10 Etika Menelepon yang Menunjukkan Profesionalismemu
Isi Artikel
Berkomunikasi melalui telepon adalah salah satu metode yang umum dalam bisnis. Makanya, ada beberapa etika yang perlu diperhatikan ketika menelepon.
Saat ini telepon masih menjadi media utama untuk menjalin komunikasi, dari kamu ke klien atau pun dari konsumen ke bagian customer service.
Tidak hanya itu, panggilan telepon juga dapat menentukan apakah klien atau konsumen memiliki positive impression terhadapmu.
Nah, sehingga penting bagimu untuk mengetahui etika menggunakan telepon. Apa saja kira-kira? Yuk, simak artikelnya!
Etika Menelepon yang Harus Diterapkan
1. Menjawab dalam tiga dering
Etika pertama ketika menggunakan telepon adalah menjawab panggilan secepatnya.
Sehingga, usahakan untuk selalu menjawab panggilan telepon paling lama setelah teleponmu berdering 3 kali.
Tentunya, membuat pihak penelepon menunggu panggilannya diangkat adalah suatu hal yang perlu dihindari.
Jika kamu bekerja di bidang pelayanan konsumen, tentu hal tersebut menandakan customer service yang buruk.
2. Menyapa dengan ramah
Etika menelepon selanjutnya yang perlu diperhatikan adalah memberi sapaan dengan ramah dan positif.
Sehingga, jangan lupa untuk memberi salam, mengucapkan terima kasih, dan memperkenalkan diri ke pihak penelepon.
Tidak lupa juga tanyakan apa yang bisa kamu bantu ke pihak penelepon.
Hal ini akan memberi kesan bahwa kamu adalah orang atau bisnis yang ramah dan selalu siap untuk membantu penelepon.
3. Memerhatikan bahasa tubuh
© Pexels.com
Etika menelepon selanjutnya yang perlu kamu tahu adalah memerhatikan bahasa tubuh.
Menurut Indeed, bahasa tubuh tetap mengomunikasikan perasaanmu meski kamu tidak berbicara secara tatap muka.
Sebagai contoh, ketika kamu tersenyum dan berdiri tegak, suaramu akan terdengar lebih ringan. Dari situ, penelepon akan menganggap bahwa kamu sedang bahagia.
Sehingga, selalu pastikan bahasa tubuh, ekspresi wajah, dan gesturmu profesional ketika berbicara melalui telepon.
4. Berbicara dengan jelas
Melansir Mitel, berbicara dengan jelas adalah etika menelepon selanjutnya yang perlu dilakukan.
Hal ini karena pihak penelepon tidak bisa mengidentifikasi bahasa tubuh dan ekspresi wajahmu. Sehingga, mereka hanya bisa menilaimu melalui suara saja.
Berbicara dengan jelas memastikan pihak penelepon bisa mendengar informasi yang kamu sampaikan serta meminimalisir miskomunikasi.
5. Melakukan active listening
© Pexels.com
Etika menelepon selanjutnya adalah mempraktikkan active listening.
Active listening adalah memberi perhatian penuh pada pihak penelepon. Sehingga, kamu bisa memberi respons yang tepat terhadap informasi atau keluhan yang didapat.
Memberi respons yang tepat menunjukkan kepedulian serta sikap empatimu terhadap konsumen. Tentu, hal tersebut membuat kamu dan perusahaan meninggalkan nilai positif di mata penelepon.
Maka, cobalah untuk mengambil catatan ketika melakukan panggilan telepon.
Hal tersebut dapat membantumu untuk mendapatkan poin utama penelepon dan langsung membantu mereka memecahkan masalah.
6. Menggunakan bahasa yang tepat
Menyadur Hubspot, etika menelepon yang harus dipraktikkan adalah menggunakan bahasa yang tepat.
Maksudnya, jangan gunakan bahasa informal atau slang, terlebih ketika berbicara dengan konsumen.
Selalu jaga sikap dan bahasamu ketika berbicara melalui telepon. Karena, kamu tidak tahu apakah konsumen akan tersinggung dengan apa yang diucapkan olehmu.
Sehingga, pastikan untuk selalu menggunakan bahasa yang formal saat menelepon. Dengan begitu, konsumen akan memiliki kesan profesional terhadapmu.
7. Jujur ketika tidak tahu jawaban
© Pexels.com
Terkadang, kamu mungkin tidak tahu jawaban atau solusi untuk hal yang disampaikan penelepon.
Nah, etika menelepon yang tepat ketika situasi ini terjadi adalah dengan bersikap jujur.
Beritahu pihak penelepon bahwa kamu belum tahu jawaban atau solusi untuknya.
Pastikan pada mereka bahwa kamu akan mencari jawaban dan kembali ke mereka dalam waktu dekat.
Hal tersebut akan menunjukkan transparansimu terhadap pihak penelepon. Tentu, hal tersebut akan memberikan kesan positif bagimu dan perusahaan.
8. Menjaga nada bicara
Jangan lupa untuk menjaga nada bicaramu ketika berbicara melalui telepon.
Seperti yang Glints sebutkan di atas, penelepon bisa mengetahui emosi yang kamu rasakan melalui nada bicaramu.
Sehingga, pastikan kamu tidak berbicara dengan nada tinggi. Hal tersebut akan membuat penelepon menganggap bahwa kamu memiliki sikap yang buruk.
Untuk itu, pastikan kamu memakai nada bicara yang menunjukkan kepercayaan diri. Hal tersebut akan membuat penelepon lebih memercayai apa yang kamu ucapkan.
9. Meminta izin ketika ingin mengalihkan telepon
© Pexels.com
Ketika kamu harus mengalihkan telepon, pastikan untuk meminta izin dari pihak penelepon terlebih dahulu.
Hal ini termasuk ke dalam etika menelepon yang penting untuk dilakukan.
Jelaskan alasan kamu perlu mengalihkan telepon terlebih dahulu ke pihak penelepon.
Tidak lupa, yakinkan penelepon bahwa mereka bisa mendapatkan apa yang dicari dengan cepat melalui pengalihan tersebut.
Dengan begitu, penelepon cenderung tidak akan memberi komplain mengenai durasi menunggu jawaban.
10. Menutup telepon dengan tepat
Ingatlah bahwa menutup telepon sama pentingnya dengan memulainya.
Sehingga, sebelum menutup telepon, pastikan untuk mengucapkan terima kasih dan bertanya apakah ada hal lain yang bisa kamu bantu.
Selain itu, pastikan untuk menunggu penelepon menutup panggilan terlebih dahulu.
Nah, itu adalah beberapa hal yang perlu kamu ketahui seputar etika menelepon.
Tentunya, etika saat menggunakan telepon hanyalah satu dari sekian etika lainnya yang perlu kamu tahu.
Untungnya, Glints punya beragam artikel yang membahas seputar etika di tempat kerja, lho.
Apa saja kira-kira? Yuk, cek beragam artikelnya di sini sekarang!
