Một nhân viên văn phòng chuyên nghiệp cần phải đáp ứng đầy đủ các kỹ năng chuyên môn cũng như trang bị bộ kỹ năng mềm liên quan để hỗ trợ giải quyết công việc tốt nhất. 

Tuy nhiên, còn phụ thuộc vào từng ngành nghề khác nhau thì vị trí nhân viên văn phòng còn có thêm những đặc trưng cũng như yêu cầu riêng biệt. 

Hy vọng với những thông tin được cung cấp trong bài viết trên đây phần nào giúp bạn giải đáp những thắc mắc cũng như hiểu thêm về công việc của vị trí nhân viên văn phòng.