Project Coordinator Là Gì? Công Việc Và Tiềm Năng Phát Triển

Ngày đăng: 28/03/2023 | Không có phản hồi

Ngày cập nhật: 28/03/2023

Quản lý dự án là một công việc khó khăn. Nó đòi hỏi bạn phải có một kế hoạch kỹ lưỡng cho mọi tình huống cũng như đảm bảo nguồn lực và chi phí hợp lý. Ở lĩnh vực này, có một vị trí tương đối quan trọng mà nhiều người hay nhầm lẫn họ với các Project Manager. Đó chính là Project Coordinator, người đảm nhiệm các công việc quan trọng nhất của một dự án. Vậy Project Coordinator là gì? Hãy cùng Glints tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây!

Project Coordinator là gì?

Đầu tiên Project Coordinator là gì? Trong hầu hết các trường hợp, Project Coordinator hay còn gọi là điều phối viên dự án chịu trách nhiệm hỗ trợ Project Manager với các nhiệm vụ hành chính cụ thể liên quan đến dự án được giao của họ. Họ tổ chức và truyền đạt tất cả các chi tiết của dự án và các nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên trong nhóm và đóng vai trò là người liên lạc giữa các thành viên trong nhóm đó và người quản lý dự án.

Công việc của Project Coordinator

Project Coordinator được các công ty tuyển dụng để giám sát các giai đoạn nhất định của dự án. Họ thường phụ trách các nhiệm vụ khác nhau liên quan đến việc triển khai dự án, như lập ngân sách, lập kế hoạch, tổ chức, lưu giữ hồ sơ và xử lý luồng thông tin từ Project Manager đến nhân viên. Điều phối viên dự án sẽ theo dõi tiến độ chung của nhân viên và cập nhật thường xuyên cho giám đốc dự án về tiến độ của từng bộ phận.

Điều phối viên dự án cũng sẽ thường xuyên lên lịch và tham dự các cuộc họp giữa các bên liên quan, khách hàng, nhân viên và giám đốc dự án. Họ sẽ chuẩn bị các mục thuyết trình cho cuộc họp và sẽ chia sẻ ghi chú cuộc họp của họ với người quản lý dự án. Khi bất kỳ quyết định hoặc mục hành động quan trọng nào được đưa ra trong cuộc họp, Project Coordinator sẽ đảm bảo theo dõi những điều này với các bên cần thiết được giao các trách nhiệm này.

Project Coordinator có thể làm việc cho các công ty trong nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau. Tuy nhiên công việc và trách nhiệm chính của họ thường bao gồm:

• Theo dõi tiến độ hàng ngày của các dự án
• Cung cấp thông tin cập nhật chi tiết cho người quản lý dự án hoặc các bên liên quan 
• Đảm bảo các thành viên trong nhóm có nguồn cung cấp và tài nguyên cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ được giao đúng hạn và trong giới hạn ngân sách của họ
• Sắp xếp các báo cáo, hóa đơn, hợp đồng và các tệp tài chính khác để người có thể quyền dễ dàng truy cập
• Lập kế hoạch cho các cuộc họp và tổ chức quá trình hậu cần của dự án
• Thực hiện các công việc thanh toán, kế toán
• Đặt hàng văn phòng phẩm cần thiết

Phân biệt Project Coordinator và Project Manager

Một số công ty thường sử dụng thuật ngữ Project Coordinator để thay cho Project Manager và ngược lại. Nhưng hai chức danh này thường đề cập đến các vị trí có trách nhiệm khác nhau. Điều phối viên dự án xử lý các công việc hành chính cho người quản lý dự án và các thành viên trong nhóm để giữ cho dự án hoạt động trơn tru. Điều này có thể bao gồm đặt hàng thiết bị và vật tư, quản lý thời hạn và quy trình làm việc cũng như lên lịch các cuộc họp và cuộc hẹn.

Trong khi Project Coordinator thực hiện các nhiệm vụ hàng ngày cần thiết để giữ cho dự án đi đúng hướng, thì Project Manager phụ trách phát triển bản phác thảo đầy đủ cho dự án. Điều này kéo dài từ giai đoạn lập kế hoạch và thiết lập mục tiêu ban đầu cho đến khi hoàn thành dự án và bàn giao cho khách hàng. Ngoài ra, họ còn phải thiết lập ngân sách, ước tính các nguồn lực cần thiết và vạch ra thời gian hoàn thành. Trong một số trường hợp, Project Coordinator có thể chuyển sang vị trí Project Manager.

Đọc thêm: Project Assistant Là Gì? Công Việc Của Một Trợ Lý Dự Án Là Gì?

Kỹ năng cần thiết của một Project Coordinator

Bất kể sự khác biệt trong các dự án thuộc các ngành khác nhau, có một số kỹ năng cốt lõi nhất định cần thiết đối với hầu hết mọi Project Coordinator. Là thành viên quan trọng của các nhóm dự án, họ phải có những kỹ năng sau:

• Giao tiếp: Kỹ năng giao tiếp xuất sắc là điều cần thiết để hợp tác chặt chẽ với các thành viên trong nhóm và người quản lý, đồng thời quản lý hiệu quả các vấn đề khi chúng xảy ra.
• Kỹ năng lãnh đạo: Là điểm liên lạc chính của các thành viên trong nhóm, bạn phải có khả năng cung cấp hướng dẫn, phản hồi và thúc đẩy cả nhóm để đạt được mục tiêu.
• Tổ chức và quản lý thời gian: Quản lý các hoạt động hàng ngày và nhu cầu của toàn bộ nhóm đòi hỏi bạn phải có khả năng đa nhiệm xuất sắc và quản lý thời gian hiệu quả.
• Kỹ năng máy tính và nhập liệu: Ngân sách và các tài liệu quan trọng khác cho các công ty thường được tạo trên máy tính và đôi khi được duy trì trong các cơ sở dữ liệu.
• Giải quyết vấn đề: Mặc dù Program Manager có thể can thiệp để xử lý các vấn đề quan trọng, nhưng bạn nên chuẩn bị sẵn sàng để giải quyết các vấn đề nhỏ mà không cần sự trợ giúp.
• Thái độ tích cực: Nói chung, một thái độ tích cực giúp bạn dễ dàng xử lý căng thẳng trước những thách thức bất ngờ và cũng giúp toàn bộ không khí của nhóm luôn trong trạng thái tốt nhất.

Cơ hội việc làm của Project Coordinator tại Việt Nam

Một trong những sự hấp dẫn nhất của Project Coordinator chính là sự đa dạng trong việc lựa chọn các lĩnh vực chuyên sâu. Những người trong ngành quản lý và điều phối dự án sẽ có thể thâm nhập vào một số ngành công nghiệp hàng đầu, đồng thời tận hưởng sự linh hoạt to lớn trong việc lựa chọn công ty mà họ muốn làm việc.

Xây dựng

Xây dựng là một trong những ngành hàng đầu đòi hỏi chuyên môn của các Project Coordinator. Cả công ty xây dựng lớn và nhỏ đều phải giải quyết hàng trăm dự án phức tạp trong suốt cả năm và họ cần có một điều phối viên để đảm bảo mọi dự án đều diễn ra theo đúng kế hoạch. 

Nếu bạn là Project Coordinator trong ngành xây dựng, nhiệm vụ của bạn có thể bao gồm lập kế hoạch củng cố, thực hiện các công việc xây dựng và đảm bảo có nguồn cung cấp tài nguyên và vật liệu ổn định để hoàn thành dự án.

Công nghệ thông tin

Công nghệ thông tin (CNTT) là một lĩnh vực có tốc độ phát triển cao, vì vậy ngành này có nhu cầu rất lớn dành cho các Project Coordinator. Các công ty nhỏ đến các tập đoàn lớn và đa quốc gia thường mở rộng phạm vi hoạt động của họ để phù hợp với thị trường cạnh tranh và nhu cầu của khách hàng. Do đó, họ rất cần các nhà quản lý và điều phối viên dự án để giám sát và đánh giá các hệ thống CNTT mới nhất.

Năng lượng

Có nhiều dự án lớn trên thế giới đến từ ngành năng lượng. Trong lĩnh vực này, bạn có thể tập trung vào phát triển chính sách và chương trình, cũng như tìm cách ổn định việc sử dụng năng lượng và dự đoán tiềm năng thị trường của các công ty và xu hướng năng lượng chung.

Tài chính

Ngành tài chính luôn không ngừng phát triển, điều đó có nghĩa là các Project Coordinator luôn có rất nhiều cơ hội việc làm tại đây. Do tính chất công việc, lĩnh vực này đòi hỏi các chuyên gia phải có kỹ năng nhận diện rủi ro. Những Project Coordinator như vậy sẽ giúp xử lý các vụ sáp nhập, mua bán, bảo lãnh phát hành cổ phiếu, v.v.

Chăm sóc sức khỏe

Một ngành khác đang tiếp tục phát triển với tốc độ cao chính là chăm sóc sức khỏe và lĩnh vực này không ngừng tìm kiếm những cách tốt hơn để quản lý và xử lý các quy trình nhằm tăng hiệu quả trong công việc. Project Coordinator với kỹ năng xử lý đa nhiệm rất quan trọng và phù hợp với ngành này vì họ có thể sẽ xử lý các mạng chuỗi, cung ứng vật liệu, tuyển dụng, công nghệ và tài nguyên cho các bệnh viện và công ty sức khoẻ lớn.

Mức lương của Project Coordinator tại Việt Nam

Mức lương của Project Coordinator tại Việt Nam có thể thay đổi tùy vào kinh nghiệm, cấp bậc và ngành nghề của công ty mà họ làm việc. Dựa trên số liệu đến từ Glints Marketplace, mức lương bình quân của một Project Coordinator tại Việt Nam dao động từ 10 triệu đến 20 triệu đồng một tháng.

Lưu ý rằng đây chỉ là mức lương trung bình, chỉ đúng tại thời điểm bài viết được xuất bản và có thể tăng hay giảm tùy vào vị trí và quy mô của dự án, cũng như kinh nghiệm và năng lực của từng cá nhân.

Kết

Vậy là Glints đã cùng bạn tìm hiểu Project Coordinator là gì cũng như công việc và các kỹ năng cần thiết của một điều phối viên dự án chuyên nghiệp. Đây là một trong những ngành nghề đang có nhu cầu cao với mức thu nhập và đãi ngộ hấp dẫn. Nếu bạn có hứng thú với các chủ đề tương tự, hãy ghé qua Blog của Glints để tìm hiểu thêm về lĩnh vực quản lý dự án nhé!