Họp 1-1: Cầu Nối Giữa People Team Và Tập Thể Glintstars

Ngày đăng: 27/12/2022 | No Comments

Ngày cập nhật: 29/05/2023

Trong công việc, không phải lúc nào mọi thứ cũng “tỏ tường”. Bạn sẽ có những băn khoăn riêng trên con đường phát triển sự nghiệp, hay trong đời sống văn phòng thường ngày. Những vấn đề trong cuộc sống cá nhân cũng làm bạn mệt mỏi, tụt năng lượng, rồi biến bạn thành “zombie văn phòng” từ lúc nào không hay.

Thấu hiểu điều này, Glints Việt Nam đã tổ chức các buổi meeting 1-1 để Glintstars được trò chuyện, lắng nghe, và giải toả những buồn bực đó.

Sau những session này, Glintstars đã có những chia sẻ thú vị như thế nào? Cùng xem meeting 1-1 là gì và Glints tìm hiểu được gì qua chiến dịch hay ho và cực kỳ tâm lý này nhé!

One-on-one meeting là gì?

Họp 1-1, (hay còn được gọi tắt là 1:1 meeting, one-to-one, check-ins), là cuộc họp hàng tuần hay hàng tháng giữa một nhân viên với quản lý hoặc bất kỳ thành viên nào trong cùng tổ chức; để có thể cập nhật tiến độ, hiệu suất công việc, trải nghiệm cá nhân, và giải quyết các vấn đề hiện hữu.

Các cuộc meeting 1:1 thường được áp dụng nhiều nhất ở môi trường công sở. Nếu bạn nhận được lời mời họp chỉ có hai người, có thể là với đồng nghiệp khác, với sếp, quản lý, hoặc nhân viên team nhân sự, thì có nghĩa là bạn đang tham gia họp 1-1 đấy!

Vậy khi bộ phận HR tổ chức những cuộc họp 1-1 này, mục tiêu mà họ đang hướng tới là gì?

1. Mục đích của họp 1-1 là gì?

Họp 1-1 là cách giúp các nhân viên tin tưởng và kết nối sâu sắc với nhau cũng như với công ty hơn. Thay vì chỉ để cập nhật công việc chuyên môn, những cuộc họp giữa hai người thường nghiêng về việc lật mở những vấn đề, những thắc mắc mà một nhân viên có thể có mà chưa được giải đáp.

Khi người quản lý hoặc HR đưa ra gợi ý và mời bạn tham gia các cuộc họp này, họ đang muốn được lắng nghe và chia sẻ với những khó khăn của các thành viên, để từ đó cùng nhau cho những chướng ngại vật đang làm khó bạn “ra hoang đảo”.

Tại sao 1-1 meeting sở hữu vai trò quan trọng? Bởi vì doanh nghiệp nào cũng chỉ có thể lớn mạnh nếu được phát triển từ cơ sở lòng tin.

2. Ta có các kiểu họp 1-1 nào?

Lý do để tổ chức one-on-one meeting có thể bao gồm:

• Lên kế hoạch nhân sự
• Phỏng vấn tìm việc
• Onboarding
• Đào tạo
• Chế độ, chính sách đãi ngộ
• Đánh giá công việc
• Phỏng vấn nghỉ việc

Kế hoạch nhân sự

Với loại meeting này, bộ phận nhân sự sẽ tổ chức họp riêng với leader hay manager của phòng ban để xác định yêu cầu khi tuyển nhân viên mới, ngân sách cho phép và nhu cầu của team trước khi bắt tay đi tìm ứng viên phù hợp cho vị trí đang để ngỏ.

Phỏng vấn xin việc

Kiểu phỏng vấn này chắc chắn không còn gì xa lạ với các bạn. Khi họp 1-1 với HR hoặc quản lý, bạn sẽ được hỏi về kỹ năng, kinh nghiệm cũng như mong muốn khi đến với công ty.

Từ những buổi gặp mặt này mà một ứng viên sẽ được đánh giá xem liệu họ có phù hợp với định hướng của công ty hay không, và liệu họ đã sẵn sàng để lấy tấm vé đến với một môi trường mới.

Onboarding

Khi ứng viên đã nhận offer và đồng ý trở thành một phần của công ty, phần onboarding cũng rất quan trọng.

Thường thì trước ngày chính thức nhận việc, một số nhà HR sẽ hỏi liệu bạn có thể họp 1-1 để phổ biến những điều mới. Chẳng hạn như dress code, giấy tờ và tài liệu cần thiết khi nhận việc, cấu trúc phòng ban, nhiệm vụ của các thành viên trong team, v.v.

Đọc thêm: Onboarding Là Gì? Glints Chào Đón Thành Viên Mới Như Thế Nào?

Đào tạo trong quá trình làm việc

Khi làm việc sẽ có không ít điều mới bạn được học hỏi. Chẳng hạn, làm content marketing sẽ không dừng lại ở viết bài mà còn các kỹ năng khác như SEO, phân tích dữ liệu, tìm từ khoá, v.v.

Để được học bài bản, bạn sẽ tham gia các cuộc họp nhóm hoặc họp 1-1 để được training bởi quản lý hoặc “tiền bối” đã có kiến thức vững chắc.

Chế độ công ty

Không ít bạn sẽ có thắc mắc khi công ty đưa ra những cập nhật mới về chế độ, ngân sách công ty, hoặc ngày nghỉ lễ, Tết. Đây cũng là lúc các cuộc meeting one-on-one được sử dụng để giải đáp các câu hỏi và thu nhận các ý kiến đóng góp.

Đánh giá công việc

Một năm, 6 tháng hoặc một quý trôi qua là lúc các nhân viên thường tham gia performance review. Họp 1-1 lúc này sẽ giúp nhân viên và quản lý bàn bạc về chất lượng công việc, điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên để có thể đưa ra quyết định cuối cùng.

Phỏng vấn nghỉ việc

Có công ty chọn cách thu thập ý kiến nhân viên qua các mẫu câu hỏi trên giấy, nhưng cũng có công ty sẽ sắp xếp họp 1-1 để hỏi han một cách kín đáo hơn. Trước khi nghỉ việc, nhân viên sẽ được hỏi về lý do cũng như có điều gì mà doanh nghiệp cần cải thiện.

Ngoài ra, khi một nhân viên được chuyển sang phòng ban hoặc nơi làm khác, HR cũng sẽ cần họp 1-1 để phổ biến cũng như chuẩn bị cho quá trình onboard, làm việc mới.

Hay khi có những mâu thuẫn hoặc vấn đề nhạy cảm nào đó nảy sinh, các phiên họp 1-1 là rất cần thiết để có thể thu thập góc nhìn và tìm hiểu nguyên do để từ đó giải quyết các vấn đề này.

3. Lợi ích của việc họp 1-1

Với nhân viên

Họp 1-1 sẽ giúp nhân viên nhận được các nhận xét và hướng dẫn để làm tốt trách nhiệm công việc của mình hơn. Bạn có thể học hỏi rất nhiều qua các ý kiến đóng góp và hướng dẫn của cấp trên hay mentor của bạn.

Ngoài ra, 1:1 meeting còn giúp bạn biết được tình hình công việc hiện tại của bản thân và của tập thể, tránh bỏ lỡ các thay đổi mới nhất nếu có. Nhân viên cũng có thể nhân dịp này để chia sẻ về các khó khăn và vướng mắc khó nói.

Với quản lý

Bằng cách họp riêng 1:1, người quản lý sẽ có cơ hội thấu hiểu nhân viên cùng các khó khăn mà nhân viên gặp phải. Bằng cách cùng nhau tìm ra nguyên nhân và cách giải quyết vấn đề, quản lý và cấp dưới vừa có thể tăng hiệu suất công việc, lại vừa có mối quan hệ gần gũi hơn.

Nếu bạn là một leader, bạn cũng có thể tận dụng cuộc họp này để tìm ra điều gì nhân viên của bạn mong đợi ở một trưởng nhóm, từ đó phát triển cá nhân tốt hơn.

Kết quả nghiên cứu từ Dự án Oxygen Google cũng biện chứng rằng các manager thường xuyên tổ chức các phiên họp 1:1 với nhân viên hơn thì có khả năng cao làm tốt trong công việc hơn.

Với doanh nghiệp

Một môi trường công sở “healthy” còn đến từ mức độ kết nối giữa cấp trên và cấp dưới. Và doanh nghiệp với sự đoàn kết, thấu hiểu lẫn nhau chắc chắn sẽ có khả năng phát triển vững chắc và lâu dài.

Vì vậy, những phiên họp 1:1 này tưởng nhỏ nhưng lại có võ đó.

Glintstars Việt Nam trò chuyện cùng TA

Hiểu rằng mọi người sẽ có những băn khoăn, trắc trở riêng khó chia sẻ với đồng nghiệp hoặc cấp trên, People Team của Glints Việt Nam đã cùng nhau khởi động chiến dịch 1:1 meeting mang tên “Glintstars trò chuyện cùng TA”.

Qua campaign này, đội ngũ TA (Talent Acquisition) mong muốn được lắng nghe và trò chuyện cùng các Glintstars, để từ đó mọi người hiểu nhau hơn và cùng nhau vượt qua các vướng mắc đang có.

Những hoạt động đã diễn ra trong session

• Các Glintstars đặt meeting 1 on 1 theo lịch của mình, và People Team sắp xếp để trò chuyện với các bạn.
• Mỗi cuộc nói chuyện với một Glintstar sẽ có thời lượng 30-45 phút.
• Đây là thời gian để People Team hiểu về mọi người nhiều, nên các bạn đã có thể trao đổi bất kỳ chủ đề nào, bao gồm:
  • Công việc, cuộc sống
  • Động lực đi làm
  • Những mối quan hệ trong công ty
  • Phát triển sự nghiệp
  • Phát triển cá nhân
  • Performance review, v.v.

Những topic được chia sẻ nhiều nhất đến từ các câu hỏi về chính sách Performance Review, cập nhật về chính sách mới nhất; những vấn đề gặp phải và đề xuất của các bạn cho các thay đổi tích cực đến từ Glints trong thời gian tới.

Các phiên 1:1 meeting “Glintstars trò chuyện cùng TA” linh động diễn ra cả online và offline. Tuy nhiên, People team khuyến khích các bạn sắp xếp tham gia offline để tăng tương tác và tạo sự thoải mái nhất cho các bạn khi chia sẻ.

Như thế nào là một session trò chuyện hiệu quả?

Vậy thế nào là buổi nói chuyện 1:1 hiệu quả? Các Glintstars và TA team đã chuẩn bị qua các bước như sau:

• Trước meeting:
  • Glintstars:
    • Book lịch trên hệ thống theo khung giờ phù hợp nhất với GlintstarsChuẩn bị: Vấn đề của Glintstars, các câu hỏi cần được giải đáp cũng như feedback/gợi ý cho Glints
  • TA Team: 
    • Nắm khung thời gian
    • Tìm hiểu thông tin về Glintstars trước khi gặp
• Trong meeting:
  • Glintstars:
    • Chia sẻ những vấn đề mình gặp phải và đặt câu hỏi để được hỗ trợ
  • TA Team:
    • Chia sẻ cho Glintstars về mục đích của session
    • Dẫn dắt theo từng câu hỏi theo từng nội dung
    • Tùy vào cảm xúc và chia sẻ của các bạn mà khai thác
    • Nếu chỗ nào TA chưa rõ ràng thì có thể khai thác sâu hơn hoặc đặt thêm câu hỏi
    • Ghi chú cẩn thận – theo đúng nội dung mà các bạn chia sẻ
• Sau meeting:
  • Đọc lại ghi chú
  • Tóm tắt ý, gợi ý action cho Glints
  • Feedback để khắc phục hoặc phát triển tốt hơn trong tương lai

Trong buổi meeting, Glintstars và People team sẽ thoải mái trao đổi với nhau về những vấn đề hiện có. Và sau khi chiến dịch này được thực hiện buổi đầu tiên, các Glintstars đã có những cảm nhận ra sao nhỉ?

Cảm nhận của các Glintstars về buổi 1 on 1

1. Đầu tiên là chia sẻ của bạn Hương Cao (Associate Recruitment Consultant).

Bạn cảm thấy như thế nào sau khi session kết thúc?

“Mình cảm thấy rất biết ơn PT đã có tổ chức session này để ghi nhận ý kiến của mọi người.”

People team giúp gì được cho bạn?

“Các vấn đề mà mình đề xuất đều đã được PT ghi nhận. Tuy nhiên, những vấn đề đó cần được các anh chị Manager xem xét qua nhiều cấp, nên mình vẫn chưa thấy sự thay đổi hay có câu trả lời thoả đáng. Tuy vậy mình vẫn rất cảm ơn PT đã lắng nghe và giải thích những thắc mắc của mình.”

Bạn có cảm thấy vấn đề được lắng nghe và giải quyết không?

“Dù chưa được giải quyết triệt để do cần thời gian, nhưng mình cảm thấy vấn đề của mình được lắng nghe ạ.”

Bạn có tiếp tục ủng hộ mô hình này trong tương lai không?

“Có, mình sẽ sẽ tiếp tục ủng hộ ạ.”

2. Tiếp theo chúng ta cùng lắng nghe bạn Bích Nguyễn (SEO Content Editor) nhé!

Bạn cảm thấy như thế nào sau khi session kết thúc?

“Mình thấy thoải mái, không có áp lực cả vì mình cũng đã được chia sẻ ý kiến một cách rất khách quan. Và giống như bạn đã nói thì thay vì họp hành, mình cảm thấy đây giống như buổi chị em gặp nhau “tâm sự mỏng” thôi.”

People team giúp gì được cho bạn?

“Đầu tiên, mình cảm thấy mọi ý kiến của mình đều được lắng nghe, tiếp nhận. Một số hạn chế do sự thay đổi đến từ chính sách của công ty cơ bản cũng đã được People team hỗ trợ khắc phục rất nhiều.”

Bạn có cảm thấy vấn đề được lắng nghe và giải quyết không?

“Có nha. Như mình đã nói ở trên, mình được nói chuyện 1 – 1 và ý kiến của mình đã được lắng nghe trọn vẹn qua buổi nói 1 – 1 đó.

Về việc có được giải quyết hay không thì mình tin mọi người đều đang cố gắng sát sao để khắc phục các vấn đề đang có. Mình cũng rất mong đợi “tin tốt” từ mọi người sắp tới.”

Bạn có tiếp tục ủng hộ mô hình này trong tương lai không?

“Mình nghĩ mô hình này khá ổn đối với những ai thực sự có nhu cầu, đặc biệt là nếu chính sách bảo mật được đảm bảo tuyệt đối và khi có sự sẵn sàng “mở lòng” của người tham gia họp 1-1.

Vì nếu mọi người không sẵn sàng chia sẻ hay không đủ tin tưởng để nói ra thì cũng không có mấy tác dụng. Như thế thì hình thức này sẽ trở thành một buổi gặp mặt giao lưu tâm tình khá “vô thưởng vô phạt”.”

3. Và cuối cùng là chia sẻ của bạn May Dương (Sales Admin):

Bạn cảm thấy như thế nào sau khi session kết thúc?

“Sau khi session kết thúc, em cảm thấy mình được chia sẻ nhiều và hiểu hơn tình hình công ty hiện tại, cũng như những định hướng kế hoạch tương lai của Glints. Điều đó giúp em cảm thấy đỡ hoang mang hơn sau những chính sách mới của công ty nói riêng và tình hình kinh tế nói chung.”

People team giúp gì được cho bạn?

“People team đã giúp em giải đáp các vấn đề trong team mà em đang gặp phải, giải thích các chính sách của công ty về vấn đề tuyển dụng, review lương, v.v.”

Bạn có cảm thấy vấn đề được lắng nghe và giải quyết không?

“Có, rất cảm ơn các chị đã dành thời gian lắng nghe và chia sẻ.”

Bạn có tiếp tục ủng hộ mô hình này trong tương lai không?

“Em rất ủng hộ ạ. Hi vọng PT sẽ có nhiều mô hình khác thú vị hơn.”

Glints Việt Nam đã và đang cố gắng để có thể mang đến một môi trường làm việc tích cực cho từng cá nhân. Đại gia đình Glints chúng mình luôn chào đón bạn, nên đừng quên thử sức với vô vàn các vị trí đang đợi chờ bạn ứng tuyển nhé!

Tham khảo:

1. Tool: Hold effective 1:1 meetings
2. One-on-one meetings: A comprehensive guide for managers and employees