6 Hal yang Perlu Kamu Ingat saat Melakukan Perjalanan Bisnis

Melakukan perjalanan bisnis mungkin merupakan hal biasa jika kamu memiliki pekerjaan yang mengharuskan kamu untuk sering berkunjung ke berbagai daerah. Baik bertujuan menjalin kerja sama, kunjungan cabang, meeting, atau bertemu seseorang dari perusahaan lain, melakukan perjalanan bisnis tentunya perlu persiapan dengan baik dan secara matang. Sebagian dari kita pasti pernah merasa tidak ada yang perlu direpotkan karena sudah terlalu sering melakukan perjalanan bisnis.

Faktanya, terlalu menyepelekan suatu hal dapat membuat kita melupakan beberapa hal karena kita tidak terlalu perduli dengan hal tersebut. Namun, terlalu khawatir akan sesuatu hal juga dapat membuat kamu melupakan beberapa hal karena kamu terlalu khawatir. Untuk itu kamu perlu mempersiapkan perjalanan bisnis kamu dengan matang. Karena dengan mempersiapkan perjalanan bisnis kamu dengan baik, kamu dapat memperbesar pencapaian goal dari perjalanan bisnis kamu. Beberapa hal ini perlu kamu ingat saat merencanakan perjalanan bisnis.

1. Menyusun agenda perjalanan bisnis dengan detail

Saat menyusun rencana, kamu bisa saja melupakan beberapa hal atau hal tersebut memang tidak termasuk dalam persiapan dalam melakukan perjalanan bisnis pada umumnya. Untuk itu, saat menyusun rencana perjalanan bisnis, lakukan dengan detail. Dengan memposisikan diri kamu sedang dalam perjalanan bisnis, kamu dapat mengukur jadwal kamu, hal kecil yang cukup penting seperti makan siang, hingga istirahat juga harus kamu rencanakan.

Dengan memposisikan diri kamu dalam perjalanan bisnis, kamu juga dapat mengantisipasi masalah-masalah yang dapat membuat perjalanan bisnis kamu gagal total. Untuk itu, hal ini perlu kamu lakukan, selain menghindari masalah kamu juga dapat melakukan perjalanan bisnis dengan tenang karena kamu sudah merencakanan perjalanan bisnis kamu dengan baik sebelum kamu berangkat.

2. Memperhitungkan waktu beristirahat

Sumber: HelpGuide

Beberapa dari kamu yang sering melakukan perjalanan bisnis mungkin tidak memperhatikan dan menyediakan waktu untuk beristirahat. Jika kamu melakukan perjalanan bisnis jarak jauh tentunya kamu dapat mengalami jet lag. Maka itu, kamu perlu menyediakan waktu untuk kamu beristirahat, bayangkan jika kamu sedang mengalami jet lag dan harus mempersiapkan materi presentasi, presentasi kamu bisa kacau karena kelelahan.

Selain itu, jika kamu menyediakan waktu yang cukup untuk beristirahat, pikiran kamu akan terasa lebih segar. Dengan pikiran yang cukup refreshed kamu dapat berpikir lebih rasional sehingga kamu dapat menentukan hasil diskusi kamu dalam perjalanan bisnis secara maksimal. Selain itu orang lain tidak akan memberikan tanggapan negative kepada kamu karena kamu kelelahan. Bayangkan jika matamu merah dan memiliki kantong mata lalu pikiran kamu sudah sangat lelah selain dapat mengagalkan kerja sama, bisa saja muncul anggapan negative dari rekan kerja kamu.

3. Persiapkan paket telepon

Saat kamu melakukan perjalanan bisnis keluar negeri, tentu saja kamu perlu memperhitungkan paket telepon terbaik untuk rencana perjalanan bisnis kamu. Dengan menentukan paket telepon, kamu dapat menghemat biaya kamu saat melakukan perjalanan bisnis jadi kamu tidak perlu kahwatir dengan tagihan telepon seluler kamu. Walaupun tampak seperti tidak terlalu penting, tetapi hal ini dapat membuat kamu lebih efisien dalam melakukan perjalanan bisnis. Jika kamu sudah mempersiapkan paket untuk telepon kamu, saat tiba di tempat tujuan kamu tidak perlu meluangkan waktu untuk mencari paket telepon baru sehingga hal ini tidak menambah pekerjaan kamu saat melakukan perjalanan bisnis.

Kamu juga dapat membeli kartu perdana dari negara tempat kamu melakukan perjalanan bisnis jika kamu tidak ingin menggunakan kartu perdana kamu saat di negara tetangga. Kamu dapat membeli kartu perdana baru di bandara international negara tersebut. Membeli paket dari negara asal atau memberi kartu perdana baru dapat menjadi alternatif kamu untuk menghindari tagihan telepon yang membengkak, beberapa orang yang melakukan perjalanan bisnis pernah memiliki tagihan telepon yang sangat besar jangan sampai kamu jadi salah satu dari mereka.

4. Jangan terlalu banyak berasumsi

Memberi asumsi memang tidak selalu salah, namun perlu kamu ingat bahwa asumsi tidak berasal dari fakta yang ada. Saat melakukan perjalanan bisnis, tentunya banyak hal yang bisa saja kamu asumsikan sebelumnya. Seperti berasumsi bahwa kamu sudah mempersiapkan semuanya, berasumsi bahwa penerbangan kamu tidak akan delayed, berasumsi bahwa kamu membawa semua dokumen yang diperlukan, atau berasumsi kamu tidak perlu melakukan reservasi untuk restoran atau hotel kamu terlebih dahulu karena kamu melakukan perjalanan bisnis bukan saat musim liburan.

Untuk itu, kamu perlu melakukan pemastian terhadap asumsi kamu. Seadainya kamu mengajak klien kamu untuk melakukan meeting di suatu restoran, namun kamu tidak melakukan reservasi sebelumnya sehingga kamu harus melakukan reschedule. Tentu saja hal itu dapat membuat klien kamu juga harus menyesuaikan lagi jadwalnya untuk bertemu kamu, itupun jika ia masih ingin melakukan meeting dengan kamu. Atau kamu berasumsi bahwa kamu tidak perlu materi atau pengetahuan lain mengenai kerja sama yang akan kamu jalankan sehingga saat klien bertanya sesuatu kamu sama sekali tidak mengetahui hal yang ditanyakan. Lalu kamu mulai memberikan jawaban lain berdasarkan asumsi baru kamu sehingga kebenarannya tidak dapat kamu pertanggungjawabkan.

5. Melakukan riset mengenai  klien kamu

Sumber: Back-2-Front

Hal penting ini sering sekali dianggap remeh saat perjalanan bisnis. Kamu perlu melakukan riset mengenai latar belakang klien kamu. Mulai dari etnis, suku, hingga bahasa yang digunakan. Bukannya bertujuan rasis namun kamu dapat menghindari hal-hal yang kurang sopan menurut klien kamu. Selain itu kamu juga dapat meningkatkan rasa toleransi akan perberdaan latar belakang kamu dengan klien kamu.

Jika klien kamu berasal dari Jepang, kamu perlu melakukan riset seperti bagaimana cara bekerja sama yang baik dengan orang Jepang. Misalnya seperti cara memberi salam kenal dengan orang Jepang, mereka biasanya membungkukan badannya bukan menjabat tangan seperti yang biasa dilakukan orang di Indonesia. Saat berkomunikasi juga mereka cenderung menggunakan bahasa formal, selain itu hal yang kebanyakan orang sudah tahu mengenai budaya Jepang adalah konsistensi terhadap waktu. Untuk itu pastikan kamu tidak telat meski hanya 5 menit saja jika kamu memiliki janji dengan orang Jepang, sebenarnya kamu harus biasakan hal itu bukan hanya dengan orang Jepang saja.

6. Tidak menambahkan having fun dalam timeline perjalanan bisnis kamu

Saat melakukan perjalanan bisnis, tentunya kamu akan lebih sering bekerja dibandingkan saat kamu tidak melakukan perjalanan bisnis. Untuk itu kamu boleh saja menambahkan bonus day pada weekend saat kamu melakukan perjalanan bisnis. Beberapa dari orang yang melakukan perjalanan bisnis ke suatu daerah untuk pertama kalinya menyesal tidak menambahkan bonus day. Karena kamu memerlukan waktu khusus seperti saat liburan, atau menggunakan cuti untuk melakukan perjalanan atau liburan ke tempat tersebut.

Menambahkan bonus day juga dapat dinilai lebih efektif dibandingkan jika kamu menyelipkan waktu having fun ditengah perjalanan bisnis kamu. Seperti pergi di klub di hari sebelum kamu melakukan presentasi atau meeting dengan klien, apa yang akan kamu lakukan jika kamu telat karena kamu terlalu lelah berpesta pada malam sebelumnya. Lebih baik menambahkan bonus day dibandingkan “memaksakan” liburan ditengah perjalanan bisnis kamu bukan?

Kamu juga dapat menemukan tips-tips lain untuk meningkatkan kemampuan kamu dalam mengembangkan karier kamu di Blog Glints. Signup di Glints.id dan temukan berbagai kesempatan bekerja seperti internship, part-time, full-time.