Mô Tả Công Việc Hành Chính Nhân Sự Chi Tiết Nhất 2022

Ngày đăng: 23/07/2022 | Không có phản hồi

Ngày cập nhật: 10/02/2023

Mặc dù không tạo ra doanh thu trong doanh nghiệp nhưng bộ phận Hành chính nhân sự (HCNS) lại khá quan trọng và hầu như công ty nào cũng cần đến bộ phận này trong cơ cấu đội ngũ nhân viên của mình. Vậy Hành chính nhân sự là gì? Thắc mắc sẽ được giải đáp qua bản mô tả công việc Hành chính nhân sự chi tiết do Glints cung cấp dưới đây.

Nhân viên Hành chính nhân sự là gì?

Để hiểu đơn giản và cụ thể nhất Glints sẽ tách bạch cụm từ “Hành chính nhân sự” thành hai phần là Hành chính và Nhân sự:

Hành chính hiểu nôm na là những công việc liên quan đến giấy tờ, thủ tục trong doanh nghiệp. (Ví dụ: soạn thảo văn bản, lưu trữ hồ sơ, giấy tờ, v.v.).

Nhân sự là công việc gắn liền với con người và được chia làm ba mảng chính đó là: tuyển dụng, đào tạo, lương thưởng phúc lợi. Để làm ở vị trí này yêu cầu bạn phải tốt nghiệp các trường Cao đẳng hoặc Đại học theo chuyên ngành Kinh tế, Quản trị nhân lực, Quản trị kinh doanh hay các ngành Xã hội học liên quan tới con người. 

Đối với công việc Hành chính nhân sự tổng hợp, bạn phải làm những công việc của cả hai phần vừa nêu trên, vị trí này thường được tuyển dụng ở những công ty có quy mô vừa và nhỏ – nơi không có quá nhiều nhân viên, có khối lượng công việc vừa phải. 

Bảng mô tả công việc nhân viên Hành chính nhân sự

Để mô tả công việc Hành chính nhân sự một cách chi tiết nhất, sau đây Glints sẽ nêu ra một số hoạt động mà một nhân viên Hành chính nhân sự phải làm: 

Xây dựng và thực hiện kế hoạch tuyển dụng

• Nhân viên Hành chính nhân sự có trách nhiệm tổng hợp ý kiến và nhu cầu của các phòng ban. 
• Lập kế hoạch tuyển dụng để trình lên Trưởng phòng. 
• Đăng bài tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ của các ứng viên. 
• Phối hợp với các bộ phận liên quan, chọn ra những ứng viên phù hợp. 
• Gửi thông báo, soạn thảo hợp đồng lao động tới những ứng viên đã trúng tuyển. 
• Đánh giá kết quả trong báo cáo trình lên trưởng phòng. 
• Hướng dẫn, giới thiệu cho nhân viên mới về các chính sách, quy định nhân sự của công ty. 

Tổ chức, thực hiện các kế hoạch đào tạo

• Lập kế hoạch đào tạo từng đối tượng lao động từ các nhu cầu đào tạo, trình lên trưởng phòng.
• Lựa chọn và liên hệ với cơ sở đào tạo dựa trên các đề xuất. 
• Thực hiện giám sát các chương trình đào tạo, giúp đỡ các bạn nhân viên cũng như các tổ thi công nâng cao trình độ tay nghề làm việc. 

Điều hành, cập nhật hệ thống lương thưởng, đãi ngộ 

• Tổng hợp ngày công; tính lương, thưởng và các đãi ngộ khác cho người lao động, gửi cho phòng kế toán kiểm tra.
• Theo sát và cập nhật hệ thống những thay đổi về lương thưởng của người lao động.
• Hỗ trợ trưởng phòng lên kế hoạch tiền lương hằng năm dưới sự phê duyệt của ban giám đốc. 
• Chấp hành đúng quy định về BHYT, BHXH và nhanh chóng hoàn tất các quy trình thủ tục tham gia, hưởng các chế độ đãi ngộ của người lao động. 

Đọc thêm: Ban Nhân Sự Là Gì? Các Mảng Công Việc Của Nhân Sự Là Làm Gì?

Xây dựng, giám sát, đánh giá hệ thống quản trị

• Tham gia xây dựng để hoàn thiện hệ thống quản trị.
• Kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thực hiện hệ thống quản trị theo đúng kế hoạch đề ra.
• Yêu cầu các đơn vị hoàn thiện biểu mẫu và tài liệu nếu cần thiết.

Theo dõi, quản lý, cập nhật hồ sơ nhân sự

• Liên tục theo dõi những biến động trong nhân sự.
• Định kỳ kê khai, thống kê và lập báo cáo phân tích sử dụng nhân sự cho trưởng phòng để trình lên ban giám đốc xét duyệt.
• Dự thảo các văn bản thay đổi công việc, mức lương, khen thưởng, xử phạt và chấm dứt hợp đồng lao động.

Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo

• Tham gia và hoàn thành đúng yêu cầu các dự án thuộc chức năng nhiệm vụ theo phân công.
• Phổ biến các quy định và giải đáp thắc mắc, khiếu nại liên quan tới người lao động.
• Tạo mối quan hệ tốt đẹp, đoàn kết trong nội bộ.
• Có ý thức bảo vệ tài sản, thiết bị và máy móc, tài liệu được giao phó.
• Không làm lộ thông tin bí mật và các bí quyết công nghệ của công ty.

Như đã thấy, bảng mô tả công việc nhân sự bao gồm rất nhiều đầu việc đa dạng. Để có thể làm tốt vai trò của công việc của hành chính nhân sự, bạn cần đến những kỹ năng gì?

Kỹ năng, yếu tố phẩm chất của nhân viên HCNS giỏi

Một nhân viên Hành chính nhân sự giỏi phải trang bị cho mình những kỹ năng cần thiết, nền tảng kiến thức vững vàng, bản thân mỗi ứng viên cần có những phẩm chất phù hợp với lĩnh vực này. 

Khả năng lắng nghe

Bộ phận Hành chính nhân sự chủ yếu làm việc với yếu tố con người. Vì vậy, biết cách lắng nghe là một điểm cộng lớn giúp tạo sự thân thiết, cởi mở với người lao động cũng như gây dựng được sự tín nhiệm trong quan hệ đối với cấp trên. 

Đọc thêm: Luyện Tập Kỹ Năng Lắng Nghe Hiệu Quả Khi Giao Tiếp

Kỹ năng đa nhiệm

Một nhân viên văn phòng đặc biệt trong ngành Hành chính nhân sự nếu không có kỹ năng đa nhiệm sẽ gặp những khó khăn trong việc tổ chức, sắp xếp lịch trình.

Điều này sẽ dẫn đến việc giảm hiệu suất hoàn thành công việc, trì trệ và thậm chí chán nản. 

Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc

Là một chuyên viên Hành chính nhân sự bạn phải biết được những việc thực sự quan trọng, công việc nào cần ưu tiên xử lý.

Kỹ năng sắp xếp công việc này không tự nhiên mà có, nó tùy thuộc vào tình huống cụ thể tại một công ty và dựa trên tư duy của bản thân nhân viên nhân sự. 

Kỹ năng giao tiếp 

Nhân viên HCNS phải biết tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp, đòi hỏi nhiều sự nhạy bén và tinh tế trước cấp trên, đồng nghiệp hay kể cả là với đối tác làm việc.

Kỹ năng này sẽ quyết định khả năng phát triển cũng như sự gắn bó lâu dài với công việc Hành chính nhân sự. 

Đọc thêm: Cách Giao Tiếp Hiện Tại Của Bạn Đã Hiệu Quả Chưa

Mức thu nhập của công việc Hành chính nhân sự là gì?

Hành chính nhân sự là công việc có tính ổn định cao, có mức lương với những con số mơ ước mà ai cũng mong muốn có được. 

Dựa vào thời gian và kinh nghiệm mà bản thân tích lũy được, một nhân viên làm nghề Hành chính nhân sự toàn thời gian có lương dao động từ 7-10 triệu đồng. Vị trí trưởng phòng HCNS có mức lương cơ bản từ 15-20 triệu, thậm chí còn có thể cao hơn phụ thuộc vào điều kiện và quy mô của công ty đó ra sao. 

Kết

Hành chính nhân sự không phải là một công việc quá khó khăn, tuy nhiên nó đòi hỏi bạn phải biết không ngừng cố gắng học hỏi, biết cách vận dụng để ngày càng phát triển và trau dồi thêm những kỹ năng mà bản thân cần có. 

Hy vọng rằng bản mô tả công việc Hành chính nhân sự có thể phần nào giúp ích cho bạn. Nếu bạn đang có nhu cầu tìm cho mình cơ hội làm việc thì đừng ngại đã có Glints lo! 

Truy cập vào website tìm kiếm việc làm Glints Việt Nam để tìm cho mình công việc phù hợp mà bạn mong muốn nhé.