BEO Là Gì? Tại Sao Banquet Event Order Lại Quan Trọng? 

Ngày đăng: 06/07/2023 | Không có phản hồi

Ngày cập nhật: 06/07/2023

Một khách sạn có thể tổ chức thành công các sự kiện/tiệc đòi hỏi có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận với một kế hoạch hoàn hảo. Ngoài yếu tố nhân sự, các tài liệu và công cụ đóng vai trò không nhỏ giúp các sự kiện như thế được diễn ra suôn sẻ. Một trong những thuật ngữ thông dụng trong khách sạn là BEO. Đây là công cụ giúp nhân viên cũng như khách hàng biết được chi tiết về một buổi tiệc hay sự kiện. Cụ thể BEO là gì? Tại sao nó lại quan trọng trong nhà hàng – khách sạn? Cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé!

BEO là gì? 

BEO là viết tắt của từ tiếng Anh Banquet Event Order, là một tài liệu mô tả các chi tiết và hướng dẫn cần thiết trong tổ chức sự kiện tại nhà hàng/khách sạn. Đây là tài liệu quan trọng giúp bộ phận Banquet phối hợp cùng các bộ phận khác trong khách sạn để hoàn thành sự kiện một cách trọn vẹn nhất. 

Vai trò quan trọng của BEO là gì? 

Vai trò quan trọng của Banquet Event Order (BEO) là đảm bảo sự thành công của một sự kiện tiệc. BEO chứa đựng các thông tin quan trọng và chi tiết về sự kiện, từ lịch trình, bố trí phòng, yêu cầu về thức ăn và đồ uống, âm thanh, hình ảnh, cho đến các yêu cầu đặc biệt và điều kiện đặc biệt.

Một trong những vai trò quan trọng của BEO là định rõ các yêu cầu của khách hàng và đảm bảo rằng nhà cung cấp dịch vụ sự kiện hiểu và thực hiện đúng. Bằng cách có một BEO chi tiết và rõ ràng, những người tham gia tổ chức sự kiện có thể làm việc theo một kế hoạch cụ thể và đảm bảo sự suôn sẻ và hài hòa trong quá trình diễn ra tiệc.

BEO cũng đóng vai trò là một công cụ quản lý chi phí. Với các thông tin về tổng chi phí và điều khoản thanh toán, người tổ chức sự kiện có thể dễ dàng kiểm soát ngân sách và đảm bảo rằng mọi khoản chi được quản lý một cách hiệu quả.

Ngoài ra, BEO cũng giúp tạo sự minh bạch và tránh những hiểu lầm trong quá trình tổ chức sự kiện. Tất cả mọi người liên quan đến sự kiện, từ nhà cung cấp dịch vụ cho đến khách hàng, đều có thể tham khảo BEO để hiểu rõ về các yêu cầu và điều kiện của sự kiện.

Tóm lại, vai trò quan trọng của BEO là định hình và điều phối mọi khía cạnh của một sự kiện tiệc, từ lập kế hoạch, tổ chức, quản lý chi phí cho đến tạo sự minh bạch và đảm bảo thành công của sự kiện.

Đọc thêm: Học Quản Trị Khách Sạn Ra Làm Gì?

Ai là người tạo Banquet Event Order? 

Người tạo Banquet Event Order (BEO) là người chịu trách nhiệm xây dựng và lập kế hoạch cho tài liệu quan trọng này trong quá trình tổ chức sự kiện tiệc. Thông thường, người tạo BEO có thể là một nhân viên sự kiện chuyên nghiệp, một nhà tổ chức sự kiện, hoặc một nhân viên quản lý sự kiện của một khách sạn, nhà hàng hoặc cơ sở tiệc cưới.

Người tạo BEO có vai trò quan trọng trong việc thu thập thông tin từ khách hàng hoặc người tổ chức sự kiện và hiểu rõ yêu cầu của họ. Họ phải làm việc chặt chẽ với các bên liên quan, bao gồm đầu bếp, nhân viên phục vụ, nhà cung cấp âm thanh, hình ảnh và công nghệ, để đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu đều được ghi nhận và thực hiện đúng.

Người tạo BEO cũng phải có khả năng lập kế hoạch và tổ chức thông tin một cách rõ ràng và chi tiết. Họ phải biết cách sắp xếp các mục tiêu, thời gian, yêu cầu và điều khoản trong BEO một cách logic và dễ hiểu cho tất cả mọi người liên quan.

Trách nhiệm của người tạo Banquet Event Order không chỉ dừng lại ở việc xây dựng tài liệu mà còn trong việc theo dõi và điều chỉnh BEO trong quá trình chuẩn bị và diễn ra sự kiện. Họ cần đảm bảo rằng mọi thay đổi hoặc điều chỉnh được ghi nhận và thông báo cho tất cả các bên liên quan.

Đọc thêm: Ngành Quản Trị Nhà Hàng Khách Sạn Là Gì? Có Dễ Xin Việc Không?

Các thành phần chính của một Banquet Event Order là gì?

Các thành phần chính của Banquet Event Order (BEO) bao gồm:

1. Thông tin sự kiện

Phần này mô tả chi tiết về sự kiện bao gồm tên, ngày, giờ, địa điểm, và mục đích của sự kiện. Các thông tin cần được bàn bạc và thống nhất để tránh thay đổi bất thường trong lúc diễn ra sự kiện. Mọi thay đổi cần được thông báo kịp thời đến các bộ phận liên quan và khách hàng. 

2. Thời gian và lịch trình

Phần này là thời gian cụ thể diễn ra các hoạt động trong sự kiện, bao gồm thời gian bắt đầu và kết thúc của mỗi phần, như buổi tiệc, phát biểu, hoặc chương trình giải trí.

3. Bố trí phòng và sắp xếp

Người tạo BEO cần liệt kê chi tiết về cách sắp xếp phòng, bố trí bàn, ghế, hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình hiển thị, và bất kỳ yêu cầu khác liên quan đến không gian vật lý.

4. Yêu cầu về thức ăn và đồ uống

BEO phải bao gồm chi tiết về các món ăn, thực đơn, lựa chọn đồ uống và yêu cầu đặc biệt về dinh dưỡng hoặc chế biến thực phẩm.

5. Yêu cầu về âm thanh, hình ảnh và công nghệ

Phần này bao gồm các yêu cầu về âm thanh, hệ thống chiếu sáng, màn hình hiển thị, trang thiết bị hỗ trợ giúp trình chiếu nội dung, thiết bị ghi hình, và bất kỳ yêu cầu công nghệ khác trong sự kiện.

6. Yêu cầu đặc biệt và điều kiện đặc biệt

Liệt kê các yêu cầu đặc biệt và điều kiện đặc biệt khác mà người tổ chức sự kiện muốn áp dụng trong BEO, như yêu cầu về trình diễn, phục vụ đặc biệt, hay yêu cầu riêng của khách hàng.

7. Tổng chi phí và điều khoản thanh toán

Đưa ra bảng tổng chi phí dự kiến cho sự kiện, bao gồm các dịch vụ, phí thuê địa điểm, và các khoản phí khác. Đồng thời, ghi rõ điều khoản thanh toán, phương thức thanh toán, và các điều kiện liên quan.

8. Điều khoản và điều kiện

Xác định các điều khoản và điều kiện mà cả hai bên (khách hàng và nhà cung cấp) đồng ý tuân thủ trong quá trình tổ chức sự kiện. Điều khoản và điều kiện này có thể bao gồm quy định về hủy bỏ, thay đổi, hoàn trả, trách nhiệm pháp lý và các điều kiện khác liên quan đến sự kiện.

Những thành phần này cùng nhau tạo nên một BEO toàn diện và chi tiết, giúp các bên liên quan có được cái nhìn rõ ràng về yêu cầu và tiến trình tổ chức sự kiện.

Mẹo để viết một Banquet Event Order hiệu quả

Để viết một Banquet Event Order (BEO) hiệu quả, dưới đây là một số lưu ý quan trọng:

• Lắng nghe và hiểu rõ yêu cầu của khách hàng: Trước khi viết BEO, hãy thảo luận kỹ với khách hàng để hiểu rõ những yêu cầu, mong muốn và chi tiết cần thiết của sự kiện.
• Sắp xếp thông tin theo thứ tự logic: Sắp xếp các phần của BEO một cách rõ ràng và theo thứ tự logic như thông tin sự kiện, thời gian và lịch trình, bố trí phòng, yêu cầu về thức ăn và đồ uống, yêu cầu về âm thanh, hình ảnh và công nghệ, yêu cầu đặc biệt, tổng chi phí và điều khoản thanh toán, điều khoản và điều kiện.
• Sử dụng ngôn ngữ đơn giản và rõ ràng: Viết BEO bằng ngôn ngữ dễ hiểu, tránh sử dụng các thuật ngữ phức tạp hoặc ngôn ngữ chuyên ngành mà người đọc không quen thuộc.
• Đặt mục tiêu cụ thể: Xác định rõ mục tiêu và thông điệp của BEO, đảm bảo rằng tài liệu thể hiện đúng ý muốn của khách hàng và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu.
• Kiểm tra và chỉnh sửa: Sau khi hoàn thành BEO, hãy kiểm tra lại để đảm bảo không có sai sót về thông tin và ngôn ngữ. Chỉnh sửa nếu cần thiết để tài liệu trở nên chính xác và chuyên nghiệp.
• Gửi và theo dõi: Gửi BEO cho khách hàng và các bên liên quan, sau đó theo dõi để đảm bảo rằng mọi người đã nhận được và hiểu rõ nội dung của BEO.

Kết luận

Nếu bạn đang làm trong nhà hàng – khách sạn thì việc nắm được các tài liệu quan trọng như BEO là gì là vô cùng hữu ích. Hy vọng bài viết đã giải đáp được thắc mắc đó của bạn. Đừng quên theo dõi Glints Blog để đón đọc nhiều nội dung thú vị khác nhé.