Giải Phóng Đội Ngũ HR Với Công Nghệ Tuyển Dụng

Ngày đăng: 27/03/2022 | Không có phản hồi

Ngày cập nhật: 27/04/2022

Tại một số doanh nghiệp dạng chuỗi hoặc đang trong quá trình mở rộng, đội ngũ tuyển dụng thường phải chịu áp lực rất lớn. Mỗi giai đoạn tuyển dụng, đội ngũ thường xuyên bị quá tải bởi rất nhiều công việc không tên như:

• Đăng tin lên từng trang tuyển dụng
• Tập hợp thông tin ứng viên (từ CV file word/ file PDF/hồ sơ giấy) vào file excel tổng
• Soạn, copy từng email mời phỏng vấn
• Sắp xếp lịch, tổ chức buổi phỏng vấn
• Tổng hợp, báo cáo từng con số hiệu quả của chiến dịch tuyển dụng (số lượng CV đã nhận, số phỏng vấn, số passed, số failed…)

Chỉ riêng việc xử lý những công việc này có thể chiếm hết thời gian trong ngày của bộ phận tuyển dụng, hoặc khiến doanh nghiệp tốn thêm nhân lực để giải quyết. Trong khi đó, thời gian cho những hoạt động mang tính chiến lược như tạo nguồn ứng viên chủ động, xây dựng thương hiệu tuyển dụng, phát triển mối quan hệ với ứng viên,… 

Đó là khi doanh nghiệp cần đến sự hỗ trợ của các công nghệ. 

Phần mềm tuyển dụng Applicant Tracking System có thể đem lại lợi ích như thế nào?

Applicant Tracking System là gì?

Phần mềm tuyển dụng với tên gọi chung là Applicant Tracking System (Hệ thống quản trị tuyển dụng) đã ra đời từ cách đây 10 năm, giúp xử lý hầu như trọn vẹn các nghiệp vụ tuyển dụng. Cho đến nay, Applicant Tracking System (ATS) đang được 60% SMEs và 98% doanh nghiệp thuộc top Fortune500 trên thế giới sử dụng. 

Nói một cách dễ hình dung, ATS có nhiều nét tương tự với CRM (Customer Relationship Management – Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng), tuy nhiên khác với CRM phục vụ cho công việc kinh doanh-marketing, ATS chỉ áp dụng trong lĩnh vực tuyển dụng-nhân sự. 

Giống như nhiều công nghệ khác, lợi ích dễ nhận thấy nhất của một hệ thống phần mềm tuyển dụng Applicant Tracking System là giúp giảm tải những hoạt động thủ công. Phần mềm tuyển dụng có thể tự động hóa nhiều nghiệp vụ như cập nhật dữ liệu ứng viên, đăng tin tuyển dụng lên các job site, gửi email phản hồi ứng viên, nhắc lịch phỏng vấn,… Có thể nói, phần mềm tuyển dụng chính là cánh tay đắc lực giúp gia tăng hiệu suất cho đội ngũ tuyển dụng, hỗ trợ cho quá trình mở rộng doanh nghiệp nhanh chóng. 

Đọc thêm: Hệ Thống Quản Lý Hồ Sơ Ứng Viên – Applicant Tracking System Và Những Điều Cần Biết

Applicant Tracking System – Tối ưu hóa quy trình tuyển dụng

Ngoài những điều kể trên, Applicant Tracking System còn mang tới nhiều lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp tuyển dụng khi triển khai phần mềm mà sức người đơn giản không thể bù đắp:

• Thu thập mọi dữ liệu trong quá trình làm việc với ứng viên: Không đơn thuần là các thông tin ứng viên như được gửi về trong CV, phần mềm tuyển dụng tự động lưu trữ toàn bộ lịch sử trao đổi giữa ứng viên với nhà tuyển dụng, lịch sử ứng tuyển của ứng viên,…; giúp doanh nghiệp có được chân dung ứng viên toàn diện nhất. 
• Gia tăng tính cộng tác: Nhờ việc triển khai mọi hoạt động chung trên không gian phần mềm duy nhất, mọi thông tin về việc tuyển dụng và ứng viên đều trở nên trong sáng và thông suất. Điều này hạn chế tình trạng đứt gãy luồng thông tin, đánh giá ứng viên phiến diện theo cá nhân, giúp gia tăng chất lượng tuyển dụng. 
• Báo cáo tuyển dụng: Các phần mềm tuyển dụng hầu hết có khả năng tự động đo lường các chỉ số từ số lượng ứng viên ứng tuyển theo thời gian thực, đến tổng kết tỉ lệ chuyển đổi các vòng hay chi phí tuyển dụng trên một ứng viên… và xuất ra thành báo cáo. Nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi những chỉ số này vào bất cứ thời điểm nào và luôn có được cái nhìn chính xác để ra quyết định. 

Có thể tổng hợp lại các tính năng chính của một phần mềm tuyển dụng như sau:

• Tự động hóa toàn bộ quy trình tuyển dụng
• Tự động lưu trữ toàn bộ dữ liệu tuyển dụng trên một hệ thống
• Tương tác thông minh với người dùng và ứng viên
• Xử lý dữ liệu và báo cáo tự động

Lựa chọn phần mềm tuyển dụng như thế nào?

Xác định nhu cầu doanh nghiệp

Phần mềm tuyển dụng có những lợi ích đột phá, nhưng cuối cùng đó vẫn là một khoản đầu tư cả về thời gian và tài chính mà doanh nghiệp cần cân nhắc kĩ trước khi triển khai. 

Việc lựa chọn phần mềm tuyển dụng cần xuất phát từ nhu cầu của doanh nghiệp: Đâu là vấn đề lớn nhất trong hoạt động tuyển dụng mà doanh nghiệp đang gặp phải? Từ đó, đâu là tính năng mà doanh nghiệp cần thiết có nhất, và đâu là những tính năng chỉ dừng ở mức nên-có? 

Cân nhắc các yếu tố đầy đủ

Khi làm việc với nhà cung cấp phần mềm, bạn có thể tham khảo một số câu hỏi quan trọng sau để hiểu về đối tác sắp tới của mình: 

• Tính chất sản phẩm: Phần mềm cài đặt hay hoạt động trên nền tảng đám mây? Phần mềm có thể truy cập trên các thiết bị nào? 
• Tính năng sản phẩm: Phần mềm giúp tự động hóa những nghiệp vụ nào? Phần mềm tự động thu thập hồ sơ từ những trang web tuyển dụng nào? Có thể gửi email trực tiếp từ phần mềm không? Có báo cáo tự động theo thời gian thực không? Phân quyền phần mềm như thế nào?
• Quy trình cài đặt: Phần mềm mất bao lâu để có thể bắt đầu sử dụng được? Có yêu cầu gì cho việc cài đặt không? Khả năng tùy chỉnh phần mềm theo nhu cầu của doanh nghiệp đến mức nào?
• Bảo mật: Làm thế nào để đảm bảo việc bảo mật các dữ liệu ứng viên trên phần mềm?
• Nâng cấp và chi phí: Phần mềm có nâng cấp không? Việc nâng cấp diễn ra như thế nào? Chi phí cho việc nâng cấp như thế nào?  
• Uy tín và năng lực nhà cung cấp: Phần mềm đã được sử dụng tại những doanh nghiệp nào? Có khách hàng nào thuộc chung lĩnh vực không? 
• Đào tạo và hỗ trợ: Có cung cấp dịch vụ training cho người dùng mới không? Có nguồn tài liệu nào để tự nghiên cứu không? Có dịch vụ hỗ trợ 24/7 không? Có hỗ trợ trực tiếp không hay qua hình thức nào? Sản phẩm và dịch vụ hỗ trợ theo ngôn ngữ nào? 

Nhà cung cấp phần mềm nên có câu trả lời rõ ràng cho tất cả những vấn đề này. Trong số đó, doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn các đơn vị cung cấp phần mềm trên nền tảng đám mây (Software as a Service) để đảm bảo việc sử dụng linh hoạt, và ưu tiên các nhà cung cấp tại Việt Nam để được ưu đãi về chi phí cũng như các dịch vụ hỗ trợ tại chỗ. 

Một số nhà cung cấp mà doanh nghiệp có thể tham khảo: BambooHR (Mỹ), Greenhouse.io (Mỹ), Base E-Hiring (Việt Nam), Talent Solution (Việt Nam),…

Kết 

Trước cuộc Cách mạng công nghệ cùng sự chuyển mình trong mối quan hệ giữa nhà tuyển dụng-ứng viên, các phần mềm tuyển dụng Applicant Tracking System sẽ dần trở thành một một giải pháp thiết yếu trong các tổ chức. Những doanh nghiệp dè dặt trong việc áp dụng công nghệ mới chắc chắn sẽ đánh mất đi lợi thế bứt phá quan trọng trong cuộc canh tranh khốc liệt về nhân tài.