Jason LinTrello是一款專案管理師常用的工具，但其實一般人在日常生活中，也時常需要使用到專案的執行與時程的管理，很多人習慣用腦袋來追蹤自己的工作事項，導致常有遺漏或拖延的情況產生，又或是用紙本筆記，發生筆記在哪裡會找不到的現象，善用工具就能幫助你完成生活及工作上所有任務，不用再擔心遺漏或結果不如預期。如果不知道甚麼是Trello的話，請參考【【Trello 教學】快速學會2021年最能有效增加工作效率的工具之一！】
專案管理團隊是一個團隊在專案中從組織任務，到追蹤並且執行工作，將專案想像為某種未完成而進行的任務。專案管理可以幫助團隊規劃、管理並執行工作，按時實現專案要求。藉助專案管理工具，就可以在同一個地方完成全部工作細節，並且分享進度與回饋，並且最終實現更高效的協作。Glints這邊會介紹3個使用Trello的攻略，讓你不用專案管理團隊也能提升專案管理效率。
目錄
1.如何排程專案？
- 每個看板都有一個收件匣
首先，在Trello建立一個叫做「收件夾」，這個步驟是可以讓其他部門的人要轉交任務卡片時、團隊裡的人要提供意見時或是其他部門內的人有什麼新點子時，先把點子擬出一個方案，然後稍微加以說明，提供一個方向想法，之後創建任務卡片，就可以丟進資料夾裡面分享給所有部門的人，再來看說這個點子要如何進行。
image : inbox
這個收件夾可以讓整個公司的人對任何部門、團隊提供各種建議，有一個”雜事”統一收集處，但又不會干擾該團隊的正常工作流程。
例如 : 客服團隊接到一個客戶對某產品的回饋，於是把這個客戶回饋丟到某產品開發團隊的收件夾，於是產品開發團隊就可以自行決定如何處理。
- 根據工作自由設計
Trello的好處就是看似簡單的看板列表，但是操作上來說很直接且非常有彈性，又能讓我們可以排出清楚易懂的工作程序，一個看板列表確有數種管理清單、表格、月曆合一。這一點對很多新手來說非常吸引力。
Trello可以看到使用者使用Trello時，大多時候也都是根據工作進度階段來分類列表的。
你可以將你的工作進度列表設計成：
專案基本資料
待辦事項
處理中
完成
然後接下來就是依照進度，把工作卡片調整位置，直到最終完成。
- 卡片移動清單
這個方法是在卡片中，利用「加入待辦清單」功能，在建立這個卡片在每個進度時必須完成的所有步驟，如果這張任務卡片的步驟只勾選到企劃階段，且尚未完成，那麼這張卡就只能放在待辦事項列表中，表示還在準備。
如果這張任務卡片的步驟已經移到處理階段了，那麼就表示這位卡片負責人可以把這張卡片移動到「處理中」的列表。
- 複製工作步驟/空白卡片
因為以上的做法，卡片的執行步驟變得很重要，而且一些重要的卡片任務的執行步驟可能很多，如果這些大任務的執行步驟常常是類似的話，那麼前面說的「專案基本資料」列表中，建立起空白的任務卡片模板。
在空白任務卡片模板中，事先規範好執行這類任務需要的基本進度與待辦清單，以後要執行這類任務的團隊成員，只要複製模板，就能快速產生卡片。一方面快速，一方面讓團隊工作不容易出錯。
2.如何整理任務卡片？
- 善用標籤來過濾
Trello有很實用的搜尋與標籤功能，利用標籤，可以單獨顯示指派給你的卡片，這樣一來，原本數十張卡片的看板，立刻過濾出真正需要執行的那幾張卡片。
或是可以設定好這個看板的顏色標籤，例如用紅色標籤指定「急需馬上處理」的任務卡片，用綠色標籤指定「還有時間處理」的任務卡片。
最後，還是有可能一個專案就已經夠複雜，裡面還需要加入更多的任務卡片，導致列表過於需要的長度，這時候，雖然如此，但可以善用標籤來過濾卡片。
- 統整一個複雜卡片
Trello的列表會變得很長很雜亂，可能的一個原因是：把任務卡片分得太瑣碎。
一張Trello卡片可以撰寫說明、列出待辦清單、插入附件檔案、設定時間提醒、討論重點。也就是說，Trello卡片足以承載一個長期而複雜的任務。這是Trello的優點，一張卡片就像一個全能的筆記功能。
- 記得交移卡片
有時候Trello卡片變得又多又亂的另一個可能原因則是：忘記卡片移交下一個階段給下一個人繼續執行任務。
Trello的本質是進度流程管理，卡片可以根據進度在左右列表中移動。把同一項任務的卡片本來就應該要根據需求隨時移動到不同階段，而不是在不同階段製造新的卡片。
這樣一來，可以減少卡片的複雜性，而且能讓任務的細節集中在一張卡片，不管移動到哪個階段，或是移轉給哪個人，都能繼續追蹤任務裡的所有流程、資料。
3.如何設定進度提醒？
Trello在設定卡片的「到期日」後，會出現一個可以勾選完成的方塊，一旦勾選完成，不僅會保留到期日，而且卡片會變成顯示為全新的「綠色」，這就解出了紅色警告的壓力，並且可以提示哪些任務是已經完成的。
現在Trello針對不同的卡片到期日，會顯示五種不同的顏色：
白色：離到期日還有一段時間。
黃色：有點緊急了，快到期了。
紅色：到期或過期了，但尚未完成！
綠色：已經完成的卡片。
粉紅色：過期很久的卡片。
多了一個綠色的完成，不僅讓這樣的時間管理更完整、更直觀，也讓Trello的卡片更容易當作待辦清單來使用。
結論
Trello是一項更視覺化、簡單又時尚的雲端管理工具，能讓每個流程都清晰明瞭，不易漏掉任何更動資訊。免費版的多項強大功能，不僅適合團隊協作溝通、專案管理，也適合個人資訊整合運用。透過以上的介紹，希望能有效提升專案管理的效率，讓讀者們在使用上更便利。
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