12 Etika Menggunakan Ruang Meeting yang Perlu Kamu Perhatikan
Isi Artikel
Tahukah kamu, bahwa ada etika yang perlu diterapkan ketika sedang menggunakan ruang meeting atau rapat?
Ya, sebagai seorang pekerja profesional, ada beberapa aturan tak tertulis yang harus diikuti semua peserta rapat.
Etika-etika ini diperlukan agar situasi meeting tetap kondusif, serta menjadi cara supaya rapat berjalan dengan efisien.
Nah, apa saja sih etika menggunakan ruang meeting yang harus dipatuhi pesertanya? Yuk, ketahui selengkapnya di artikel Glints berikut ini.
1. Pesan ruangan lebih awal
Umumnya, di kantor maupun working space, jumlah ruang meeting itu terbatas. Oleh karena itu, sebelum menggunakan ruangan, peserta harus memesannya terlebih dahulu.
Nah, agar tidak berebut dengan tim lainnya yang juga harus rapat, sebaiknya kamu dan rekan kerja memesan ruangan lebih awal.
Jangan sampai kamu menggunakan ruangan tanpa melakukan booking terlebih dahulu. Selain tidak sopan, kamu juga bisa kena peringatan dari tim HRD, lho.
2. Jadwalkan jam meeting dengan baik
© Freepik.com
Melansir Calendar, sebaiknya pemimpin rapat menjadwalkan meeting dengan baik.
Pastikan seluruh peserta rapat mengetahui jadwal yang telah dibentuk agar ruang meeting dapat dimanfaatkan secara maksimal.
Selain itu, jika tidak semua peserta datang, dan hanya 3 sampai 4 karyawan yang hadir, pesanan untuk ruang meeting akan terasa sia-sia.
3. Segera beri kabar jika batal menggunakan
Kamu mungkin ingin meeting berjalan sesuai rencana. Namun, terkadang ada alasan yang membuatmu harus membatalkannya.
Jika ini terjadi, segera beri kabar bahwa kamu tak jadi menggunakan rapat.
Hindari menunda hingga saat terakhir, apalagi tak memberi kabar sama sekali. Hal ini penting jika ada tim lain yang membutuhkan ruangan untuk keperluan rapat mereka.
4. Persiapkan semuanya
© Pexels.com
Jika kamu bertanggung jawab untuk mengatur meeting, persiapan adalah etika penting yang harus kamu perhatikan saat menggunakan ruangan.
Kalau rapatmu memerlukan peralatan seperti proyektor, layar, laptop, dan lain-lain, siapkan barang-barang ini.
Kamu juga perlu memastikan fasilitas lain seperti AC, kabel, hingga kursi berfungsi dengan baik. Jika menemukan kendala, kamu bisa berkoordinasi dengan pihak yang biasa mengelola peralatan.
5. Bersihkan ruangan setelah rapat selesai
Etika menggunakan ruang meeting selanjutnya adalah untuk membersihkan ruangan setelah rapat berakhir.
Selain menunjukkan bahwa divisi kamu itu bersih, hal ini merupakan salah satu etika profesional yang perlu dilaksanakan tiap pekerja.
Lagipula, kebersihan lingkungan kerja secara tidak langsung akan meningkatkan produktivitas dan mengurangi beban stres yang dirasakan pekerja.
6. Tutup pintu ruangan selama meeting berlangsung
© Freepik.com
Menyadur Nationalbusinessfurniture, orang-orang di sekitar ruang rapat tak perlu mengetahui hal yang dibahas selama kamu sedang meeting.
Maka, menutup pintu adalah sebuah etika yang harus diterapkan saat sedang menggunakan ruang meeting.
7. Hindari makanan dengan bau yang menyengat
Sebenarnya, memakan bekal atau makan siang saat meeting itu boleh saja, asalkan kamu sudah meminta izin dari atasan.
Kendati demikian, bila kamu ingin makan, hindari makanan dengan yang menyengat. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kenyamanan peserta lainnya.
Selain itu, tidak semua ruang meeting memperbolehkan pesertanya untuk menyantap makanan atau cemilan.
Maka dari itu, periksa terlebih dahulu peraturan kantormu atau workspace pilihan terkait makan di ruang meeting.
8. Buang sisa makanan
© Freepik.com
Etika menggunakan ruang meeting terkait dengan kebersihan yang sebelumnya Glints sudah paparkan.
Jika kamu memang makan di ruang rapat, pastikan untuk membuang sisanya sebersih mungkin.
Selain itu, bila ada makanan atau minuman yang tumpah di meja, coba bersihkan terlebih dahulu sebelum meninggalkan ruangan.
Bukan hanya kamu lho yang akan menggunakan ruangan tersebut.
9. Hapus semua tulisan di papan tulis
Nah, etika satu ini kerap dilupakan oleh para pengguna ruang meeting.
Seringkali kita menemui sisa coretan di papan tulis saat akan menggunakan ruangan. Hal ini sebenarnya kurang baik.
Untuk menghargai tim lain yang ingin meeting, hapuslah terlebih dahulu semua tulisan di papan tulis.
Mungkin, coretan kecil itu tak seberapa, namun, kita harus selalu menjaga fasilitas umum dan menghormati kenyamanan orang lain.
10. Segera keluar setelah selesai rapat
© Freepik.com
Etika menggunakan ruang meeting lainnya adalah segera keluar setelah rapat selesai.
Terkadang, ada detail kecil yang ingin dibicarakan setelah rapat selesai. Terkadang kamu juga hanya ingin mengobrol dengan rekan kerja setelah meeting.
Hindari hal ini, ya! Kamu mungkin akan mengambil waktu tim lain yang ingin menggunakan ruangan. Jika hanya ingin ngobrol lebih lanjut, kamu bisa, kok, melakukannya di waktu dan tempat lain.
11. Kembalikan fasilitas ke kondisi semula
Serupa dengan papan tulis, kamu juga harus mengembalikan berbagai fasilitas yang digunakan dalam ruangan rapat ke kondisi semula.
Jika kamu menggunakan peralatan seperti proyektor atau layar, kembalikanlah kondisinya seperti sebelum kamu pakai.
Hal ini akan memudahkan tim lain yang ingin menggunakan ruangan setelah kamu.
12. Pahami kebutuhan orang lain
© Freepik.com
Dalam waktu tertentu, tim lain mungkin tiba-tiba membutuhkan ruangan untuk meeting yang jauh lebih mendesak.
Mungkin pula mereka memerlukan ruangan lebih besar, dan ruangan yang telah kamu pesan memenuhi kebutuhan itu.
Nah, jika itu terjadi, cobalah untuk terbuka dan pahami kebutuhan orang lain. Jika meeting-mu bisa disesuaikan untuk keperluan lebih mendesak, kamu bisa memberikan jatah ruangan kepada tim lain.
Itulah 12 etika yang perlu kamu ingat saat sedang menggunakan ruang meeting.
Agar meeting berjalan dengan kondusif, sebaiknya kita semua mengikuti etika-etika yang telah terbentuk.
Selain itu, sebagai pekerja profesional, kita harus selalu menghargai orang lain serta menjaga kebersihan fasilitas umum yang telah tersedia.
Nah, untuk inf0-info menarik lainnya seputar meeting, kamu bisa terus kunjungi Glints Blog.
Mulai dari etika, tips, hingga jenis meeting, semua kamu bisa temukan di sana.
Tunggu apa lagi, yuk, cek artikelnya sekarang!
