Administrative Officer Là Gì? Mô Tả Công Việc Của Admin

Ngày đăng: 27/05/2022 | Không có phản hồi

Ngày cập nhật: 09/02/2023

Bạn đã từng nghe nói đến Admin officer hay được giới thiệu về công việc này qua những người bạn. Nhưng bạn đã bao giờ tự hỏi vậy Admin officer là gì mà liên tục được nhắc đến. Và công việc của một Admin officer sẽ làm những gì?

Nếu vẫn còn thắc mắc hãy đọc bài viết này để biết thêm nhiều thông tin hữu ích về công việc này nhé!

Admin Officer là gì?

Admin Officer, hay còn gọi là Quản trị hành chính văn phòng, là vị trí có nhiệm vụ lên kế hoạch, kiểm soát và phân bổ công việc cho các bộ phận trong công ty. Đồng thời, xử lý các công việc nội bộ chung như tiếp khách, lễ tân, cung cấp thiết bị làm việc và mua sắm văn phòng phẩm, …

Vị trí Admin văn phòng đóng một vai trò khá quan trọng nhằm đảm bảo việc vận hành của doanh nghiệp diễn ra nhịp nhàng, vị trí này có ở bất cứ phòng ban hay bộ phận nào của công ty.

Ngoài ra, ở một số công ty Admin Officer còn nhận trách nhiệm tuyển dụng và đào tạo nhân viên cho các bộ phận.

Đặc biệt, admin văn phòng còn xem xét luật doanh nghiệp và các quy định khác áp dụng cho ngành kinh doanh, để đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ thực hiện tốt các điều luật hàng ngày.

Mô tả công việc admin văn phòng là gì?

Công việc Admin là gì? Thật ra Admin officer có nhiều công việc khác nhau. Mặc dù công việc này chỉ cần ngồi trong văn phòng làm việc với giấy tờ nhưng cũng tương đối phức tạp và phải hoạt động nhiều. Dưới đây là những công việc admin văn phòng cần làm.

Lễ tân văn phòng

• Trả lời những cuộc điện thoại từ khách hàng, đối tác
• Bộ mặt của chính doanh nghiệp, công ty
• Tiếp đón những khách hàng hay đối tác của công ty
• Hỗ trợ xử lý những tài liệu như: đóng dấu, in ấn, chuẩn bị các thiết bị cần thiết khi các bộ phận khác có yêu cầu.

Công tác thư ký

• Sắp xếp nội bộ cuộc họp và với đối tác. 
• Lưu trữ và trong công ty tài liệu khi có sự kiện hoặc các cuộc họp quan trọng.

Quản lý giấy tờ, hồ sơ

• Cụ thể là tiếp nhận hồ sơ, giấy tờ, công văn từ các bộ phận. 
• Sau đó sắp xếp, phân loại rồi chuyển đến từng bộ phận có thẩm quyền để giải quyết

Bên cạnh đó, họ còn phải đảm nhận thêm nhiệm vụ soạn thảo những văn bản cần thiết cho cấp lãnh đạo khi ban bố những quyết định, yêu cầu nào đó. Ngoài ra, admin còn hỗ trợ tư vấn việc in ấn, đóng dấu mộc, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu các phòng ban.

Lên bảng lương mỗi tháng

Thêm một nhiệm vụ nữa của bộ phận hành chính – nhân sự là theo dõi bảng chấm công của các nhân viên trong công ty hàng tháng và xử lý ngay những trường hợp sai sót. Tổng hợp bảng chấm công rồi lên bảng lương vào cuối tháng để tính công cho nhân viên.

Sau khi hoàn thành họ sẽ liên kết với bên kế toán để làm bảng lương theo quy định.

Quản lý trang thiết bị, tài sản

• Thường xuyên kiểm soát, kiểm kê những tài sản chung của công ty. 
• Lên kế hoạch và bảo trì những trang thiết bị cũ hay bị hư hỏng. 
• Đồng thời cũng cần thường xuyên theo dõi tình trạng hoặc thay mới các trang thiết bị để đảm bảo cho hoạt động của công ty.

Quản lý hồ sơ nhân viên

• Quản lý số lượng nhân viên nội bộ.
• Lên kế hoạch tuyển dụng, tổ chức tuyển dụng và lên kế hoạch phỏng vấn. 
• Ngoài ra phải thường xuyên cập nhật tình hình nhân sự để báo cáo cho sếp.

Kỹ năng cần có ở admin officer là gì?

Chuyên môn, kỹ năng vị trí

Vị trí Admin Officer có yêu cầu tối thiểu phải có bằng tốt nghiệp trung học phổ thông.

Trên thực tế thì nhiều nhà tuyển dụng lại yêu cầu ứng viên cho vị trí Admin Officer phải có bằng cao đẳng hoặc bằng cử nhân, tốt nhất là hành chính công, kinh doanh thương mại hoặc một ngành nào khác có vị trí tương tự. 

Admin Officer có tính chất công việc cần sự kết nối và làm việc với nhiều bộ phận. Vì vậy họ cần có các kỹ năng và trình độ chuyên môn sau để có thể bỏ trợ là hết sức cần thiết để hoàn thành tốt vai trò này:

• Kỹ năng kế toán cơ bản, đặc biệt là bên các khoản chi và trả
• Kỹ năng quản lý thời gian và lập trình tốt
• Kỹ năng hợp tác và làm việc nhóm
• Kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống tốt
• Sử dụng các ứng dụng tin học văn phòng cơ bản
• Khả năng có thể thực hiện nhiều việc bao quát
• Kỹ năng ngoại ngữ

Trong đó kỹ năng giao tiếp thực sự rất cần thiết, vì vị trí admin phải làm việc với rất nhiều phòng ban và cả ban giám đốc.

Đọc thêm: Cách Rèn Luyện Kỹ Năng Làm Việc Nhóm Hiệu Quả

Tố chất và kinh nghiệm

Đây là công việc cần có nhiều kinh nghiệm trong nhiều lĩnh vực. Nhân viên làm nhiều công việc và tiếp xúc với nhiều phòng ban. Cho nên kinh nghiệm của nhân viên admin officer cần phải được tích lũy để giải quyết công việc nhanh nhất có thể.

Khi tuyển dụng, nhà tuyển dụng sẽ ưu tiên tuyển dụng ứng viên có nhiều kinh nghiệm trong ngành nghề như kinh doanh, tiếp thị hoặc kinh tế đối ngoại.

Còn về tố chất, bạn cần có:

• Sức khỏe tốt
• Có tính tỉ mỉ, có độ chính xác cao
• Nhanh nhẹn, tháo vát trong công việc
• Thực việc công việc theo đúng kế hoạch đề ra
• Biết sắp xếp công việc hợp lý
• Yêu thích công việc bàn giấy, văn phòng
• Chịu được áp lực công việc
• Thái độ thao tác và tư duy cầu tiến

Thoạt nghe qua cứ tưởng chừng công việc của Admin Officer khá nhẹ nhàng nhưng lại mang nhiều áp lực và phải liên tục di chuyển. Một ứng viên cần hội tụ tương đối đủ những tố chất trên để có thể hoàn thành tốt công việc này.

Kết luận

Hi vọng qua những thông tin trên bạn đã có câu trả lời cho câu hỏi Admin Officer là gì hay administration officer là gì và vai trò của họ đối với mỗi doanh nghiệp. Có thể nói đây là một vị trí đa năng, quản lý tất cả những nhân sự trong khối hành chính – nhân sự của mình.

Để hoàn thành tốt vị trí này cũng đòi hỏi sự tỉ mỉ, kinh nghiệm và kỹ năng chuyên môn tốt. Mặc dù đây không phải là ngành nghề hot nhất, nhưng vẫn là công việc dễ tìm và phù hợp với những ai muốn ổn định lâu dài.

Hãy tìm cơ hội việc làm của một Admin Officer tại Glints ngay bây giờ bạn nhé.