Kỹ Năng Phản Hồi – Nghệ Thuật Giao Tiếp Ai Cũng Nên Biết

Ngày đăng: 12/05/2023 | No Comments

Ngày cập nhật: 12/05/2023

Kỹ năng phản hồi là gì? Làm sao để đưa ra góp ý hiệu quả mà không làm mất lòng người nhận? Có thể nói việc phản hồi hay đưa ra feedback là một kỹ năng hết sức quan trọng và phổ biến trong cuộc sống và công việc. Trong bài viết dưới đây, mời bạn cùng Glints tìm hiểu chi tiết về chủ đề thú vị này, cũng như cách để đưa ra phản hồi hiệu quả.

Kỹ năng phản hồi là gì?

Đưa ra phản hồi hay feedback được xem là một kỹ năng hết sức quan trọng trong giao tiếp. Hành động này đề cập đến các hành vi mang tính tích cực như góp ý, nhận xét. 

Kỹ năng phản hồi thường được thể hiện qua hai hình thức, bao gồm: phản hồi mang tính xây dựng và phản hồi bằng cách đưa ra quan điểm/nhận xét.

Trong làm việc, việc đưa ra các phản hồi một cách đúng đắn có thể đem đến hiệu suất vượt trội. Khi đó, thông qua góp ý đánh giá của nhà quản lý, họ có thể xác định những điểm chưa tốt và cần cố gắng để khắc phục. 

Cũng giống như bất kỳ kỹ năng nào khác, để thành thạo và sử dụng hiệu quả nó, bạn cần luyện tập một cách thường xuyên.

Ví dụ về kỹ năng phản hồi trong giao tiếp: Bạn đưa ra góp ý về cách thực hiện công việc của cấp dưới của mình; Bạn phản hồi về thái độ làm việc của đồng nghiệp; v.v.

Đọc thêm: Thế Nào Mới Là Góp Ý Mang Tính Xây Dựng Đúng Cách?

Ý nghĩa của việc phản hồi tích cực

Việc đưa ra các phản hồi theo hướng tích cực sẽ giúp người nhận góp ý dễ dàng tiếp thu ý kiến đóng góp và tăng thêm động lực để cố gắng hơn.

Những lời chỉ trích hay góp ý mang tính tiêu cực không thể giúp thay đổi kết quả mà chỉ khiến người nhận góp ý trở nên căng thẳng và bất ổn hơn. Điều này có thể tác động đến những nỗ lực trong tương lai của của họ.

Một phản hồi tích cực không nên dựa vào những quan điểm mang tính chủ quan mà cần cung cấp đầy đủ thông tin, đảm bảo tính trung thực, và chính xác nhằm tránh gây ra những hiểu lầm không đáng có. 

Cách đưa ra phản hồi hiệu quả

Việc đưa phản hồi không phải ai cũng có thể thực hiện đúng, tham khảo ngay những cách đưa feedback hiệu quả dưới đây.

Đúng thời điểm

Lựa chọn thời điểm thích hợp để đưa ra phản hồi là một việc làm hết sức quan trọng. Thông thường, bạn nên đưa ra phản hồi ngay khi hành động vừa kết thúc, khi mà cả bạn và người nhận góp ý nhận thức đầy đủ về sự việc. Trong một số trường hợp khác, bạn có thể cân nhắc tình hình thực tế để lựa chọn thời điểm đưa feedback thích hợp.

Đưa ra góp ý mang tính thực tế

Hãy tập trung vào những điều có thể thay đổi được thay vì những điều không thể kiểm soát được. Bạn nên hạn chế sử dụng các từ ngữ mang tính khẳng định cao như “luôn luôn” hay “không bao giờ”.

Chuẩn bị trước những góp ý

Trước khi đưa ra phản hồi cho người khác, bạn cần xem xét kỹ lưỡng vấn đề nhằm đưa ra các feedback đúng đắn và có thể giúp họ khắc phục vấn đề. Bên cạnh đó, điều này cũng giúp bạn đưa ra góp ý một cách đầy đủ và chi tiết nhất, hạn chế tình trạng bỏ lỡ hoặc góp ý không đầy đủ về vấn đề.

Cụ thể hóa góp ý của mình

Đừng đưa ra những nhận xét chung chung, bởi điều này sẽ khiến người nhận phản hồi gặp khó khăn trong việc xác định điểm chưa tốt, và vấn đề cần điều chỉnh. Bên cạnh đó, hãy cho họ một gợi ý giải quyết cụ thể cho vấn đề đó. 

Đảm bảo tính riêng tư

Trong một số trường hợp, bạn cần đưa ra góp ý cho người nhận một cách riêng tư, thay vì đề cập nó trước nhiều người. 

Tập trung góp ý vào một điểm

Khi góp đưa ra góp ý về một vấn đề, bạn nên tập trung vào một vấn đề chính, tránh lan man đến các vấn đề không thực sự liên quan. 

Chia sẻ những điều tích cực

Việc đưa ra các phản hồi tích cực có ý nghĩa rất quan trọng. Điều này giảm tính căng thẳng của cuộc đối thoại và giúp người nhận feedback tiếp nhận đầy đủ các thông tin, cũng như truyền động lực để họ tiếp tục cố gắng để cải thiện vấn đề.

Cân bằng nội dung phản hồi

Điều quan trọng khi đưa ra phản hồi là cung cấp cho người nhận thông tin về điểm mạnh và cơ hội phát triển của họ. Qua đây, bạn có thể tiếp thêm động lực để đối phương nhận thức được việc thay đổi là cần thiết và cố gắng để cải thiện vấn đề.

Không gian phản hồi phù hợp

Hiệu quả của cuộc trao đổi, và góp ý sẽ hiệu quả hơn nếu được thực hiện trong một không gian thích hợp. Đôi khi nó nên được thực hiện ở một không gian mở, hoặc đôi khi nó nên được diễn ra ở không gian mang tính riêng tư.

Đọc thêm: Kỹ Năng Đặt Câu Hỏi – Kỹ Năng Cần Thiết Để Giao Tiếp Hiệu Quả Hơn

Tạm kết

Trên đây là những chia sẻ về kỹ năng phản hồi mà Glints mà Glints muốn gửi đến bạn. Hy vọng rằng, với những thông tin trên đã giúp bạn hiểu hơn về tầm quan trọng của kỹ năng quan trọng này, cũng như cách để cải thiện khả năng đưa ra góp ý/phản hồi về một vấn đề cho người khác.

Nếu bạn có thêm bất kỳ đóng góp nào về chủ đề này, đừng ngần ngại để lại bình luận để Glints và mọi người cùng biết nhé.