Cách Viết Hồ Sơ Xin Việc: Hướng Dẫn Từ A đến Z

Ngày đăng: 20/06/2023 | Không có phản hồi

Ngày cập nhật: 30/09/2023

Hồ sơ xin việc là một phần quan trọng trong quá trình tìm kiếm việc làm. Đây là tài liệu đầu tiên mà nhà tuyển dụng nhìn thấy về bạn, do đó, việc viết một hồ sơ xin việc chuyên nghiệp và ấn tượng là điều cần thiết. Trong bài viết này, chúng mình sẽ cung cấp cho bạn một hướng dẫn từ A đến Z về cách viết hồ sơ xin việc để gia tăng cơ hội thành công trong việc tìm kiếm công việc.

Hồ sơ xin việc là gì?

Hồ sơ xin việc là một tài liệu được sử dụng bởi cá nhân để nộp đơn xin việc. Nó cung cấp một tóm tắt về thông tin cá nhân, quá trình học tập, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng và trình độ phù hợp với vị trí mong muốn. 

Mục đích của hồ sơ xin việc là giới thiệu sự phù hợp của ứng viên với công việc và thuyết phục nhà tuyển dụng xem xét họ cho một buổi phỏng vấn hoặc đánh giá tiếp. Nội dung và định dạng của hồ sơ xin việc có thể thay đổi tùy theo yêu cầu cụ thể của nhà tuyển dụng hoặc ngành nghề.

Cần chuẩn bị gì trước khi viết hồ sơ xin việc?

Có hai điều quan trọng mà bạn cần chuẩn bị trước khi bắt đầu viết hồ sơ xin việc: 

• Tìm hiểu về công ty: Nắm bắt thông tin cơ bản về công ty mà bạn định ứng tuyển, bao gồm lĩnh vực hoạt động, sứ mệnh, và giá trị cốt lõi. Điều này giúp bạn điều chỉnh nội dung hồ sơ phù hợp với công ty.
• Thu thập thông tin cá nhân: Xác định và lựa chọn những thông tin cá nhân quan trọng nhất để bao gồm trong hồ sơ xin việc, bao gồm học vấn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng và thành tựu.

Hồ sơ xin việc bao gồm những gì

Hồ sơ xin việc bao gồm những giấy tờ cần thiết sau đây: 

• Sơ yếu lý lịch tự thuật (kèm xác nhận công chứng từ địa phương nơi đăng ký hộ khẩu thường trú).
• Đơn xin việc (viết tay hoặc đánh máy).
• Bản CV cá nhân (thường được ứng viên gửi trước cho nhà tuyển dụng).
• Bản sao công chứng của các giấy tờ tùy thân như CMT/CCCD, giấy khai sinh, sổ hộ khẩu/giấy xác nhận thông tin về cư trú.
• Các bằng cấp, chứng chỉ liên quan đến công việc ứng tuyển.
• Giấy khám sức khỏe có hiệu lực trong vòng 6 tháng.
• Ảnh chân dung kích thước 4×6 hoặc 3×4 (số lượng và kích cỡ tùy thuộc vào yêu cầu của công việc hoặc nhà tuyển dụng).

Đọc thêm: Cách Viết Hồ Sơ Xin Việc Làm Công Nhân

Cách viết hồ sơ xin việc hiệu quả

Để viết hồ sơ xin việc hiệu quả, bạn cần để ý đến những điều sau đây:

• Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và logic: Trình bày ý kiến và thông tin một cách rõ ràng, logic và dễ hiểu.
• Sự phù hợp với công việc: Tìm hiểu yêu cầu công việc và tập trung vào những kỹ năng và kinh nghiệm mà bạn có thể đóng góp.
• Thể hiện sự đa dạng: Trình bày đa dạng các kỹ năng và kinh nghiệm để chứng tỏ bạn là người linh hoạt và có khả năng thích ứng với nhiều tình huống.
• Kiểm tra chính tả và ngữ pháp: Đảm bảo rằng hồ sơ xin việc của bạn không có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp, vì điều này cho thấy sự chăm chỉ và tinh thần tỉ mỉ của bạn.
• Đính kèm thư xin việc: Bạn nên kèm theo một thư xin việc ngắn gọn và súc tích, nêu rõ lý do bạn quan tâm đến vị trí việc làm và vì sao bạn nghĩ mình là người phù hợp.
• Sử dụng font chữ phổ biến như Arial, Times New Roman, căn chỉnh đều, tránh thiết kế rườm rà. 
• Nên chuẩn bị nhiều hơn 2 bộ hồ sơ để nộp vào nhiều công ty khác nhau. 

Tiếp theo là hướng dẫn cách viết những giấy tờ quan trọng trong hồ sơ xin việc bao gồm CV, đơn xin việc, sơ yếu lý lịch. 

Cách viết CV hiệu quả

Một CV xin việc thường bao gồm các nội dung sau: 

• Thông tin liên hệ: Bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ email của bạn. Hãy chắc chắn rằng thông tin này được cập nhật và chính xác.
• Tóm tắt bản thân: Một đoạn văn ngắn mô tả về bản thân, kỹ năng chính và mục tiêu nghề nghiệp.
• Học vấn: Liệt kê chi tiết về các bằng cấp, chứng chỉ và khoá học mà bạn đã hoàn thành.
• Kinh nghiệm làm việc: Trình bày chi tiết về kinh nghiệm làm việc trước đây, bao gồm tên công ty, vị trí và mô tả công việc.
• Kỹ năng: Đề cập đến các kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm mà bạn sở hữu.
• Thành tựu: Liệt kê những thành tựu đáng chú ý trong quá trình học tập và làm việc.
• Sở thích cá nhân: Chia sẻ một số sở thích cá nhân để giúp nhà tuyển dụng hiểu bạn hơn.

CV xin việc nên được viết trong giới hạn 1 trang A4 và trình bày một cách đơn giản, sáng sủa.

Đọc thêm: Cách Viết CV Xin Việc Đơn Giản, Hiệu Quả Nhất

Cách viết đơn xin việc

Một đơn xin việc, còn được gọi là thư xin việc, là một văn bản chính thức đi kèm với sơ yếu lý lịch khi nộp đơn xin việc. Nó có tác dụng giới thiệu về kỹ năng và vì sao bạn là ứng viên lý tưởng cho vị trí đó. Dưới đây là các bước để viết một đơn xin việc hiệu quả:

• Đầu trang: Bắt đầu với thông tin liên hệ của bạn, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ email. Sau đó, ghi lại ngày viết thư.
• Lời chào: Gửi thư tới người quản lý tuyển dụng hoặc người có trách nhiệm về tuyển dụng. Nếu tên không được cung cấp trong thông tin tuyển dụng, bạn có thể sử dụng lời chào chung như “Kính gửi người quản lý tuyển dụng” hoặc “Kính gửi anh/chị phụ trách tuyển dụng”.
• Giới thiệu: Bắt đầu thư với một đoạn mở đầu mạnh mẽ và thu hút. Đề cập đến vị trí bạn đang ứng tuyển và nhắc đến cách bạn biết đến cơ hội việc làm này. Bạn cũng có thể bao gồm một câu ngắn về sự hăng hái của bạn đối với vị trí đó.
• Đoạn thân thư: Trong các đoạn sau, mở rộng về kỹ năng, kinh nghiệm và thành tựu của bạn để chứng minh tại sao bạn là ứng viên phù hợp cho công việc. Cụ thể và cung cấp ví dụ về thành tích và kinh nghiệm liên quan mà phù hợp với yêu cầu công việc. Sử dụng các từ khóa từ mô tả công việc để chứng tỏ sự phù hợp của bạn với vị trí.
• Đoạn kết: Tóm tắt sự quan tâm của bạn đối với vị trí và diễn đạt sự háo hức của bạn để tiếp tục thảo luận về kỹ năng của bạn trong buổi phỏng vấn. Đề cập rằng bạn đã đính kèm sơ yếu lý lịch để họ xem xét. Cảm ơn người quản lý tuyển dụng vì đã dành thời gian và xem xét hồ sơ của bạn.
• Lời chào cuối và chữ ký: Sử dụng lời chào chuyên nghiệp, như “Trân trọng” hoặc “Kính chào,” theo sau là tên đầy đủ của bạn. Để chỗ trống cho chữ ký viết tay phía trên tên gõ của bạn.
• Kiểm tra và chỉnh sửa: Trước khi gửi đơn xin việc, hãy kiểm tra kỹ để phát hiện lỗi ngữ pháp, chính tả hoặc sự không nhất quán. Đảm bảo đơn xin việc được cấu trúc tốt và ngắn gọn.
• Tệp đính kèm: Đề cập đến các tài liệu đính kèm, như sơ yếu lý lịch, trong đơn xin việc. Nếu gửi thư qua email, đề cập đến việc đính kèm tệp tin.
• Follow-up: Nếu bạn không nhận được phản hồi trong một khoảng thời gian hợp lý, bạn có thể theo dõi đơn xin việc của mình. Gửi một email lịch sự hoặc gọi điện thoại để hỏi về tình trạng đơn xin việc của bạn.

Hãy nhớ rằng đơn xin việc nên được điều chỉnh cho công việc và công ty cụ thể mà bạn đang ứng tuyển. Nó phải thể hiện sự quan tâm chân thành của bạn đối với vị trí và thể hiện kỹ năng và kinh nghiệm của bạn phù hợp với yêu cầu công việc.

Cách viết sơ yếu lý lịch

Viết sơ yếu lý lịch là bước quan trọng tiếp theo bạn cần lưu ý trong cách viết hồ sơ xin việc.

Sơ yếu lý lịch tự thuật là một giấy tờ quan trọng trong quá trình xin việc. Nó cung cấp thông tin cá nhân, hoàn cảnh gia đình, các mối quan hệ gia đình và quá trình hoạt động của bản thân. Tất cả thông tin trong sơ yếu lý lịch tự thuật cần được điền đầy đủ, chính xác, rõ ràng và có xác nhận của địa phương nơi đăng ký hộ khẩu thường trú. Dưới đây là hướng dẫn về cách viết sơ yếu lý lịch hiệu quả:

1. Thông tin cá nhân

• Bắt đầu bằng việc ghi rõ họ và tên đầy đủ của bạn như trên CMND/CCCD.
• Ghi vào giới tính của bạn là Nam, Nữ, v.v. 
• Cung cấp ngày tháng năm sinh đầy đủ theo thông tin trên CMND/CCCD.
• Chính xác địa chỉ hộ khẩu thường trú hiện tại, bao gồm tên thôn (số nhà/đường), xã (phường), huyện (quận), tỉnh (thành phố) mà bạn đã đăng ký hộ khẩu thường trú.

2. Thông tin CMND/CCCD

• Bao gồm số CMND/CCCD, ngày cấp và nơi cấp theo thông tin trên CMND/CCCD.

3. Thông tin liên hệ

• Cung cấp thông tin liên hệ cho người liên hệ trong trường hợp khẩn cấp, chẳng hạn như tên người thân, số điện thoại và địa chỉ hiện tại.

4. Biệt danh hoặc tên thường gọi (tuỳ chọn)

• Nếu có, ghi rõ bất kỳ biệt danh hoặc tên thường gọi nào.
• Nếu không có, bạn có thể bỏ qua phần này.

5. Quê quán

• Ghi rõ quê hương tổ tiên theo địa chỉ trên CMND/CCCD.

6. Nơi cư trú hiện tại

• Cung cấp địa chỉ hiện tại đầy đủ, bao gồm tên thôn (số nhà/đường), xã (phường), huyện (quận), tỉnh (thành phố).

7. Số điện thoại

• Bao gồm số điện thoại hiện tại của bạn để nhà tuyển dụng có thể liên hệ.

8. Dân tộc và tôn giáo

• Cung cấp chính xác tên dân tộc và tên tôn giáo của bạn.Ví dụ: Kinh, Thái, Nùng,…

9. Thành phần gia đình sau cải cách ruộng đất (hoặc cải tạo công thường nghiệp)

• Dựa vào thông tin về thành phần gia đình để cung cấp thông tin về nghề nghiệp của bố, mẹ, anh/chị/em ruột và những khoảng thời gian mỗi người đã làm gì và ở đâu.

10. Thành phần bản thân hiện tại

• Ghi rõ chức vụ và vị trí công việc hiện tại của bạn.

11. Trình độ văn hóa

• Ghi rõ bậc học cao nhất mà bạn đã hoàn thành (đại học/cao đẳng/trung cấp) hoặc trình độ trung học phổ thông. Ví dụ: 12/12 (hoàn thành trung học phổ thông), 09/12 (hoàn thành trung học cơ sở).
• Nếu chưa hoàn thành, ghi rõ trình độ hiện tại.

12. Trình độ ngoại ngữ

• Ghi rõ bằng cấp, chứng chỉ hoặc trường ngoại ngữ mà bạn đã hoàn thành hoặc đang theo học, ví dụ như các chứng chỉ tiếng Anh IELTS, TOEIC; chứng chỉ tiếng Hàn TOPIK; chứng chỉ tiếng Trung HSK, hoặc trường ngoại ngữ chuyên ngành tiếng Anh.

13. Kết nạp Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh

• Ghi rõ ngày và nơi kết nạp theo thông tin trong sổ đoàn viên.

14. Kết nạp Đảng Cộng sản Việt Nam

• Nếu bạn chưa tham gia Đảng, bạn có thể bỏ qua phần này.
• Nếu đã kết nạp vào Đảng, ghi rõ ngày và nơi kết nạp.

15. Tình trạng sức khỏe hiện tại

• Cung cấp thông tin về tình trạng sức khỏe dựa trên kết luận của bệnh viện hoặc cơ sở y tế đã khám.

16. Nghề nghiệp hoặc trình độ chuyên môn

• Ghi rõ nghề nghiệp hiện tại hoặc liệt kê các văn bằng, chứng chỉ chuyên môn đã đạt được.
• Ghi rõ chuyên ngành, hình thức học (chính quy/tại chức) và nơi học.

17. Cấp bậc và lương chính hiện nay

• Ghi rõ cấp bậc và mức lương hiện tại (nếu có).

18. Ngày nhập ngũ, xuất ngũ (đối với nam giới)

• Ghi rõ ngày nhập ngũ và ngày xuất ngũ theo thông tin trong sổ quân sự.

19. Sở thích cá nhân (tuỳ chọn)

• Nếu muốn, bạn có thể liệt kê các sở thích cá nhân, sở trường, hoạt động ngoại khóa, kỹ năng đặc biệt mà bạn có.

Lưu ý: Hãy đảm bảo rằng tất cả thông tin được cung cấp trong sơ yếu lý lịch là chính xác và không chứa thông tin sai lệch hoặc gian lận. Nếu cần, hãy ghi rõ nguồn gốc và xác thực của thông tin (như chứng chỉ, giấy tờ) để đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của sơ yếu lý lịch của bạn.

Kết luận

Cách viết hồ sơ xin việc không chỉ đơn thuần là việc trình bày thông tin cá nhân, mà còn là cách để bạn tự thể hiện và làm nổi bật bản thân trước nhà tuyển dụng. Bằng cách áp dụng các nguyên tắc và gợi ý trong hướng dẫn này, bạn có thể tạo ra một hồ sơ xin việc ấn tượng và tăng cơ hội thành công trong tìm kiếm việc làm.

FAQs (Câu hỏi thường gặp) về hồ sơ xin việc

1. Hồ sơ xin việc nên có bao nhiêu trang?

Thường thì hồ sơ xin việc nên có từ 1-2 trang. Tránh việc làm quá dài hoặc quá ngắn.

2. Tôi nên gửi hồ sơ xin việc dưới dạng file PDF hay Word?

PDF là định dạng phổ biến và đảm bảo bố cục của hồ sơ không bị thay đổi khi mở trên các thiết bị khác nhau. Tuy nhiên, nếu nhà tuyển dụng yêu cầu file Word, bạn cần tuân thủ.

3. Tôi có cần điều chỉnh hồ sơ xin việc cho từng vị trí việc làm khác nhau?

Đúng! Bạn nên tùy chỉnh hồ sơ xin việc cho từng vị trí việc làm khác nhau để tôn trọng yêu cầu và sự phù hợp của bạn với công việc.

4. Tôi cần kèm theo bảng điểm và chứng chỉ trong hồ sơ xin việc không?

Nếu bảng điểm và chứng chỉ có liên quan đến vị trí việc làm mà bạn đang ứng tuyển, thì nên đính kèm để tăng thêm sự uy tín và khả năng cạnh tranh.

5. Tôi có cần viết một thư xin việc đi kèm không?

Thư xin việc là cách để bạn giải thích một số điểm đặc biệt và lý do bạn quan tâm đến vị trí việc làm. Nếu có thể, hãy viết một thư xin việc ngắn gọn và súc tích để tăng khả năng thành công.

hồ sơ xin việc

Có thể bạn cũng thích