Ciptakan Disiplin Kerja di Kantor Dengan Tips Berikut

Terciptanya disiplin kerja para karyawan di kantor adalah hal yang sangat penting. Kurangnya disiplin kerja karyawan bisa menyebabkan keadaan yang tidak kondusif di kantor dan merugikan perusahaan. Dibutuhkan berbagai aturan untuk membuat karyawan agar dapat tetap bekerja sesauai dengan standar yang diinginkan perusahaan. Tanpa adanya aturan, sulit untuk mengajarkan disiplin kerja pada karyawan, karena para karyawan cenderung akan melalukan berbagai hal sesuai dengan keinginan mereka.

Umumnya, departemen HRD adalah yang memiliki tugas untuk menetapkan aturan yang harus dipatuhi oleh seluruh karyawan dan juga manajer. Nah, meskipun aturan sudah dibuat, tentu saja belum tentu semua orang akan mematuhinya dengan sempurna. Maka dari itu, harus ada hukuman untuk setiap aturan yang dilanggar. Untuk lebih jelasnya, berikut 9 tips yang bisa dicoba untuk menciptakan disiplin kerja di kantor!

Berikan Contoh Spesifik Perilaku Negatif

Cara pertama untuk menciptakan disiplin kerja di kantor adalah dengan memberitahu secara spesifik pada karyawan tentang ‘perilaku negatif’ seperti apa yang telah dilakukan. Ketika menegur karyawan karena sebuah kesalahannya, pihak perusahaan harus bisa menjelaskan secara spesifik kesalahan seperti apa yang telah dilakukan oleh karyawan tersebut. Jika perlu sertakan bukti fisik, terutama jika ia bersikap defensif. Jika telah terbukti, perusahaan bisa langsung menjelaskan karyawan kerugian dari perilakunya tersebut bagi dirinya sendiri dan juga rekan-rekan kerjanya yang lain.

Selain itu, harus ada juga peraturan yang memang menyebutkan secara spesifik perilaku seperti apa saja yang bisa diterima dan tidak diterima di kantor. Sebutkan secara khusus apa saja yang masuk ke dalam kategori ‘pelanggaran’ seperti pencurian, penipuan, pelecehan seksual, pemalsuan dokumen perusahaan, dan sebagainya. Dengan mengetahui secara spesifik hal-hal yang tidak boleh dilakukan, akan semakin mudah mengontrol karyawan untuk disiplin kerja.

Perjelas Pada Karyawan Siapa Pengambil Keputusan

Untuk menciptakan disiplin kerja, karyawan juga harus diberi tahu secara jelas siapa yang menjadi pengambil keputusan dalam perekrutan dan juga pemecatan. Contohnya seperti HR memiliki tugas untuk membantu dan mengawasi perekrutan dan pemecatan karyawan, tetapi sebenarnya keputusan ada pada suervisor atau manajer. Jika karyawan melakukan pelanggaran maka manajer yang akan mengambil keputusan namun HR tetap membantu untuk mengeksekusi dan memastikan agar setiap proses berjalan dengan lancar.

Beritahu Karyawan Apa yang Harus Dilakukan Ketika Melihat Sebuah Pelanggaran

Cara selanjutnya untuk menciptakan disiplin kerja adalah dengan memberitahu karyawan langkah-langkah apa yang harus dilakukan ketika melihat sebuah pelanggaran. Poin yang satu ini masih berhubungan dengan poin sebelumnya. Jadi, apakah harus melapor ke HR atau langsung ke manajer? Setiap perusahaan tentunya memiliki peraturan disiplin kerja yang berbeda. Intinya, setiap karyawan harus mengerti pada peraturan tersebut sehingga tidak akan mengambil langkah yang salah dan pelanggaran yang dilaporkan juga dapat ditindak dengan objektif.

Pastikan Karyawan Mengetahui Kode Etik Kantor dan Setiap Revisinya

Tidak mungkin menciptakan disiplin kerja jika karyawan tidak mengerti sepenuhnya tentang kode etik dan berbagai peraturan yang ada di kantor. Pastikan karyawan baru mendapatkan salinan dari berbagai peraturan (bisa tertulis di dalam kontrak kerja)  dan memahaminya. Setiap ada perubahan kebijakan perusahaan yang berubah pastikan semua karyawan mendapatkan revisi terbarunya. Semakin karyawan mengerti dan memahami kode etik yang ada maka akan semakin mudah mewujudkan disiplin kerja di kantor.

Jadikan Pemimpin Sebagai Contoh

Menciptakan disiplin kerja juga bisa dilakukan dengan cara menjadikan pemimpin sebagai contoh. Seorang pemimpin memang sudah sepatutnya menjadi contoh bagi bawahannya. Perusahaan bisa memberikan pelatihan kepemimpinan pada para manajer agar mampu memimpin bawahannya dengan baik. Pemimpin yang baik akan mampu memotivasi dan juga memberikan contoh baik pada karyawannya. Jika karyawan sudah menjadikan pemimpinnya sebagai panutan, maka akan lebih mudah untuk mengajarkan disiplin kerja pada karyawan melalui pemimpinnya.

Reward and Punishment

Setiap pelanggaran disiplin kerja pastinya akan mendapatkan hukuman. Lalu, bagaimana dengan karyawan yang sudah mematuhi segala aturan dan dapat dinobatkan sebagai karyawan dengan disiplin kerja tinggi? Perusahaan juga seharusnya memberikan penghargaan pada karyawan yang memiliki disiplin kerja tinggi. Penghargaan yang diberikan bisa berupa promosi, kenaikan gaji, ataupun hadiah dalam bentuk lainnya. Dengan adanya reward untuk karyawan yang memiliki disiplin kerja tinggi, tentunya akan memotivasi karyawan lainnya untuk semakin patuh pada peraturan dan kode etik yang ada.

Bedakan Masalah Kinerja dan Pelanggaran Kode Etik

Perusahaan harus memiliki cara yang berbeda dalam mengatasi masalah kinerja karyawan dan pelanggaran kode etik karyawan. Keduanya memang berhubungan dengan disiplin kerja dan bisa berakhir dengan pemutusan hubungan kerja. Tetapi kedua kasus ini memiliki pendekatan solusi yang berbeda dalam menyelesaikannya. Bagi karyawan yang memiliki kinerja di bawah rata-rata standar perusahaan, bisa ditegur dan diberi kesempatan agar mampu meningkatkan kembali standar kerjanya. Sedangkan bagi karyawan yang melanggar kode etik, maka harus langsung ditindak sesuai dengan peraturan yang ada, meskipun kinerja karyawan tersebut cukup baik.

Jangan Tunggu Masalah Menjadi Besar

Jika ingin meciptakan disiplin kerja, maka jangan tunggu masalah menjadi besar untuk menindaklanjutinya. Ketika karyawan melakukan kesalahan kecil dan perusahaan tidak menegur, maka bisa dianggap perusahaan menyetujui sikap tersebut. Perusahaan bisa menegur karyawan secara baik-baik, memberitahu kesalahan karyawan dan meminta klarifikasi tentang kesalahan tersebut. Perusahaan juga bisa menawarkan bantuan untuk karyawan jika ternyata ia mengalami kesulitan yang membuatnya melakukan kesalahan tersebut. Jangan lupa juga untuk memuji perilaku baik yang sudah dilakukan karyawan tersebut.

Konsisten Pada Aturan

Manajemen harus bisa bersikap tegas pada karyawan, tetapi jangan sampai juga bersikap terlalu menghakimi. Investigasi juga diperlukan untuk membuktikan pelanggaran yang dilakukan. Beritahu secara jelas apa yang diharapkan perusahaan dari karyawan, agar karyawan dapat mengetahui bagaimana cara memperbaiki kesalahannya. Yang terpenting adalah, taat pada aturan, perlakukan setiap karyawan dengan perlakuan yang sama. Manajemen yang dianggap tidak konsisten tentunya akan memberikan kesan kurang baik pada perusahaan yang mungkin kedepannya dapat memicu menurunnya disiplin kerja.

Itu dia 9 cara yang bisa diterapkan untuk menciptakan disiplin kerja di kantor. Tujuan utama dari disiplin kerja sendiri seharusnya adalah untuk menjadikan karyawan lebih baik. Dengan begitu, produktivitas kerja juga dapat meningkat dan lingkungan kerja akan selalu kondusif.

Perusahaan mungkin sudah dapat menilai sejak awal kandidat calon karyawan yang berpotensi memiliki disiplin kerja tinggi dan kandidat yang kurang memiliki disiplin kerja dan akan membuat masalah di kemudian hari.

Tapi karena tidak ada jaminan dari penilaian awal tersebut, perusahaan harus tetap bisa membimbing setiap karyawannya untuk memiliki disiplin kerja. Gunakanlah peraturan dan kode etik yang ringkas dan mudah dimengerti oleh karyawan sehingga lebih mudah untuk diterapkan.

Tidak perlu lagi kesulitan untuk menemukan kandidat terbaik untuk perusahaan Anda, dengan Glints TalentHunt headhunter profesional kami siap membantu dalam menemukan kandidat terbaik dan sesuai kualifikasi. Atau sign up segera di Glints untuk post lowongan kerja perusahaan Anda dengan gratis!