Receptionist Là Gì? Phòng Reception Trong Khách Sạn Làm Việc Ra Sao?

Ngày đăng: 27/12/2022 | Không có phản hồi

Ngày cập nhật: 27/12/2022

Hiện nay, Receptionist là một vị trí không thể thiếu trong các nhà hàng, khách sạn. Receptionist đóng vai trò như bộ mặt của một nhà hàng hay khách sạn nên vị trí này có nhu cầu tuyển dụng rất cao. 

Vậy Receptionist là gì? hay Receptionist là làm gì? Bạn đọc hãy cùng Glints tìm hiểu chi tiết hơn về vị trí receptionist này thông qua bài viết dưới đây nhé.

Reception là phòng gì?

Reception là phòng gì? là câu hỏi được khá nhiều bạn trẻ quan tâm hiện nay. Thực tế, reception là phòng thuộc về bộ phận tiền sảnh (Front office) hay còn gọi là phòng lễ tân khách sạn. Khi đi đến bất kỳ nhà hàng hay khách sạn nào thì phòng lễ tân luôn là nơi tiếp đón khách hàng đầu tiên.

Chính vì thế, bộ phận lễ tân đóng vai trò như bộ mặt của khách sạn. Vì vậy, họ có nhiệm vụ vô cùng quan trọng trong việc để lại ấn tượng cho khách hàng trong suốt thời gian họ sử dụng dịch vụ.

Bên cạnh đó, lễ tân còn là nói kết nối giữa những bộ phận khác nhau trong khách sạn để cùng hướng đến mục tiêu chung là mang lại những trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

Receptionist là gì?

Receptionist là bộ mặt chính của nhà hàng, khách sạn trong kinh doanh vì học luôn là những người đầu tiên tiếp xúc và quảng bá hình ảnh công ty với khách hàng. Chính vì thế, những yêu cầu về sự kỹ lưỡng hay chuyên nghiệp trong nghiệp vụ phục vụ là điều không thể thiếu trong quá trình đào tạo và huấn luyện.

Nhiệm vụ chính của những nhân viên lễ tân là tiếp đón, xử lý các thủ tục check-in, check-out, cung cấp thông tin, kiểm tra và thực hiện thanh toán,v.v cho khách hàng. 

Những kỹ năng như: ngoại ngữ, giao tiếp, tin học văn phòng, phản ứng nhanh, v.v, là những kỹ năng cần có của một nhân viên lễ tân vì trong suốt thời gian gian sử dụng dịch vụ, các yêu cầu phát sinh của khách hàng cần được học tiếp nhận và xử lý một các nhanh chóng.

Chi tiết công việc của receptionist là gì? 

Dưới đây là những thông tin chi tiết của công vị trí receptionist, bao gồm các công việc như:

• Chào hỏi, hỗ trợ và / hoặc hướng dẫn khách đến thăm và sắp xếp phòng họp
• Xử lý các công việc hàng ngày để kiểm soát tài sản của công ty;
• Tư vấn bán phòng, giới thiệu khách sử dụng những dịch vụ của khách sạn như: spa, fitness…
• Phối hợp với các bộ phận liên quan giải quyết các yêu cầu của khách trong thời gian sử dụng dịch vụ
• Trả lời tất cả các cuộc gọi đến và giải đáp vấn đề thắc mắc 
• Đảm bảo tất cả các chi phí phải được phê duyệt.
• Chuyển hướng các cuộc gọi phù hợp và chuyển tiếp tin nhắn 
• Tiền mặt: chịu trách nhiệm cho bất kỳ giao dịch tiền mặt nào (tạm ứng, thanh toán) và lập báo cáo tiền mặt hàng tháng
• Quản lý tài sản cố định: duy trì và cập nhật danh sách tài sản của văn phòng
• Hỗ trợ sắp xếp Logistics cho nhân viên trong các chuyến đi, đào tạo, hội thảo, tham gia sự kiện
• In hóa đơn và sắp xếp các tài liệu theo một hệ thống đã thiết lập, để đảm bảo tính chính xác của các hóa đơn vào và ra.
• Nhiệm vụ khác theo sự phân công.

Đọc thêm: Bản Mô Tả Nhiệm Vụ Và Công Việc Của Nhân Viên Lễ Tân

Quy trình làm việc của phòng reception

Quy trình làm việc của bộ phận reception gồm có 4 bước cụ thể dưới đây:

Trước khi khách đến

Thông tin khách hàng đặt phòng sẽ được tiếp nhận thông qua điện thoại, website, email hay tại quầy lễ tân và xác nhận tình trạng phòng trước khi hoàn thành thủ tục sắp xếp phòng.

Trong khi khách đến

Nhân viên lễ tân đón chào khách và xác nhận thông tin đặt phòng và làm thủ tục nhận phòng cho khách. Bên cạnh đó, chuẩn bị hồ sơ thanh toán của khách cho thu ngân.

Trong thời gian khách lưu trú hay sử dụng dịch vụ

Tiếp nhận và xử lý linh hoạt những sự cố hay yêu cầu từ khách. Mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng là mục tiêu chính bước này nhằm tạo ra những nguồn khách hàng trung thành và tiềm năng cho doanh nghiệp của mình.

Khi khách rời khách sạn

Nhân viên lễ tân cần xác nhận với khách hàng những dịch vụ mà khách đã sử dụng. Sau đó làm thủ tục thanh toán cho khách. Cuối cùng xin cảm nhận về chất lượng dịch vụ và gửi lời cảm ơn và hẹn gặp lại khách hàng.

Đọc thêm: Giải Mã Chi Tiết Các Bộ Phận Trong Khách Sạn 

Kỹ năng của một receptionist 

Ngoài việc chú trọng trình độ học vấn, nhân viên lễ tân cần tốt nghiệp các chứng chỉ đào tạo dịch vụ và cũng như có một số kỹ năng cần thiết để có thể hoàn thành công việc đạt hiệu quả nhất.

Hành chính, văn thư

Kỹ năng cần có của receptionist là gì? Hành chính văn thư là những công việc hàng ngày, cơ bản mà một nhân viên lễ tân cần làm. 

Chính vì thế, kỹ năng hành chính – văn thư như khả năng soạn thảo, thành thạo các công cụ hỗ trợ như máy in, máy tính, máy scan và xử lý tài liệu, v.v là những yêu cầu cần có ở một nhân viên lễ tân.

Kỹ năng giao tiếp đa dạng

Giao tiếp trực tiếp bằng lời nói

Nhân viên lễ tân là bộ mặt của một doanh nghiệp. Vì thế những hành động giao tiếp như chào hỏi đón tiếp khách hàng, giới thiệu về dịch vụ, tiếp nhận và xử lý các thông tin của khách hàng, v.v, đều cần lịch sự, trôi chảy, không tự cao, nhẹ nhàng nhưng không nhút nhát.

Bên cạnh đó những yêu cầu chú ý tông giọng và tốc độ cùng với việc sử dụng các từ ngữ như “xin phép”, “cảm ơn”, “vui lòng”,  “xin lỗi” trong giao tiếp sẽ hỗ trợ nhân viên trong việc tạo thiện cảm cho khách hàng và sẽ giúp cuộc trò chuyện trở nên tự nhiên hơn.

Giao tiếp bằng văn bản

Thường thông qua các hình thức như thư xác nhận đặt phòng, văn hoá email, v.v.

Đối với việc giao tiếp với khách hàng thông qua văn bản, nhân viên lễ tân cần đặc biệt chú ý đến mục đích truyền tải thông tin, tránh những thông tin không cần thiết, chung chung. 

Bên cạnh đó, việc chú ý xưng hô với khách hàng sao cho hợp lý cũng có vai trò vô cùng quan trọng vì khách hàng sẽ cảm thấy được tôn trọng thông qua việc xưng hô đúng cách.

Giao tiếp phi ngôn ngữ

Cụ thể là những nét mặt, cử chỉ, cách bắt tay, ngữ điệu giọng nói, ánh mắt, tác phong, v.v của nhân viên lễ tân. Dù không trực tiếp nhưng việc giao tiếp phi ngôn ngữ cũng góp phần nâng cao chất lượng phục vụ, thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Đọc thêm: 8 Ngôn Ngữ Cơ Thể Trong Giao Tiếp Bạn Cần Học Ngay!

Tác phong

Tác phong chuyên nghiệp là yêu cầu bắt buộc cần có của Receptionist. Sở hữu phong cách làm việc chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ khách hàng xử lý gọn gàng, hợp lý các yêu cầu phát sinh.

Hiển nhiên, sở hữu nhân viên lễ tân có năng lực làm việc cũng như tác phong chuyên nghiệp là điều mà mọi doanh nghiệp đều muốn. 

Khả năng lắng nghe, xử lý tình huống

Khả năng lắng nghe là kỹ năng quan trọng dù ở công việc nào, đặc biệt là đối với những công việc như Receptionist. Sở hữu kỹ năng lắng nghe sẽ hỗ trợ nhân viên lễ tân trong việc làm hài lòng và mang lại những trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

Mức lương receptionist: có thể cao hơn nhiều người tưởng? 

Nhìn chung, mức lương của vị trí receptionist ở mức khá trong ngành dịch vụ. Cụ thể hơn, so với những ngành nghề khác thì lễ tân khách sạn có thể coi là có mức thu nhập cao vì lý do dưới đây:

Khối lượng công việc lớn

Theo như thống kê, trung bình một ngày, nhân viên reception sẽ tiếp xúc với từ 100-300 khách hàng chưa kể đến thời điểm du lịch có thể gấp nhiều lần. Dù mệt mỏi như thế nhưng vì tính chất công việc họ phải luôn đảm bảo thái độ niềm nở, động tác linh hoạt, tác phong chuyên nghiệp,v.v

Áp lực công việc vô cùng lớn

Nhân viên receptionist đóng vai trò là cầu nối giữa dịch vụ khách sạn với khách hàng có trách nhiệm phục vụ và xử lý những vấn đề liên quan đến chất lượng dịch vụ cho khách hàng.

Vì thế, việc nắm bắt tâm lý khách hàng cũng như em hiểu nhiều kiến thức văn hóa lẫn xã hội là điều kiện bắt buộc cần có. Chính vì phải luôn cố gắng phục vụ khách hàng, công việc lễ tân vô cùng áp lực. 

Đọc thêm: Lương Lễ Tân Khách Sạn Bao Nhiêu? Có Nên Làm Lễ Tân Khách Sạn?

Lời kết 

Glints đã tổng hợp và giải thích các thông tin chi tiết nhất về receptionist là gì? và những thông tin liên quan như về vị trí lễ tân này. 

Hy vọng với những kiến thức mà Glints cung cấp, bạn có thể hiểu rõ hơn về vị trí receptionist, quy trình làm việc, mức lương và những kỹ năng cần thiết nếu muốn theo đuổi vị trí này.